ปีแห่งความท้าทาย HR (1)

คอลัมน์ เอชอาร์คอร์เนอร์ โดย ดร.จิราพร พฤกษานุกุล บริษัท อินดิโก คอนซัลติ้ง กรุ๊ป จำกัด

ภาพการเปลี่ยนแปลงของรูปแบบการทำธุรกิจบ้านเราในหลาย ๆ ด้าน เป็นผลมาจากอิทธิพลของเทคโนโลยี พฤติกรรมผู้บริโภค และการเดินเข้าสู่ตลาดแรงงานของกลุ่มเจนเนอเรชั่นซี (Generation Z : Gen Z) ส่งผลให้หลาย ๆ องค์กรมีคนถึง 4 รุ่น (Generation Baby Boomer, Generation X, Generation Y, Generation Z) ที่ต่างมีทัศนคติและพฤติกรรมในการใช้ชีวิต และมีวิธีการทำงาน หรือกิจกรรมที่แตกต่างกันมาก แต่ต้องทำงานร่วมกัน

ปัจจัยดังกล่าวมีการพูดถึงกันมานาน 2-3 ปีแล้วว่าจะเข้ามากระทบต่อธุรกิจบ้านเราหลาย ๆ ด้าน ทั้งด้านที่สร้างโอกาส และด้านที่เป็นภัยคุกคามของธุรกิจ และเราเริ่มเห็นผลกระทบชัดเจนขึ้นเรื่อย ๆ และจะยิ่งทวีความชัดเจนมากขึ้นในปี 2561 ตรงนี้นับเป็นโจทย์ที่ท้าทาย และถูกพูดถึงมากที่สุดในแวดวงนักทรัพยากรมนุษย์ (HR) ในการหาระบบเข้ามารองรับคลื่นแห่งความท้าทายที่จะเข้ามากระทบกับองค์กรข้างต้น จะทำให้ ในปี 2561 ชาว HR จะเริ่มเห็นภาพดังต่อไปนี้ชัดเจนมากขึ้นกับองค์กรต่าง ๆ ในประเทศไทย ไม่ว่าจะเป็นองค์กรธุรกิจ องค์กรอิสระ หรือองค์กรภาครัฐ

1.ในปีนี้เราจะเริ่มเห็นการนำเทคโนโลยีสมัยใหม่มาใช้ในการบริหารจัดการงานทรัพยากรมนุษย์ขององค์กรอย่างแพร่หลายมากขึ้น จากที่มีการใช้งานเฉพาะบริษัทชั้นนำขนาดใหญ่จะขยายไปสู่องค์กร หรือหน่วยงานทั่วไปเพิ่มมากขึ้น อาทิ การนำระบบอิเล็กทรอนิกส์เข้ามาใช้กับระบบแบบฟอร์มต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับพนักงาน และการปฏิบัติงานของพนักงานอย่างเช่น ระบบการเข้าออกงาน, ระบบเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการอนุมัติต่าง ๆ ข้อมูลเงินเดือน, เงินออม ฯลฯ

บางองค์กรดำเนินการถึงขั้นจัดทำระบบให้สามารถจัดการทุกขั้นตอนจนถึงการอนุมัติในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์โดยไม่ต้องพิมพ์เป็นเอกสารเลย

นอกจากนี้ ในองค์กรชั้นนำหลาย ๆ แห่งยังนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ ตั้งแต่การรับสมัครโดยใช้วัดทักษะความรู้ความสามารถ และกลั่นกรองเบื้องต้น เพื่อคัดเลือกบุคลากรเข้ามาทำงาน รวมไปถึงอีกหลาย ๆ องค์กรยังเริ่มพัฒนาระบบฐานข้อมูลเกี่ยวกับบุคลากรลงลึกถึงรายบุคคล ตั้งแต่ประวัติการทำงาน ทักษะความสามารถพิเศษ ผลงาน หลักสูตรที่ผ่านการอบรม ฯลฯ

โดยนำข้อมูลดังกล่าวจัดเก็บไว้ในรูปแบบคลาวด์คอมพิวติ้ง (Cloud Computing) จากเดิมที่ข้อมูลเหล่านี้มักจะถูกเก็บไว้ในระบบฐานข้อมูลที่ฝ่าย HR คุ้นอย่าง SAP หรือออราเคิล ทั้งหมดนี้เพื่อความสะดวกรวดเร็วในการเรียกดูข้อมูลต่าง ๆ สำหรับการตัดสินใจได้อย่างทันท่วงที โดยไม่ต้องรอขอข้อมูลจาก HR เพื่อนำไปใช้ในกรณีเช่น การประชุมหากมีการคุยเรื่องปรับแผนการทำงานหรือสถานการณ์ทางธุรกิจใหม่ ๆ

สามารถดึงข้อมูลเกี่ยวกับบุคลากรที่เกี่ยวข้องมาประกอบการประชุมได้ทันที หรือนำไปใช้ในกรณีที่ผู้บริหารมีการประชุมนอกสถานที่ หรือการประชุมแผนงานเสนองานกับลูกค้า เป็นต้น

2.วงการ HR จะเริ่มเห็น และเข้าใจถึงบทบาท ที่นักวิเคราะห์เคยกล่าวไว้เมื่อหลายปีก่อนว่าฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ขององค์กรจะเป็นคู่หูทางกลยุทธ์ (strategic partner) ของผู้บริหาร อันเป็นผลมาจากสถานการณ์ทางธุรกิจที่จะผลักดันให้คน HR ต้องเริ่มพัฒนาไปสู่จุดที่เรียกว่าเป็นคู่หูทางกลยุทธ์ของผู้บริหาร หรือเข้าสู่โหมดของ HR เชิงรุกอย่างเป็นรูปธรรม โดย HR เป็นหนึ่งใน 3 เสาหลักในการขับเคลื่อนองค์กรยุคใหม่ ที่จะต้องทำงานและก้าวเดินไปพร้อม ๆ กัน ซึ่งประกอบด้วย 1.กลยุทธ์ 2.เทคโนโลยี 3. คน ในบทบาทนี้ HR จะต้องเข้าใจทิศทาง และการเปลี่ยนแปลงของธุรกิจในภาพรวม ไม่ใช่ดู หรือเข้าใจเฉพาะภายในองค์กรตัวเองเท่านั้น เพื่อที่จะทำแผนพัฒนารูปแบบงานใหม่ ๆ และจัดเตรียมบุคลากรเพื่อรองรับ กับการเปลี่ยนแปลงที่อาจเกิดขึ้นได้ตลอดเวลา กล่าวคือ HR ในยุคนี้จะไม่ใช่เพียงแค่แผนกหรือฝ่ายที่ให้การสนับสนุนธุรกิจเหมือนที่ผ่าน ๆ มา แต่จะเป็นหน่วยที่ทำงานและก้าวเคียงคู่ไปพร้อมกับหน่วยกลยุทธ์ และเทคโนโลยี

นอกจากนี้เราจะเริ่มเห็นว่าบางองค์กรมีการถ่ายเทความรับผิดชอบเกี่ยวกับการดูแลบุคลากร จากที่เคยเป็นงานหลักภายใต้ความรับผิดชอบของฝ่าย HR ออกไปยัง หัวหน้าแผนก หัวหน้าหน่วยงาน ของแต่ละหน่วยงานชัดเจนขึ้น หลังจากที่องค์กรจำนวนมากที่เคยวางแผนให้หัวหน้างานต้องเป็น HR ด้วย ซึ่งหลาย ๆ องค์กรเคยส่งหัวหน้างานไปอบรมในเรื่องดังกล่าวมากมายหลายหลักสูตรแต่แทบไม่ได้นำมาใช้ปฏิบัติงานจริง

ด้วยสถานการณ์การดำเนินธุรกิจที่ต้องการตอบสนองอย่างทันท่วงที จะทำให้เห็นภาพการถ่ายเทงานด้าน HR ไปสู่หัวหน้างานอย่างเป็นรูปธรรม และจริงจังมากขึ้น โดยรับหน้าที่ผู้กำกับพฤติกรรมการทำงานของลูกน้องเช่น ขาด ลา มาสาย การทำงานล่วงเวลา การประเมินผลการปฏิบัติงาน การตั้งตัวชี้วัด (KPI) และพัฒนาศัพยภาพของลูกน้องในทีม เป็นต้น

ข้อดีคือจะลดขั้นตอนการทำงาน เพิ่มความสะดวกรวดเร็ว การแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นในการทำงานรวดเร็วมากขึ้น สามารถตอบสนองกับการปลี่ยนแปลงจากปัจจัยภายนอกได้ดียิ่งขึ้น