บริษัทไม่ออกหนังสือรับรองการทำงานได้หรือไม่ ?

คอลัมน์ : SD Talk
ผู้เขียน : ธำรงศักดิ์ คงคาสวัสดิ์
https://tamrongsakk.blogspot.com

ปกติเมื่อพนักงานลาออกจากงาน บริษัทก็มักจะออกหนังสือรับรองการทำงาน (ภาษาคนทำงานจะเรียกว่า “ใบผ่านงาน”) ไว้เป็นหลักฐานสำหรับพนักงานคนนั้น ๆ ว่าเคยทำงานกับบริษัทตั้งแต่เมื่อไหร่ถึงเมื่อไหร่ และทำงานในตำแหน่งหน่วยงานไหน เพื่อที่พนักงานจะได้นำไปเป็นหลักฐานอ้างอิงในการไปสมัครงานในบริษัทแห่งใหม่ต่อไป

หลายบริษัทก็จะมีวิธีปฏิบัติอย่างเป็นมาตรฐานและเป็นระบบ คือเมื่อมีพนักงานพ้นสภาพ ฝ่ายบุคคลก็จะออกหนังสือรับรองการทำงานให้ โดยที่พนักงานไม่ต้องมาแจ้งหรือร้องขอ

แต่บางบริษัทก็ยังไม่ทำเป็นระบบอย่างที่ผมบอกมาข้างต้น คือต้องรอให้พนักงานมาร้องขอทางฝ่ายบุคคลเอง

ผมอยากจะเสนอแนะว่า ให้บริษัท (คือฝ่ายบุคคลนั่นแหละครับ) ออกหนังสือรับรองการทำงานให้กับพนักงานทุกครั้งเมื่อพนักงานพ้นสภาพ โดยไม่ต้องให้พนักงานมาร้องขอจะดีกว่า เพราะจะแสดงถึงความเป็นมืออาชีพ และบริษัทก็จะมีมาตรฐานในการทำงานที่ชัดเจนเป็นระบบ

มาถึงอีกเรื่องหนึ่งที่มักจะเป็นปัญหาที่ถามกันอยู่เสมอ ๆ เกี่ยวกับหนังสือรับรองการทำงานก็คือ….

ถ้าพนักงานพ้นสภาพไปแบบที่สร้างความเสียหายให้กับบริษัท หรือออกไปแบบ “จบไม่สวย” เช่น พนักงานทุจริตลักขโมยทรัพย์สินของบริษัทไปขายแล้วถูกจับได้ มีหลักฐานชัดเจนจนบริษัทต้องเลิกจ้าง

หรือลาออกแบบไม่เป็นไปตามระเบียบของบริษัท เช่น บริษัทมีระเบียบให้ยื่นใบลาออกล่วงหน้า 30 วัน แต่พนักงานยื่นใบลาออกวันนี้มีผลวันรุ่งขึ้นทันที โดยไม่สนใจกฎระเบียบใด ๆ ทั้งนั้น ฯลฯ

การพ้นสภาพจากพนักงานที่ไม่ปกติตามตัวอย่างข้างต้น เหล่านี้มักจะมีคำถามว่า ถ้าบริษัทไม่ออกหนังสือรับรองการทำงานให้จะผิดกฎหมายแรงงานหรือไม่ ?

เมื่อมีคำถามเหล่านี้ขึ้นมาเป็นกระทู้ในโลกออนไลน์ ก็มักจะมีคนเข้ามาตอบตามความรู้สึกของตัวเองแบบหลากหลาย เช่น ไม่ต้องออกหนังสือรับรองให้หรอก เพราะพนักงานทำผิดกฎระเบียบของบริษัท หรือบ้างก็ว่าไม่ต้องออกหนังสือรับรองให้หรอก เพราะพนักงานประพฤติตัวไม่ดีถูกเลิกจ้าง ไม่จำเป็นต้องออกหนังสือรับรองให้ ถ้าพนักงานอยากได้หนังสือรับรองการทำงานก็ให้ไปฟ้องศาลแรงงานเอาเอง

เรียกว่าตอบคำถามแบบแรงมาก็แรงไป หรือถ้าเป็นสายพิราบหน่อยก็อาจจะบอกว่าต้องออกหนังสือรับรองให้ทุกกรณีแหละ เพราะยังไงเขาก็เคยเป็นพนักงานของบริษัท

แล้วสรุปว่าตกลงบริษัทจะต้องออกหนังสือรับรองการทำงานให้กับพนักงานหรือไม่ และหลักเกณฑ์ที่ถูกต้องเป็นยังไงกันแน่ ?

ผมขอนำประมวลกฎหมายแพ่ง (ปพพ.) มาตรา 585 มาให้ท่านดู เพื่อจะได้เข้าใจหลักการที่ถูกต้องดังนี้นะครับ

ปพพ. มาตรา 585 “เมื่อการจ้างแรงงานสุดสิ้นลงแล้ว ลูกจ้างชอบที่จะได้รับใบสำคัญแสดงว่าลูกจ้างนั้นได้ทำงานมานานเท่าไร และงานที่ทำนั้นเป็นอย่างไร”

นี่จึงเป็นคำตอบที่ถูกต้องว่า บริษัทจะต้องออกหนังสือรับรองการทำงานให้กับพนักงานที่พ้นสภาพทุกกรณี ไม่ว่าพนักงานจะลาออกเอง ไม่ว่าจะโดยถูกต้องตามกฎระเบียบของบริษัทหรือไม่ก็ตาม หรือถูกบริษัทเลิกจ้าง ไม่ว่าจะด้วยสาเหตุใด ๆ หรือออกจากบริษัทไปด้วยสาเหตุใดก็ตาม

ซึ่งในหนังสือรับรองการทำงานก็ให้บริษัทระบุเพียงเรื่องหลัก ๆ ตามที่กฎหมายกำหนดไว้ เช่น พนักงานเข้าทำงานกับบริษัทเมื่อไหร่ถึงเมื่อไหร่ ทำงานในตำแหน่งงานอะไร หน่วยงานไหน เป็นต้น

ส่วนในกรณีที่พนักงานพ้นสภาพไปแบบไม่ดี บริษัทก็ไม่มีสิทธิจะไประบุรายละเอียดไว้ในหนังสือรับรองการทำงาน ว่า “ได้ลาออกไปอย่างไม่ถูกต้องตามระเบียบของบริษัท” หรือ “บริษัทเลิกจ้างพนักงานเนื่องจากพนักงานทุจริต….” ฯลฯ อะไรทำนองนี้นะครับ เพราะจะไม่เป็นไปตามกฎหมายที่กำหนดไว้

คราวนี้ผมหวังว่าเราคงเข้าใจเรื่องนี้ตรงกันแล้วนะครับ