บริหารบัญชีธุรกิจอย่างไร ? เงินทองไม่รั่วไหล

โดย พรรณวลัย อินทราพิเชฐ ธนาคารทหารไทย

ผู้ประกอบการหลายรายมีข้อสงสัยว่า ทุกวันนี้การค้าขายก็คล่องตัวดี มีเงินหมุนเวียนเข้า-ออกสม่ำเสมอ แต่ไม่รู้เงินทองหายไปไหนหมด เมื่อสอบถามถึงความเคลื่อนไหวของบัญชีกิจการ น่าแปลกใจที่ว่า SMEs ส่วนใหญ่ไม่ได้ใส่ใจทำบัญชีอย่างจริงจังนัก ทั้งที่การทำบัญชีไม่ต่างจากการส่อง “กระจก” ที่สะท้อนสถานะการเงินที่แท้จริงของธุรกิจ

คำแนะนำที่มีให้กับ SMEs คือ รายใดที่ยังไม่มีบัญชีธุรกิจ ควรลงมือทำด้วยการเริ่มต้นบันทึกรายรับ-รายจ่ายตั้งแต่วันนี้ ส่วนรายใดที่ทำบัญชีเป็นนิสัย ถือเป็นวินัยทางการเงินที่ดีที่ควรรักษาและทำให้ได้อย่างต่อเนื่อง แต่ควรตรวจสอบสักนิดว่า คุณทำบัญชีธุรกิจถูกต้องแล้วหรือยัง ?

ก่อนอื่นต้องทำความเข้าใจก่อนว่า เงินทุนที่ใช้ในการทำธุรกิจ ไม่ใช่เงินก้อนเดียว หรือกระเป๋าเดียวกับเงินส่วนตัวที่ SMEs จะใช้จ่ายได้สบายมือ จำไว้ว่า “เงินส่วนตัว” กับ “เงินทุนในการประกอบกิจการ” ต้องแยกจากกันอย่างเด็ดขาด รวมทั้งแยกบัญชีอย่างชัดเจนด้วย หากนำมาปะปนกัน SMEs จะไม่รู้เลยว่า ตนเองนั้นมีรายรับ-รายจ่าย หรือมีผลกำไรหรือต้นทุนของธุรกิจที่แท้จริงเป็นเช่นไร

ดังนั้น SMEs ควรเปิดบัญชีธุรกิจเป็นอันดับแรก และข้อต่อมา SMEs ควรกำหนดเงินเดือนให้กับตนเอง เพื่อที่จะได้นำเงินก้อนนั้นไปใช้จ่ายในกิจส่วนตัว โดยให้ถือว่าเงินเดือนของ SMEs เป็นค่าใช้จ่ายในกิจการ จะได้ง่ายต่อการลงบันทึกรายการทางบัญชี รวมถึงการบริหารจัดการกระแสเงินสดของธุรกิจ เพราะการซื้อขายไม่ได้จำกัดอยู่ในรูปของเงินสดเสมอไป อาจเป็นรูปแบบของเครดิตด้วย ถึงแม้จะเป็นรายได้ แต่ก็สัมผัสจับต้องไม่ได้ ต้องรอเรียกเก็บเงินจากลูกค้า การทำบัญชีเป็นจึงช่วยให้ SMEs รู้ถึงสภาพคล่องของธุรกิจ หากติดขัดอันใดก็สามารถจัดการหมุนเงิน หรือนำเงินสำรองฉุกเฉินมาแก้ปัญหาเฉพาะหน้าได้ทันท่วงที

การที่เจ้าของธุรกิจใส่ใจบันทึกและตรวจสอบรายละเอียดบัญชีกิจการอย่างสม่ำเสมอ ยังอาจทำให้ค้นพบรูรั่วการไหลออกของเงิน เช่น กรณีพนักงานยักยอกหรือโกงเงินบริษัท ก็จะได้แก้ไขจัดการได้อย่างทันเวลา ทุนจะได้ไม่หาย กำไรจะได้ไม่หด การทำบัญชีจึงนับเป็นเครื่องมือที่ดีที่ช่วยป้องกันการเกิดทุจริตภายในองค์กรอย่างได้ผลทีเดียว

การทำบัญชีการเงินยังเชื่อมโยงไปถึงการเสียภาษีอากร ซึ่งเป็นเรื่องที่ SMEs ขยาดด้วยความเข้าใจผิด และมักจะสร้างธุรกรรมอันเป็นเท็จ หรือทำสองบัญชี เพื่อหลีกเลี่ยงการเสียภาษีหรือจ่ายภาษีให้น้อยที่สุด ทั้งที่ความเป็นจริง การทำบัญชีเดียวอย่างสุจริต ยื่นภาษีแบบตรงไปตรงมา โดยอาจวางแผนจ้างสำนักงานบัญชีมาช่วยตรวจสอบรายรับ-รายจ่ายในกิจการอย่างน้อยปีละครั้ง จะช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายได้มากกว่า เพราะต้นทุนในการเลี่ยงภาษีถือว่าสูงมาก ดีไม่ดีอาจถูกตรวจสอบภาษีย้อนหลัง และมีความผิดทางอาญาได้ ดังนั้นจะอุดเงินที่รั่วไหลตรงจุดนี้ ต้องจัดทำบัญชีอย่างโปร่งใสและวางแผนภาษีให้ถูกต้องตามกฎหมายภาษีอากรไว้ก่อนดีที่สุด

ที่สำคัญ การที่ผู้ประกอบการมีวินัยทำบัญชีรายรับ-รายจ่ายโดยละเอียดอย่างสม่ำเสมอ และมีเพียงบัญชีเดียว ยังจะได้รับการพิจารณาจากธนาคารในกรณีที่ยื่นขอวงเงินสินเชื่อด้วย แม้จะไม่มีหลักประกันมาค้ำ เพราะการเห็นกระแสเงินสดสะพัดชัดเจน ก็เป็นหลักฐานชั้นดีที่บ่งบอกถึงสภาพคล่องของธุรกิจ นอกจากนี้ยังจะได้รับสิทธิประโยชน์อีกมากมายจากทางภาครัฐ ที่ปัจจุบันได้ออกมาตรการต่าง ๆ มาช่วย SMEs ลดหย่อนภาระทางภาษี เพื่อผลักดันธุรกิจ SMEs เข้าสู่ระบบ ตามนโยบาย National e-Payment เพื่อขับเคลื่อนประเทศไทยไปสู่สังคมไร้เงินสด (cashless society)

เริ่มวางแผนการเงินให้เป็นระบบ และทำบัญชีกิจการให้ถูกต้องตั้งแต่วันนี้ เชื่อว่าจะช่วยให้ SMEs บริหารจัดการการเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพ และเป็นรากฐานที่ดีให้ธุรกิจเติบโตอย่างมั่นคงในอนาคต