SMEs จะแข็งแกร่งได้ ต้องเริ่มที่การสร้างคน บริหารคน

คอลัมน์ Smart SMEs

โดย ดร.รุจิกร ภาวสุทธิไพศิฐ ทีเอ็มบี

เพื่อนฝูงที่ทำ SMEs ไถ่ถามกันมามากว่า ในยุคเศรษฐกิจโตช้าอย่างนี้ จะเตรียมรับมืออย่างไรดี ? ในสถานการณ์แบบนี้ ขอแนะนำให้อย่าลืม “เกมรับ” วางกองหลังไว้แน่น ๆ ในทางธุรกิจ เกมรับในที่นี้ หมายถึงการมุ่งปรับองค์กรให้มีประสิทธิภาพ แก้ไขจุดบกพร่อง เสริมสร้างความแข็งแกร่งให้กับองค์กร เพื่อให้ธุรกิจของเราสามารถบุกตะลุยไปข้างหน้าได้อย่างมั่นคง เมื่อเศรษฐกิจเปลี่ยนมาเป็นช่วงขาขึ้น

และธุรกิจจะแข็งแกร่งได้ ปัจจัยที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่ง คือ “เรื่องคน” ธุรกิจจะก้าวไปได้ไกล จำเป็นที่จะต้องสามารถหา “คนเก่ง…คนดี” มาร่วมงานและองค์กรต้องสามารถทำให้คนเหล่านั้นมีใจให้องค์กร รักษาคนเหล่านั้นให้อยู่ร่วมทำงานต่อไปได้ในระยะยาว

สำหรับ SMEs แล้ว เรื่องคนมีความสำคัญมากขึ้นเป็นทวีคูณ สาเหตุเนื่องจาก SMEs มีขนาดเล็ก มีจำนวนพนักงานไม่มาก โดยจากรายงานของสำนักงานส่งเสริมวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อมพบว่า SMEs ทั่วประเทศโดยเฉลี่ยมีจำนวนพนักงานในองค์กร 4 คน ดังนั้นการที่พนักงานที่เก่งลาออก แม้เพียงคนเดียวก็มีโอกาสทำให้ธุรกิจของ SMEs สะดุดได้ในทันที

วันนี้ เรามีเทคนิคดี ๆ ที่จะขอเรียกว่า เป็น “บันไดสามขั้น” ในการสร้างระบบการบริหารคนให้แข็งแกร่งตามสไตล์ Smart SMEs

บันไดขั้นแรก คือ สร้างความรู้สึกให้กับพนักงานว่าเขามีส่วนร่วมในความสำเร็จขององค์กร ให้พนักงานทำงานเสมือนว่าเป็นเจ้าของกิจการนั้นด้วยคนหนึ่ง ถ้าท่านทำข้อนี้ได้สำเร็จ พนักงานจะทำงานอย่างตั้งใจ กระตือรือร้น และมีเป้าหมายเดียวกับท่าน คือ ทำให้ผลกำไรธุรกิจเติบโตไปอย่างไม่หยุดยั้ง

ในทางตรงกันข้าม ถ้าปราศจากข้อนี้ พนักงานจะทำงานแบบกินเงินเดือนไปวัน ๆ ตัวอยู่ที่บริษัท แต่ใจไม่ได้อยู่ด้วย วิธีการนำไปปฏิบัติให้เกิดผล ขอแนะนำให้ท่านเปิดโอกาสให้พนักงานมีส่วนร่วมในกระบวนการวางแผน และการตัดสินใจในเรื่องต่าง ๆ รวมถึงสร้างความโปร่งใสในองค์กร ให้พนักงานมีส่วนรับรู้ในข่าวสารและเรื่องราวที่สำคัญในองค์กรเท่า ๆ กับที่เจ้าของกิจการและผู้บริหารได้รับรู้ รับฟังเสียงสะท้อนของพนักงาน และนำสิ่งที่ดีเป็นประโยชน์ไปปรับปรุงองค์กร

เมื่อพนักงานมีไมนด์เซต เหมือนเป็นเจ้าของบริษัทแล้ว บันไดขั้นต่อไป คือ ท่านต้องทำให้พนักงานมีความสามารถในการทำงานให้สำเร็จด้วยตัวเองแบบต้นจนจบ โดยที่ท่านไม่จำเป็นต้องมานั่งกำกับในทุกขั้นตอนการทำงานเหมือนการศึก เราเป็นผู้บัญชาการ สั่งให้กองทหารไปยึดพื้นที่จากศัตรู ในระหว่างที่ทหารปฏิบัติงาน ผู้บัญชาการก็ไม่ควรที่จะต้องมานั่งสั่งการทางวิทยุบอกทหารทุกฝีก้าวว่า ต้องเดินทางไปทิศไหน ถ้าเจอศัตรูต้องทำอย่างไร

เพราะทหารที่อยู่ที่หน้างาน เขารู้สถานการณ์ดีกว่า มีข้อมูลที่ใช้ในการตัดสินใจในเรื่องเฉพาะหน้าได้มากกว่า และถ้ารอผู้บัญชาการสั่งการในทุกขั้นตอน ก็จะทำให้เราปฏิบัติงานช้ากว่าข้าศึก ทหารคงถูกยิงตายก่อนที่จะทำงานสำเร็จ

วิธีที่ถูกต้องคือผู้บัญชาการ สั่งการอย่างชัดเจนว่าให้ไปยึดพื้นที่ไหน จากนั้นร่วมกันกำหนดกลยุทธ์ ยุทธวิธี และให้การสนับสนุนอาวุธยุทโธปกรณ์ รวมทั้งปัจจัยต่าง ๆ ที่จำเป็นต่อการปฏิบัติงาน จากนั้นให้ความไว้วางใจให้ทหารไปปฏิบัติภารกิจที่ได้รับมอบหมายจนสำเร็จ

ในแง่การประกอบธุรกิจ ผู้ประกอบการที่สร้างทีมงานจนสามารถปฏิบัติแบบนี้ได้จะมีเวลาไปทำงานด้านการบริหาร วางกลยุทธ์ และหาโอกาสทางธุรกิจใหม่ นอกจากนี้ ทำให้ธุรกิจเคลื่อนตัวได้เร็ว แก้ปัญหาลูกค้าได้อย่างทันท่วงที เพราะไม่ต้องรอการตัดสินใจจากเบื้องบนในทุกเรื่อง ท่านจะสามารถไว้วางใจให้พนักงานปฏิบัติงานตั้งแต่ต้นจนจบได้ อย่างแรก ท่านต้องตั้งเป้าหมายที่ชัดเจน และเหมาะสมให้กับพนักงานแต่ละคน นอกจากนี้ ควรจัดให้มีเทรนนิ่ง และฝึกอบรมเพื่อเพิ่มพูนทักษะและองค์ความรู้ที่จำเป็นต่อการปฏิบัติงาน ทั้งนี้ ผู้ประกอบการควรวางตัวเป็น “โค้ช” ที่ช่วยสอนงาน สนับสนุน และให้คำแนะนำเพื่อช่วยให้พนักงานประสบความสำเร็จ

และเมื่อพนักงานมีไมนด์เซตเหมือนเจ้าของ รวมถึงสามารถปฏิบัติงานได้เองตั้งแต่ต้นจนจบ บันไดขั้นสุดท้าย ท่านต้องสามารถติดตามการทำงานและผลการดำเนินงานของพนักงานว่ามีประสิทธิภาพ ได้ผลสำเร็จหรือไม่ สำหรับ SMEs ซึ่งมีงบประมาณจำกัด และทีมงานไม่ใหญ่ ท่านไม่ควรเสียเวลามานั่งจดบันทึกเองว่า ใครมาทำงานวันไหน กี่ชั่วโมง เหลือวันหยุดกี่วัน แนะนำให้ใช้ระบบการบริหารทรัพยากรบุคคล ซึ่งสามารถจัดการงานเหล่านี้ให้ได้แบบอัตโนมัติ รวมถึงยังมีรายงานวิเคราะห์ให้เห็นถึงจุดที่ท่านสามารถพัฒนาปรับปรุงให้ดีขึ้นได้

นอกจากนี้ ท่านควรจะนำระบบการบริหารจัดการโปรเจ็กต์มาใช้ ซึ่งทำให้ท่านสามารถติดตามความก้าวหน้าของการดำเนินการโครงการต่าง ๆ ในทุกขั้นตอน จากหน้าจอมือถือ โดยพนักงานไม่ได้มีความรู้สึกว่า ท่านไป “ไมโครแมเนจ” เขามากเกินไป ระบบเหล่านี้ทำให้การบริหารงานบุคคลของ SMEs รวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ผู้ประกอบการทราบข้อมูลและจุดบกพร่อง เพื่อที่จะนำไปแก้ไขปรับปรุงได้อย่างรวดเร็ว

ซึ่งทำให้ SMEs แปลงสภาพเป็น “ปลาเร็ว” ที่สามารถกิน “ปลาช้า” หรือสามารถแข่งขันต่อกรกับบริษัทขนาดใหญ่ได้อย่างเต็มศักยภาพ