อีกครั้งกับ OKR

เอชอาร์ คอร์เนอร์
พิชญ์พจี สายเชื้อ

ท่านผู้อ่านคงจำได้ว่าดิฉันเขียนเรื่อง OKR มาแล้ว 2 ครั้ง ครั้งแรกตั้งแต่เริ่มฮิตใหม่ ๆ ประมาณ 2 ปีที่แล้ว (ได้แรงบันดาลใจจากการแชร์ไลน์กลุ่มในความสำเร็จของ Google กับการใช้ OKR) และครั้งถัดมาประมาณ 5-6 เดือนให้หลัง เนื่องจากมีคำถามมามากมายว่าจะใช้ OKR ดีมั้ย ต่างจาก KPIs อย่างไร ?

ถ้าใช้ KPIs อยู่ทำยังไงดีต่าง ๆ นานา ซึ่งในบทความทั้งสองถ้าจำกันได้ คือ เนื้อหาใจความหลักคือ OKR ไม่ใช่หลักการใหม่ เป็นส่วนผสมของการตั้งเป้าหรือ goal-setting (O = objective) และการวัดผลจาก key result (ซึ่งก็คือ KPIs ที่เป็นเชิงผลงาน หรือ outcome) ซึ่งดิฉันให้ฉายา (ในวงการ) ของ OKR ว่า “Agile MBO” (555)

• เปิดคำทำนาย “นางมโหธรเทวี” นางสงกรานต์ ปี 2567 ฝนตกในโลกมนุษย์ 30 ห่า
• น้ำมันทำอาหารใช้แล้วอย่าทิ้ง บางจากรับซื้อ กก.20 บาท เช็ก 162 จุดรับซื้อ
• สงกรานต์ 2567 ทางด่วนฟรี มอเตอร์เวย์ฟรี สายไหนบ้าง ฟรีถึงวันไหน

เพราะคือวิธีการตั้งเป้าหมายแบบ agile มีความคล่องตัว ปรับเปลี่ยนได้ตลอด (ทุกไตรมาส) ให้พนักงานมีส่วนร่วม (ไม่ใช่ top down เหมือน KPIs) และเน้นที่ต้องการให้เกิดการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง โดยการกำหนดเป้าที่สูงมาก ทั้งยังคาดหวังให้ทำได้ประมาณ 70%

เพื่อให้เกิดการคิดต่อ พัฒนาต่อไปเรื่อย ๆ ที่สำคัญคือ OKR ไม่ควร link กับค่าตอบแทน เพราะจะทำให้คนไม่กล้าตั้งเป้าหมายที่ท้าทาย (เพราะกลัวทำไม่ได้และเสียประโยชน์ในเรื่องค่าตอบแทน ซึ่งเป็นกับดักของการใช้ KPIs ปัจจุบัน)

สิ่งที่เน้นย้ำในทั้งสองบทความ คือ องค์กรที่ทำ OKR ได้ประสบความสำเร็จต้องมีความพร้อมของคนในองค์กร เริ่มตั้งแต่ตอนคิดในการตั้งเป้าหมายที่เหมาะสมท้าทาย (ไม่ใช่เป้าหมายที่หมู ๆ ทำได้อยู่แล้ว) การทบทวนผลที่ได้พร้อมกับคิดวิเคราะห์เพื่อปรับปรุง (ให้สอดคล้องกับความต้องการของลูกค้าที่เปลี่ยนไปหรือปัจจัยผกผันอื่น)

นอกจากนี้ คนในองค์กรต้องตระหนักว่าเป็นการวัดผลเพื่อการพัฒนาการทำงานให้ดีขึ้น ซึ่งจะส่งผลกับลูกค้าและองค์กรเองในที่สุด ค่าตอบแทนหรือรางวัลจะตามมาเอง พูดง่าย ๆ คือการปรับ mindset ให้มีความ agile นั่นเอง !

และองค์กรยังไม่ต้องรีบนำมาใช้ก็ได้ถ้าคนยังไม่พร้อม แต่ให้ประยุกต์ปรับระบบ KPIs เดิมตามหลักการ OKR เช่น การประเมินผลให้ถี่ขึ้น หรือการร่วมกันกำหนดเป้าหมาย เป็นต้น

ซึ่งข้อสรุปของดิฉันใน “วันนั้น” คือจะใช้ OKR คนต้องพร้อม องค์กรต้องพร้อม

ที่เกริ่นมาทั้งหมดนี้เพื่อจะบอกว่าหลังจากผ่านไป 2 ปีกว่า (ที่ OKR เริ่มฮิต) วันนี้ในความเห็นส่วนตัวคิดว่าองค์กรและคนน่าจะมีความพร้อมพอที่จะพิจารณาเริ่มใช้ OKR ได้แล้ว (เย้ !) โดยดูแรงผลักดันจากปัจจัยภายนอกที่ไม่คาดคิดว่าจะเป็น technology disruption หรือการมีโรคระบาดทำให้คนเปลี่ยนวิถีการทำงานไปอย่างมากมาย ทำให้องค์กรและพนักงานถูกบังคับ (กลาย ๆ) ให้มีความ agile มากขึ้น

อะไรที่ไม่เคยคิดว่าทำได้ ก็ได้เริ่มทำ อะไรที่เคยคิดว่ามีอุปสรรค ก็เริ่มขจัดอุปสรรคได้ ดิฉันคิดว่าช่วงนี้เป็นเวลาดีที่เราจะนำ OKR มาใช้ในองค์กร จึงอยากนำข้อคิดเห็นเกี่ยวกับความผิดพลาดในการใช้ OKR (อ้างอิง https://felipecastro.com) มาแชร์ให้ทุกท่านอ่านกันค่ะ

– อย่ากำหนด KR (key result) ที่วัดผลไม่ได้ อย่าลืมกฎข้อหนึ่งของ John Doerr ที่ว่า ทุก key result ต้อง “วัดได้”

– อย่ากำหนด objective หรือ key result ที่มี “จำนวน” มากเกินไป อย่าลืมกฎอีกข้อค่ะ การทำ OKR เพื่อจัด priority and focus เพราะฉะนั้น เลือกเฉพาะตัวที่เราต้องการให้เกิด business impact จริง ๆ ในระยะเวลาสั้นที่สุดที่เป็นไปได้

– อย่าสับสนระหว่าง key result ซึ่งคือ outcome กับสิ่งที่ต้องทำ (task list) บางคนมักกำหนด KR เป็นสิ่งที่ต้องทำ พอทำเสร็จถือว่าผ่าน ไม่ใช่นะคะ เราต้องการ “ผลสำเร็จ” ไม่ใช่สิ่งที่ทำ

– OKR คือสิ่งที่ทีมช่วยกันคิด ไม่ใช่สิ่งที่ top down ลงมา เพราะการ top down ลงมาคือ paint point ของระบบ KPIs เดิม ๆ OKR เข้ามาแก้จุดนี้ ให้ทีมคิด มีส่วนร่วม และนำเสนอทางแก้ไขปัญหาเพื่อให้เกิดการทำงานที่ดีขึ้น

– อย่ากำหนด OKR แบบ silo หรือตัวใครตัวมัน อย่าลืมกฎของ OKR คือ การสร้าง alignment ในทีมงานต้องมีการสื่อสารพูดคุยกันในทีมและนอกทีมให้มาก ๆ ด้วย

– อย่า “set it and forget it” OKR ไม่ใช่การกำหนดเป้าครั้งเดียวแล้วจบ หรือลืมไปซะนะคะ OKR เน้นความต่อเนื่อง เพราะคือ continuous improvement ต้องมีการ follow up การทำให้ได้ตาม key result และ objective ที่ตั้งไว้ด้วย

– อย่า link OKR กับการขึ้นเงินเดือน OKR คือเครื่องมือในการบริหารไม่ใช่เครื่องมือในการประเมินผล และ OKR ออกแบบมาเพื่อขจัดกับดักของ KPIs ที่คนมักตั้งเป้าต่ำ ๆ เพื่อให้ทำได้ และได้ผลงานดี (ได้เงินเดือนขึ้น) เพราะฉะนั้น อย่าทำผิดซ้ำค่ะ

(อย่างไรก็ตาม สังเกตว่าดิฉันใช้คำว่า การขึ้นเงินเดือน เพราะในบางองค์กรอาจ link กับการให้รางวัลในรูปแบบที่เป็น goal motivation หรือ team recognition ได้นะคะ เดี๋ยววันหลังจะมาร่ายยาวเรื่องนี้อีกทีค่ะ คนถามมาเยอะ ??)

– อย่าตามแฟชั่น OKR ของ Google โดยไม่มีการปรับใช้ให้เหมาะกับองค์กรเรา อย่าลืมว่า Google ประสบความสำเร็จในการใช้ OKR ใน context ของวัฒนธรรมองค์กรของเขา mindset ของคนของเขา ซึ่งแม้กระทั่งใน Google แต่ละทีมก็ apply ใช้ OKR ต่างกัน เราต้องตระหนักว่าการใช้ OKR ต้องปรับใช้ให้เหมาะกับ “จริต” องค์กรและคนของเราด้วย

สรุปสำหรับวันนี้สั้น ๆ ว่า ช่วงนี้เป็นเวลาที่ดีที่จะเริ่มนำ OKR มาใช้ ถ้ารู้สึกว่าองค์กรและคนของเรามีความเปลี่ยนแปลง มี agile mindset และองค์กรเราต้องการปรับเปลี่ยนให้ agile มากขึ้น สามารถนำ Agile MBO หรือ OKR มาทดลองใช้ได้ค่ะ ไม่ต้องกลัวผิด ผิดก็เรียนรู้ แก้ไขไปค่ะ ขอให้ประสบความสำเร็จทุกท่านนะคะ