WFH อย่างไรให้งานเดิน ?

คอลัมน์ เอชอาร์คอร์เนอร์

โดย ดร.อัจฉรา จุ้ยเจริญ

ช่วงนี้ทั่วโลกเผชิญวิกฤตต่าง ๆ การทำงานจากบ้าน (work from home) จึงกลายเป็นเรื่องปกติสำหรับในประเทศของเราเอง หลาย ๆ ท่านคงมีโอกาสได้ทำงานจากที่บ้านบ่อยขึ้น เนื่องมาจากการแพร่ระบาดของโควิด-19 และการช่วยกันลดมลพิษจากฝุ่น PM 2.5 บนท้องถนน

ถึงแม้แนวโน้มการทำงานจากบ้านมีสูงขึ้นใน 2-3 ปีที่ผ่านมา แต่ก็ไม่ใช่ว่าทุก ๆ ทีมและองค์กรจะบริหารจัดการงานให้เกิดผลิตภาพ (productivity) และนำไปสู่ความพึงพอใจของบุคลากร (employee satisfaction) ได้ทั้งหมด

การทำงานจากบ้านอาจเกิดปัญหาได้ ด้วยเหตุผลดังต่อไปนี้

1.บุคลากร – สภาพแวดล้อมไม่เอื้ออำนวย ขาดพื้นที่การทำงานที่สามารถโฟกัสกับงานได้อย่างต่อเนื่อง รวมถึงอาจขาดทักษะและประสบการณ์ที่เกี่ยวข้องในการทำให้งานคืบหน้า

2.ผู้จัดการ – ขาดระบบและเครื่องมือที่อำนวยให้สื่อสารได้รวดเร็ว อุปสรรคด้านการสื่อสารในการติดตามผล รวมถึงขาดเทคนิคในการบริหารจัดการแบบทางไกล (managing a remote team)

3.องค์กร – ผลิตภาพของงานลดลง ควบคุมได้ยาก และขาดการปฏิบัติที่สอดคล้องไปสู่เป้าหมายเดียวกัน

วันนี้ดิฉันจึงมีเทคนิคมาฝาก 2 เรื่อง เพื่อการรับมือและเตรียมการบริหารจัดการอุปสรรคเหล่านี้ให้หมดไป นั่นคือ เทคนิคการทำงานจากที่บ้าน และเทคนิคการประชุมทางไกล

โดยมีเทคนิค 5 ข้อในการทำงานจากที่บ้าน เพื่อไม่ให้เป็นอุปสรรค ดังนี้

1.mindset – เตรียมตนเองราวกับคุณกำลังจะไปทำงานที่ทำงาน การเตรียมการที่มีประสิทธิผล เช่น การแต่งกายให้ทะมัดทะแมงพร้อมลุยงาน จัดกระเป๋าให้พร้อมกับการหยิบจับเอกสารและเครื่องมือต่าง ๆ กระบวนการนี้เป็นการช่วยสร้าง mindset ให้ตัวเราตั้งแต่เริ่มวัน ให้อยู่ในโหมดของงาน มากกว่าโหมดยืดยาด และผัดผ่อนงานที่รับผิดชอบ

2.environment – สิ่งแวดล้อมช่วยให้เกิดผลิตภาพได้ ดังนั้น การจัดมุมทำงานให้แยกออกจากการขัดจังหวะ เสียงแทรกตลอดเวลาจนไม่มีสมาธิ

3.schedule – จัดการกับเวลาทำงาน โดยกำหนดช่วงเวลาที่จะทำงานกี่โมงถึงกี่โมง หากปล่อยให้ตนเองทำงานไปแล้วถลำไปทำงานบ้านสลับกันไปมาด้วย จะทำให้ยิ่งโฟกัสได้ยาก

4.communication – พัฒนาทักษะการสื่อสาร การประชุม และการประสานงานผ่านเทคโนโลยีต่าง ๆ ซึ่งจำเป็นต้องใช้ทักษะต่างจากการประชุมแบบนั่งอยู่ในห้องประชุมด้วยกัน

5.prime time – เราทุกคนมีช่วงเวลา”prime time” ของตนเอง ซึ่งเป็นช่วงเวลาที่คุณมีประสิทธิภาพสูงสุดของวัน ใช้เวลาช่วงนั้นกับงานที่มีความสำคัญและท้าทาย ต้องใช้พลังความคิดมาก ๆ

สำหรับเทคนิคในการประชุมทางไกลมีอยู่ 6 ข้อ ดังนี้

1.การเตรียมการ – ถึงแม้จะมีเทคโนโลยีเข้ามาช่วย ผู้นำการประชุมก็ควรจะเตรียมการ เช่น การกำหนดวัตถุประสงค์ของการประชุมอย่างชัดเจน, กำหนดว่ามีเนื้อความส่วนใดที่สำคัญและต้องการให้ผู้ร่วมประชุมเข้าใจตรงกัน, แจ้งให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบล่วงหน้าถึงลำดับของสิ่งที่จะคุยกัน, แจ้งล่วงหน้าว่าพวกเขาจะต้องเตรียมตัวหรือข้อมูลด้านใดเพื่อร่วมให้ความเห็นที่เป็นประโยชน์ต่อกัน, เตือนล่วงหน้าให้หลีกเลี่ยงสถานที่ที่อาจมีเสียงแทรกรบกวนระหว่างการประชุม

2.แจ้งให้ทุกคนทราบล่วงหน้าถึงการเตรียมสถานที่และเครื่องมือต่าง ๆ เช่น ควรตรวจดูอุปกรณ์และสัญญาณ WiFi ของที่บ้านว่าใช้งานได้ปกติ เพราะเมื่อถึงเวลาประชุมและเกิดติดขัดอาจทำให้ผู้อื่นต้องรอไปด้วย

3.กรณีที่มีผู้เข้าร่วมประชุมกลุ่มใหญ่ เป็นการยากที่ผู้เข้าร่วมทุกคนจะจำทุกคนได้ทันที จึงควรแจ้งให้ทุกคนใส่ชื่อจริงที่โปรไฟล์ และอาจมีรูปภาพด้วย เพื่อให้ทุกคนทราบได้ทันที

4.การประชุมออนไลน์ จำเป็นต้องใช้เวลาให้กระชับมากที่สุด คนส่วนใหญ่จะเริ่มเสียสมาธิและหันไปสนใจทำอย่างอื่น หากใช้เวลามากเกินไป

5.ผู้นำการประชุมควรใช้การสื่อสารสองทางให้มากที่สุด ถามความคิดเห็น ขอ feedback จากผู้เข้าร่วม และรับฟัง เพื่อตรึงโฟกัสและการมีส่วนร่วมของทุกคน นอกจากนั้น ทุกคนควรฝึกพูดให้กระชับ และสื่อประเด็นสำคัญของสิ่งที่จะสื่ออย่างชัดเจน ไม่ควรพูดวกไปวนมา

6.ควรมีการสรุปเรื่องสำคัญ หรือความรับผิดชอบของแต่ละคน ก่อนปิดการประชุม ผู้ที่ดำเนินการประชุมควรจะส่งอีเมล์สรุปทั้งความรับผิดชอบ และกำหนดเวลาที่ตกลงกันให้ทุกคนทันที หรือเร็วที่สุดหลังการประชุม

ที่สำคัญ ช่วงนี้จำเป็นต้องใช้ทักษะตุ๊กตาล้มลุกมาก ๆ นั่นคือ ไม่ซบเซาไปกับการติดตามสถานการณ์และสิ่งแวดล้อมต่าง ๆ และลุกขึ้นมากระตุ้นให้ตนเองใช้เวลาช่วงนี้เก็บกวาดงานเก่าที่คั่งค้าง เป็นโอกาสที่ดีในการสะสางตนเอง ทำในสิ่งที่อยากทำ แต่ไม่มีโอกาสได้ทำเสียที เช่น ออกกำลังกาย หรือทำสมาธิ หรือการพัฒนาตนเอง และการพัฒนาทีมงาน

การเรียนรู้ผ่านช่องทางออนไลน์เป็นทางเลือกที่ดีมากในช่วงนี้ เมื่อธุรกิจและโอกาสต่าง ๆ กลับมา เราก็จะมีสุขภาพร่างกายและจิตใจที่แข็งแรง อีกทั้งความสามารถที่พร้อมยิ่งขึ้นต่อทุกความท้าทาย สนใจข้อมูลการพัฒนาตนเองทางออนไลน์ ดูข้อมูลได้ที่ https://www.aclc-asia.com/virtual-training