เทคโนโลยีที่ผู้บริหารควรใช้ แม้ต้อง Work from Home
คอลัมน์ Pawoot.com โดย ภาวุธ พงษ์วิทยภานุ
ผมเองมีหลายธุรกิจ การเป็นผู้บริหารหรือเจ้าของกิจการต้องดูตัวเลขอย่างใกล้ชิดและดูสถานการณ์แบบวันต่อวัน แต่เราจะดูสถานการณ์แบบวันต่อวันได้อย่างไร
ผมเชื่อว่าแต่ละบริษัทเองมีเป้าหมายวาง KPI ไว้อยู่แล้ว แต่บางครั้งอาจไม่ได้ดูตัวเลขวันต่อวันมากสักเท่าไหร่ หรืออาจไม่มีเลยด้วยซ้ำไป
สิ่งที่ผมทำในช่วงที่ผ่านมา คือ เริ่มนำข้อมูลของบริษัทในกลุ่มที่มีอยู่ทั้งหมดมาไว้บนหน้าจอเดียวกันเพื่อนำมาวิเคราะห์ เช่น วันนี้ทีมเซลส์มีการโทร.ออกไปหาลูกค้ากี่ครั้ง มีอะไรขายได้บ้าง หรือ ลูกค้าโทร.มากี่คน โทร.มาคุยเรื่องอะไร ซึ่งจากเดิมนั้นแทบไม่รู้ข้อมูลเหล่านี้เลย
อยากแนะนำวิธีการง่าย ๆ ที่ทีมผมใช้ก็คือ การกรอกข้อมูลลงไปใน Google Sheet ซึ่งใช้เก็บข้อมูลทุกอย่าง และนำข้อมูลที่เคยกระจัดกระจายกลับมาวิเคราะห์ได้ง่ายขึ้น
วิธีการเริ่มแรกเลย ผมจะนำข้อมูลเหล่านี้เก็บไว้บนคลาวด์ก่อน ซึ่งเป็นบริการบนออนไลน์ เมื่อเรามีข้อมูลก็เริ่มดึงข้อมูลทั้งหมดนำมาวิเคราะห์เป็นรายวัน Google Sheet ที่ผมใช้บ่อยนั้น ๆ จะเหมือนกับโปรแกรม excel แต่เป็นบริการ บนออนไลน์
ความแตกต่างของ Google Sheet กับ excel แบบเดิมก็คือ excel ไฟล์จะอยู่บนคอมพิวเตอร์ของเรา หากต้องการข้อมูลจาก 5 คน นั่นหมายถึงทั้ง 5 คนต่างต้องไปกรอกข้อมูลของตัวเอง และมีคนมารวบเข้าด้วยกัน
แต่ Google Sheet คือเป็นบริการที่อาศัยออนไลน์ แทนที่จะต้องเข้าไปในไฟล์ทีละไฟล์แบบเดิม แต่ Google Sheet นั้นไม่ต้อง เพียงเปิดไฟล์ Google Sheet บนออนไลน์ขึ้นมา 1 ไฟล์ ทุกคนก็สามารถเข้าไปทำงานในไฟล์นี้ได้เลย และยังทำพร้อมกันได้ด้วย ลดความซ้ำซ้อนได้ชัดเจนมาก
ตรงนี้ถือว่าเป็น collaboration หรือการทำงานร่วมกัน และยังสามารถมองเห็นได้ว่าใครทำอะไร หรือแก้ไขอะไรได้ทันที ตอนนี้เราจะเห็นว่าใครทำอะไร ข้อมูลหรือตัวเลขเป็นเท่าไหร่ ฯลฯ จะเห็นทั้งหมด แต่ถึงอย่างนั้น ผมก็ยังต้องเข้าไปที่ไฟล์ Google Sheet แต่ละไฟล์อยู่ดี ตอนหลังผมจึงมีการดึงข้อมูลเข้ามารวมไว้ในที่ที่เดียวอย่างที่บอกข้างต้น
จากที่เคยทราบแค่ว่าวันนี้พนักงานแต่ละคนโทร.ไปเท่าไหร่ ขายได้เท่าไหร่ ตอนนี้ผมมีข้อมูลอยู่บนแดชบอร์ดที่เดียวกันได้เลย โดยในช่วงหลัง ผมเอาเครื่องมือของ Google บางตัวเข้ามาใช้ ชื่อ Google Data Studio ซึ่งเป็นเครื่องมือฟรีตัวหนึ่งที่สามารถดึงข้อมูลจากหลาย ๆ แหล่งเข้าไว้บนแดชบอร์ดเดียวกันได้ เช่น ดึงข้อมูลต่าง ๆ จากเว็บไซต์มาได้เลย ทำให้ทราบว่ามีคนเข้ามาชมเท่าไหร่ เข้ามาชมกี่นาที ฯลฯ
แต่การจะได้ข้อมูลเหล่านั้น ผมก็ต้องติดตั้งเครื่องมืออีกตัวหนึ่งที่ชื่อว่า Google Analytics ซึ่งเป็นเครื่องมือวิเคราะห์สถิติคนเข้ามาในเว็บไซต์ของเรา ทำหน้าที่เหมือนเป็นเครื่องมือตรงกลางที่คอยเก็บข้อมูลไว้ให้ และผมก็มีเครื่องมืออีกตัวหนึ่งอย่าง Google Data Studio ที่จะไปดูดข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ มารวมไว้ในที่เดียวกัน
ฉะนั้น การที่เรามีข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ ซึ่งแตกต่างกัน เช่น ข้อมูลการโทร.เข้ามา ข้อมูลคนเข้าเว็บไซต์ ยอดขาย ยอดการ โทร. ฯลฯ เมื่อเราเห็นข้อมูลเป็นก้อนเดียวกันทั้งหมด เราจะเห็นว่าบริษัทของเราตอนนี้เป็นอย่างไรบ้าง ตอนนี้ทั้งบริษัทเกิดอะไรขึ้น
ข้อดีที่เห็นได้ชัดเจนเลยก็คือ จากที่เมื่อก่อนข้อมูลจะเป็นชิ้น ๆ กระจัดกระจาย แต่ตอนนี้ข้อมูลจะถูกจัดเรียง และถูกประมวลผลออกมาเป็นกราฟได้ทันที เป็นการวิเคราะห์ออกมาให้เห็นได้เลย ทุกวันนี้ถึงผมเป็น CEO ก็สามารถสร้างกราฟเองได้หมด โดยไม่ต้องไปให้ใครทำให้
ในเชิงของผู้บริหาร หากคุณสามารถใช้เครื่องมือพวกนี้เป็น ผมเชื่อว่าคุณจะสามารถเห็นข้อมูลบางอย่างที่อยากเห็นได้ทันที ผมขอแนะนำให้ท่านผู้บริหารในวันนี้ คุณควรใช้เครื่องมือหรือเทคโนโลยีเหล่านี้ให้เป็น เพื่อการทำงานที่สะดวกและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ที่สำคัญ มันง่ายมากจริง ๆ