เอชอาร์ คอร์เนอร์ พิชญ์พจี สายเชื้อ
ท่านผู้อ่านคงจำได้ว่าดิฉันเขียนเรื่อง OKR มาแล้ว 2 ครั้ง ครั้งแรกตั้งแต่เริ่มฮิตใหม่ ๆ ประมาณ 2 ปีที่แล้ว (ได้แรงบันดาลใจจากการแชร์ไลน์กลุ่มในความสำเร็จของ Google กับการใช้ OKR) และครั้งถัดมาประมาณ 5-6 เดือนให้หลัง เนื่องจากมีคำถามมามากมายว่าจะใช้ OKR ดีมั้ย ต่างจาก KPIs อย่างไร ?
ถ้าใช้ KPIs อยู่ทำยังไงดีต่าง ๆ นานา ซึ่งในบทความทั้งสองถ้าจำกันได้ คือ เนื้อหาใจความหลักคือ OKR ไม่ใช่หลักการใหม่ เป็นส่วนผสมของการตั้งเป้าหรือ goal-setting (O = objective) และการวัดผลจาก key result (ซึ่งก็คือ KPIs ที่เป็นเชิงผลงาน หรือ outcome) ซึ่งดิฉันให้ฉายา (ในวงการ) ของ OKR ว่า “Agile MBO” (555)
เพราะคือวิธีการตั้งเป้าหมายแบบ agile มีความคล่องตัว ปรับเปลี่ยนได้ตลอด (ทุกไตรมาส) ให้พนักงานมีส่วนร่วม (ไม่ใช่ top down เหมือน KPIs) และเน้นที่ต้องการให้เกิดการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง โดยการกำหนดเป้าที่สูงมาก ทั้งยังคาดหวังให้ทำได้ประมาณ 70%
เพื่อให้เกิดการคิดต่อ พัฒนาต่อไปเรื่อย ๆ ที่สำคัญคือ OKR ไม่ควร link กับค่าตอบแทน เพราะจะทำให้คนไม่กล้าตั้งเป้าหมายที่ท้าทาย (เพราะกลัวทำไม่ได้และเสียประโยชน์ในเรื่องค่าตอบแทน ซึ่งเป็นกับดักของการใช้ KPIs ปัจจุบัน)
สิ่งที่เน้นย้ำในทั้งสองบทความ คือ องค์กรที่ทำ OKR ได้ประสบความสำเร็จต้องมีความพร้อมของคนในองค์กร เริ่มตั้งแต่ตอนคิดในการตั้งเป้าหมายที่เหมาะสมท้าทาย (ไม่ใช่เป้าหมายที่หมู ๆ ทำได้อยู่แล้ว) การทบทวนผลที่ได้พร้อมกับคิดวิเคราะห์เพื่อปรับปรุง (ให้สอดคล้องกับความต้องการของลูกค้าที่เปลี่ยนไปหรือปัจจัยผกผันอื่น)
นอกจากนี้ คนในองค์กรต้องตระหนักว่าเป็นการวัดผลเพื่อการพัฒนาการทำงานให้ดีขึ้น ซึ่งจะส่งผลกับลูกค้าและองค์กรเองในที่สุด ค่าตอบแทนหรือรางวัลจะตามมาเอง พูดง่าย ๆ คือการปรับ mindset ให้มีความ agile นั่นเอง !
และองค์กรยังไม่ต้องรีบนำมาใช้ก็ได้ถ้าคนยังไม่พร้อม แต่ให้ประยุกต์ปรับระบบ KPIs เดิมตามหลักการ OKR เช่น การประเมินผลให้ถี่ขึ้น หรือการร่วมกันกำหนดเป้าหมาย เป็นต้น
ซึ่งข้อสรุปของดิฉันใน “วันนั้น” คือจะใช้ OKR คนต้องพร้อม องค์กรต้องพร้อม
ที่เกริ่นมาทั้งหมดนี้เพื่อจะบอกว่าหลังจากผ่านไป 2 ปีกว่า (ที่ OKR เริ่มฮิต) วันนี้ในความเห็นส่วนตัวคิดว่าองค์กรและคนน่าจะมีความพร้อมพอที่จะพิจารณาเริ่มใช้ OKR ได้แล้ว (เย้ !) โดยดูแรงผลักดันจากปัจจัยภายนอกที่ไม่คาดคิดว่าจะเป็น technology disruption หรือการมีโรคระบาดทำให้คนเปลี่ยนวิถีการทำงานไปอย่างมากมาย ทำให้องค์กรและพนักงานถูกบังคับ (กลาย ๆ) ให้มีความ agile มากขึ้น
อะไรที่ไม่เคยคิดว่าทำได้ ก็ได้เริ่มทำ อะไรที่เคยคิดว่ามีอุปสรรค ก็เริ่มขจัดอุปสรรคได้ ดิฉันคิดว่าช่วงนี้เป็นเวลาดีที่เราจะนำ OKR มาใช้ในองค์กร จึงอยากนำข้อคิดเห็นเกี่ยวกับความผิดพลาดในการใช้ OKR (อ้างอิง https://felipecastro.com) มาแชร์ให้ทุกท่านอ่านกันค่ะ
– อย่ากำหนด KR (key result) ที่วัดผลไม่ได้ อย่าลืมกฎข้อหนึ่งของ John Doerr ที่ว่า ทุก key result ต้อง “วัดได้”
– อย่ากำหนด objective หรือ key result ที่มี “จำนวน” มากเกินไป อย่าลืมกฎอีกข้อค่ะ การทำ OKR เพื่อจัด priority and focus เพราะฉะนั้น เลือกเฉพาะตัวที่เราต้องการให้เกิด business impact จริง ๆ ในระยะเวลาสั้นที่สุดที่เป็นไปได้
– อย่าสับสนระหว่าง key result ซึ่งคือ outcome กับสิ่งที่ต้องทำ (task list) บางคนมักกำหนด KR เป็นสิ่งที่ต้องทำ พอทำเสร็จถือว่าผ่าน ไม่ใช่นะคะ เราต้องการ “ผลสำเร็จ” ไม่ใช่สิ่งที่ทำ
– OKR คือสิ่งที่ทีมช่วยกันคิด ไม่ใช่สิ่งที่ top down ลงมา เพราะการ top down ลงมาคือ paint point ของระบบ KPIs เดิม ๆ OKR เข้ามาแก้จุดนี้ ให้ทีมคิด มีส่วนร่วม และนำเสนอทางแก้ไขปัญหาเพื่อให้เกิดการทำงานที่ดีขึ้น
– อย่ากำหนด OKR แบบ silo หรือตัวใครตัวมัน อย่าลืมกฎของ OKR คือ การสร้าง alignment ในทีมงานต้องมีการสื่อสารพูดคุยกันในทีมและนอกทีมให้มาก ๆ ด้วย
– อย่า “set it and forget it” OKR ไม่ใช่การกำหนดเป้าครั้งเดียวแล้วจบ หรือลืมไปซะนะคะ OKR เน้นความต่อเนื่อง เพราะคือ continuous improvement ต้องมีการ follow up การทำให้ได้ตาม key result และ objective ที่ตั้งไว้ด้วย
– อย่า link OKR กับการขึ้นเงินเดือน OKR คือเครื่องมือในการบริหารไม่ใช่เครื่องมือในการประเมินผล และ OKR ออกแบบมาเพื่อขจัดกับดักของ KPIs ที่คนมักตั้งเป้าต่ำ ๆ เพื่อให้ทำได้ และได้ผลงานดี (ได้เงินเดือนขึ้น) เพราะฉะนั้น อย่าทำผิดซ้ำค่ะ
(อย่างไรก็ตาม สังเกตว่าดิฉันใช้คำว่า การขึ้นเงินเดือน เพราะในบางองค์กรอาจ link กับการให้รางวัลในรูปแบบที่เป็น goal motivation หรือ team recognition ได้นะคะ เดี๋ยววันหลังจะมาร่ายยาวเรื่องนี้อีกทีค่ะ คนถามมาเยอะ ??)
– อย่าตามแฟชั่น OKR ของ Google โดยไม่มีการปรับใช้ให้เหมาะกับองค์กรเรา อย่าลืมว่า Google ประสบความสำเร็จในการใช้ OKR ใน context ของวัฒนธรรมองค์กรของเขา mindset ของคนของเขา ซึ่งแม้กระทั่งใน Google แต่ละทีมก็ apply ใช้ OKR ต่างกัน เราต้องตระหนักว่าการใช้ OKR ต้องปรับใช้ให้เหมาะกับ “จริต” องค์กรและคนของเราด้วย
สรุปสำหรับวันนี้สั้น ๆ ว่า ช่วงนี้เป็นเวลาที่ดีที่จะเริ่มนำ OKR มาใช้ ถ้ารู้สึกว่าองค์กรและคนของเรามีความเปลี่ยนแปลง มี agile mindset และองค์กรเราต้องการปรับเปลี่ยนให้ agile มากขึ้น สามารถนำ Agile MBO หรือ OKR มาทดลองใช้ได้ค่ะ ไม่ต้องกลัวผิด ผิดก็เรียนรู้ แก้ไขไปค่ะ ขอให้ประสบความสำเร็จทุกท่านนะคะ