การเป็นกรรมการสอบสวน

คอลัมน์ : SD Talk
ผู้เขียน : ธำรงศักดิ์ คงคาสวัสดิ์
https://tamrongsakk.blogspot.com

เป็นเรื่องแปลกแต่จริงนะครับที่คนทำงาน HR มาตั้งแต่เป็นพนักงานเจ้าหน้าที่ HR จนเติบโตมาเป็นผู้จัดการฝ่าย HR บางคนอาจไม่เคยทำหน้าที่เป็นกรรมการสอบสวน บางที่จะเรียกว่า กรรมการวินัย

จะว่าโชคดีก็ได้ เพราะไม่ต้องทำตัวเหมือนฝ่ายสืบสวนสอบสวนพนักงานที่ถูกกล่าวหาว่า ทำความผิด แน่นอนว่าการตั้งคณะกรรมการสอบสวนจะทำขึ้นต่อเมื่อเกิดความผิดกรณีร้ายแรง เพราะถ้าเป็นความผิดมโนสาเร่ เช่น มาสาย, ขาดงานหายไป 1 วัน, อู้งาน ฯลฯ หัวหน้าก็ Take Action ได้เลย

แน่นอนอีกว่า พนักงานที่ถูกกล่าวหา (รวมไปถึงญาติมิตรพี่น้องพนักงานเหล่านั้น) ก็คงไม่ปลื้มกับคนที่ต้องทำหน้าที่นี้

แถมถ้าผลสอบสวนออกมา แล้วบริษัทลงโทษเลิกจ้างหรือไล่ออกผู้ที่ทำความผิดร้ายแรง ก็อาจมีการข่มขู่กรรมการสอบสวนไม่ว่าทางตรงหรือทางอ้อม ซึ่งก็มีให้เห็นอยู่เหมือนกัน

แต่จะทำไงได้ล่ะครับก็เป็นงานที่ต้องทำตามหน้าที่ เพราะเป็นผู้บริหารฝ่าย HR ก็ต้องเป็นหนึ่งในคณะกรรมการสอบสวนโดยตำแหน่งอยู่แล้ว ไม่ว่าจะมีประสบการณ์สอบสวนหรือไม่ก็ตาม

และฝ่ายบริหารก็ต้องคาดหวังว่า เมื่อเกิดเหตุที่เป็นความผิดร้ายแรง คุณเป็นผู้จัดการฝ่าย HR ย่อมต้องรู้ขั้นตอนว่าต้องทำอย่างไร

วันนี้ผมขอเล่าเรื่องเกร็ดเล็กเกร็ดน้อยจากประสบการณ์ที่เคยทำหน้าที่นี้ เผื่อเป็นประโยชน์กับท่านบ้าง

1.รับฟังข้อมูลจากทุกฝ่าย โดยไม่ตั้งธงเอาไว้ก่อนว่าผู้ถูกกล่าวหาคือคนผิด : คนที่เป็นกรรมการสอบสวนต้องมีใจเป็นกลาง รับฟังเหตุผลทั้งผู้กล่าวหาและผู้ถูกกล่าวหา ยังไม่ด่วนสรุปตัดสินไปก่อนทั้ง ๆ ยังฟังความไม่ครบถ้วน ต้องไม่ด่วนสรุปเรื่องราวไว้ล่วงหน้าหรือคิดมโนเอาเอง ทั้ง ๆ ที่ยังไม่มีหลักฐาน

2.หาข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ที่ต้องสอบสวนให้มากที่สุด : จำเป็นต้องหาข้อมูลก่อนทำการสอบสวนผู้ถูกกล่าวหา ทั้งพยานบุคคล, พยานวัตถุ, พยานแวดล้อม, การหาความเชื่อมโยงของเหตุการณ์ ฯลฯ ไม่รีบด่วนสอบสวนผู้ถูกกล่าวหาทั้ง ๆ ที่ไม่มีความพร้อมของข้อมูลใด ๆ เพราะจะทำให้การสอบสวนหลงทาง หลงประเด็น ทั้งทำให้เกิดความไม่น่าเชื่อถือ

3.ไม่ใช้อารมณ์ระหว่างการสอบสวน : พึงระวังกิริยา วาจา คำพูด การใช้น้ำเสียงแบบวางอำนาจ เพราะจะไม่ได้รับความร่วมมือจากคนที่เกี่ยวกับเหตุการณ์นั้น ๆ ทั้งเป็นการสร้างศัตรูโดยไม่จำเป็น คนที่เป็นกรรมการสอบสวนจำเป็นต้องมี EQ รู้จักการควบคุมอารมณ์ตัวเอง

4.เตรียมทำคำถามแบบ Structured Interview ล่วงหน้าก่อนการสอบสวน : คือใช้คำถามตามหลัก 5W1H (Who What When Where Why How) ขึ้นอยู่กับการหาข้อมูลจากข้อ 2 ให้สมบูรณ์ครบถ้วนจะมีผลกับคุณภาพของคำถามอย่างมาก ถ้าทำข้อ 2 ได้ดี การเตรียมคำถามจะทำให้มีคุณภาพและมีความมั่นใจสำหรับกรรมการสอบสวนมากขึ้นตามไปด้วย

5.ไม่ควรใช้คำถามนำ (Lead Question) แต่ควรถามปลายเปิด (Open-end Question) : โดยให้คำตอบมาจากผู้ถูกกล่าวหา ไม่ใช่ให้ผู้ถูกกล่าวหาตอบไปตามคำถามนำ เพราะจะทำให้เกิดข้อโต้แย้งและความไม่น่าเชื่อถือในภายหลัง

6.สังเกตภาษากายของผู้ถูกกล่าวหาตลอดการสอบสวน : กรรมการสอบสวนต้องมีทักษะการสังเกตสีหน้า แววตา ภาษากาย บุคลิกภาพ ของผู้ถูกกล่าวหาว่าขัดแย้งกับคำพูด น้ำเสียงหรือไม่อย่างไร หลักการสำคัญในเรื่องนี้บอกเอาไว้ว่า “Words lie, your face doesn’t.”

7.จดบันทึกการสอบสวนทุกครั้ง : กรรมการสอบสวนต้องจดบันทึกทุกครั้ง ทั้งคำให้การของพยาน, ผู้ถูกกล่าวหา, ผู้เกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ ฯลฯ และต้องลงนามทุกครั้ง

8.รักษาความลับเกี่ยวกับการสอบสวน : ทั้งพยานบุคคล, ผู้ถูกกล่าวหา, สำนวนการสอบสวน ฯลฯ ไม่นำเรื่องไปเล่าให้คนที่ไม่เกี่ยวข้องทราบ ซึ่งเป็นเรื่องสำคัญมาก คนที่ได้รับการแต่งตั้งเป็นกรรมการสอบสวนจะต้องมีจรรยาบรรณ มีวุฒิภาวะที่ดี มีสติรู้ว่าอะไรควรพูด ไม่ควรพูด เมื่อไหร่ ยังไง ฯลฯ

เรื่องนี้เป็นปัญหาที่ผมเจอมามากสำหรับผู้บริหารที่ขาดวุฒิภาวะ เก็บความลับไม่ได้ คันปากยิบ ๆ เป็นคนชอบแฉแต่เช้ายันเย็น อะไรที่ฉันรู้ โลกต้องรู้ ไม่ควรแต่งตั้งให้เป็นกรรมการสอบสวนครับ

9.หลักฐานไม่ชัดจับไม่ได้ก็ต้องปล่อย : ถ้าสอบสวนแล้ว พยานหลักฐาน, พยานบุคคล, พยานแวดล้อมต่าง ๆ ไม่มีน้ำหนักพอที่จะเอาผิดก็ต้องถือคติ “ปล่อยคนผิดสิบคนดีกว่าลงโทษคนไม่ผิดคนเดียว”