Work From Home จัดทัพองค์กร-พนักงานผ่านวิกฤตไวรัส
หลังสถานการณ์ไวรัสโควิด-19 ในประเทศไทยเริ่มแพร่ระบาดเป็นวงกว้าง รัฐบาลจึงออก 6 มาตรการเข้ม ด้วยการสั่งปิดสถานบริการ, สถานบันเทิง, สถานศึกษา, ร้านนวดแผนโบราณ, โรงมหรสพ, ฟิตเนส, สปา 14 วัน ทั้งยังงดจัดอีเวนต์, คอนเสิร์ต พร้อมกับเลื่อนวันหยุดสงกรานต์ เพื่อไม่ให้มีการเคลื่อนย้ายคนจำนวนมาก เพื่อรักษาระยะ 2 ให้นานที่สุด จนหลายภาคส่วนเริ่มส่งสัญญาณขานรับกับมาตรการเร่งด่วนดังกล่าว เพื่อป้องกันการระบาดอย่างจริงจัง
“การรักษาระยะห่างทางสังคม” หรือ “social distancing” นับเป็นการช่วยลดการแพร่ระบาดของโควิด-19 ที่กำลังส่งผลกระทบต่อทุกชีวิตบนโลกอยู่ตอนนี้ หลาย ๆ องค์กรจึงออกนโยบาย work from home (ทำงานที่บ้าน) อย่างเร่งด่วน
การสื่อสารคือหัวใจสำคัญ
“ปุณยนุช ศิริสวัสดิ์วัฒนา” ผู้จัดการประจำประเทศไทย บริษัท โรเบิร์ต วอลเทอร์ส ประเทศไทย บอกว่า ทางบริษัทเริ่มให้พนักงานทุกคนทำงานที่บ้าน ตั้งแต่วันที่ 16 มีนาคม 2563 เรามีความพร้อมในการตั้งรับกับสถานการณ์ที่ต้องทำงานนอกสถานที่ในยามเกิดภัยพิบัติต่าง ๆ มานานแล้ว ทำให้เมื่อเกิดความจำเป็นต้องทำงานที่บ้านเนื่องจากไวรัสโควิด-19 เราจึงสามารถจัดการได้ตั้งแต่วันแรกที่รัฐประกาศขอความร่วมมือ
“เรามี business continuity plan (BCP) ที่ให้ความสำคัญกับการสื่อสารในองค์กรเป็นอันดับต้น ๆ เพราะการสื่อสารบอกให้พนักงานทุกคนเข้าใจไปทางเดียวกันเป็นเรื่องสำคัญ โดยผู้บริหารระดับสูงแต่ละประเทศต้องสื่อสารกับผู้บริหารระดับต่อมา และกระจายไปทั่วถึงทุก ๆ คนในองค์กร ผ่านการประชุม, อีเมล์ และการพูดคุยอย่างต่อเนื่อง โดยแผนนี้ใช้เช่นเดียวกันกับบริษัท โรเบิร์ต วอลเทอร์ส ในประเทศฟิลิปปินส์, มาเลเซีย อินโดนีเซีย”
“เรามีการใช้แท็บเลตในการทำงานมา 2 ปี และเปลี่ยนจากการใช้โทรศัพท์ตั้งโต๊ะเป็นระบบโทรศัพท์ ด้วยการโทรผ่านแอปพลิเคชั่นบนคอมพิวเตอร์ เมื่อพนักงานไปทำงานต่างสถานที่ ลูกค้าหรือผู้สมัครงานจะได้ใช้เบอร์ออฟฟิศในการติดต่อได้ เหตุผลที่เรามีแผน BCP มาหลายปี เพราะเราให้ความสำคัญกับความปลอดภัยของพนักงาน ผู้สมัครงานและลูกค้า ในเวลาที่มีวิกฤตต่าง ๆ เช่น ไฟไหม้ ภัยพิบัติทางธรรมชาติ บริษัทสามารถทำงานได้อย่างต่อเนื่อง และในเรื่องของไวรัสโควิด-19 เราพยายามเป็นองค์กรที่มีส่วนในการลดการติดต่อระหว่างกัน ซึ่งเป็นปัจจัยหลักที่ทุกคนต้องร่วมกัน”
LINE ให้พนักงานทำงานที่บ้าน
“กานต์ กิมสวัสดิ์” หัวหน้าฝ่ายทรัพยากรบุคคล LINE ประเทศไทย กล่าวว่านับตั้งแต่ที่เริ่มมีการระบาดของไวรัสโควิด-19 LINE ประเทศไทยได้จัดตั้งคณะทำงานดูแลสวัสดิการพนักงานช่วงวิกฤต เพื่อจัดเตรียมแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ และเราขานรับมาตรการป้องกันการแพร่ไวรัสโควิด-19 ตั้งแต่เนิ่น ๆ
“โดยก่อนหน้านี้เริ่มจากการทดลองทำงานที่บ้านในบางแผนก เพื่อดูว่ามีความท้าทายตรงไหนที่เป็นจุดต้องเตรียมความพร้อมมากขึ้น จากนั้นฝ่ายทรัพยากรบุคคลมีการจัดอบรมพนักงานทุกแผนก มีการจัดอบรมเตรียมความพร้อมพนักงานเพื่อให้ทำงานที่บ้านได้ต่อเนื่องไม่มีสะดุด โดยให้คำแนะนำ และเข้าใจถึงวิธีการใช้เทคโนโลยีและเครื่องมือการทำงานที่จะปรับเปลี่ยนไป รวมถึงออกนโยบายในการแนะนำและดูแลสวัสดิภาพ และความปลอดภัยของพนักงานในประเทศไทย”
“เรามีการร่วมมือกับโรงพยาบาลสมิติเวช ให้พนักงานไปตรวจฟรี ถ้าสงสัยว่าตนเองได้รับไวรัสโควิด-19 รวมถึงวางแผนป้องกันการดำเนินงานต่อเนื่องให้บริการไม่หยุดชะงักในกรณีที่รัฐบาลประกาศการแพร่ระบาดไวรัสโควิด-19 เข้าสู่ระยะที่ 3 หรือประกาศ lock down กรุงเทพฯ โดยเราพิจารณาปิดออฟฟิศยาวตลอดเดือนเมษายน”
“ชาญวุฒิ ลือชัยสิทธิ์” รองประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายการตลาด กล่าวเสริมว่าบริษัทให้ความสำคัญกับความปลอดภัยของพนักงานมากที่สุด การประกาศปิดสำนักงานเป็นการชั่วคราวเนื่องจากการระบาดของไวรัสโควิด-19 จะไม่กระทบกับการให้บริการ และการดำเนินธุรกิจแต่อย่างใด โดยการประชุมภายใน และภารกิจที่สำคัญอื่น ๆ จะสามารถดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพ โดยจะให้พนักงานเข้าร่วมจากระยะไกลผ่านระบบออนไลน์ที่มีแพลตฟอร์มไลน์เป็นเครื่องมือในการสื่อสารและสนับสนุนการทำงานทั้งหมด
“ที่สำคัญ เรามีการอบรมให้พนักงานทราบถึงหลักการทำงานที่บ้านอย่างมีประสิทธิภาพ นั่นคือการจัดเตรียมพื้นที่ทำงานที่บ้านให้เหมาะสม และสร้างบรรยากาศให้พร้อมทำงานเหมือนกำลังอยู่ในสำนักงาน กำหนดเวลาการทำงานให้ชัดเจน และปราศจากการรบกวนให้มากที่สุด โดยให้ตระเตรียมเครื่องมือในการทำงานให้พร้อม ทั้งคอมพิวเตอร์โน้ตบุ๊ก โทรศัพท์มือถือ สมุดจด ปากกา เป็นต้น นอกจากนั้น ยังต้องมีการอัพเดตการทำงานระหว่างทีมกันอย่างสม่ำเสมอในทุก ๆ วัน เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างราบรื่นไม่มีสะดุด”
“LINE มีพันธกิจ close the distance เชื่อมโยงผู้คน ข้อมูล และบริการให้เข้าถึงกันมากขึ้น ผ่านการให้บริการการสื่อสาร และข้อมูลที่ทรงประสิทธิภาพสำหรับชีวิตประจำวันของทุกคน โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ในวิกฤตการณ์เช่นนี้ เราพร้อมเสมอจะเป็นเครื่องมือสำคัญ และมีประสิทธิภาพที่เพิ่มความสะดวกสบายให้แก่บุคคล ภาคธุรกิจ และภาครัฐเพื่อที่คนไทยทุกคนจะก้าวผ่านช่วงเวลานี้ไปได้ ขอเพียงทุกคนปฏิบัติตามคำแนะนำอย่างเคร่งครัด”
“เอไอเอส” แบ่งทีมคู่ขนาน
“ปรัธนา ลีลพนัง” หัวหน้าคณะผู้บริหารกลุ่มลูกค้าทั่วไป บมจ.แอดวานซ์ อินโฟร์ เซอร์วิส หรือเอไอเอส กล่าวว่าเอไอเอสดำเนินการปฏิบัติในเรื่องการช่วยลดการแพร่ระบาดของไวรัสโควิด-19 ตามประกาศอย่างเคร่งครัด เตรียมความพร้อมในทุกช่องทาง วางแผนให้พนักงานทำงานที่บ้านได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้ธุรกิจเดินหน้าได้ต่อเนื่อง
ที่สำคัญ เอไอเอสดำเนินมาตรการตามแผน BCP-business continuity plan ในช่วงการระบาดของไวรัสโควิด-19 เพื่อให้การปฏิบัติงานในทุกส่วนเป็นไปอย่างต่อเนื่องไม่หยุดชะงักเพื่อลดความเสี่ยงการแพร่ระบาดสู่ส่วนรวม โดยมีกระบวนการดังนี้
หนึ่ง แบ่งทีมพนักงานที่สามารถทำงานทดแทนซึ่งกันและกันในทุกส่วนงาน ไม่ว่าจะเป็นทีมวิศวกร ทีมบริการลูกค้า ทีมโอเปอเรชั่น ฯลฯ โดยเบื้องต้นเราแบ่งออกเป็น 2 ทีมอย่างน้อย ด้วยการทำงานคู่ขนาน และสอดรับกัน เพื่อให้การปฏิบัติงานเดินหน้าอย่างต่อเนื่อง โดยใช้เทคโนโลยีและแพลตฟอร์มดิจิทัลเข้ามาช่วยในการทำงานอย่างไร้รอยต่อ
สอง ดำเนินการจัดแบ่งพนักงานบางส่วนเข้าทำงานในพื้นที่ทดแทน รวมถึงมีการฝึกซ้อมแผนเผชิญเหตุอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้เกิดความพร้อมต่อการรับมืออย่างราบรื่น และไม่กระทบกับการให้บริการลูกค้า
สาม นำ digital platform เข้ามาประยุกต์ใช้เพื่อให้การทำงานทุกด้านไม่หยุดชะงัก เช่น การสัมภาษณ์พนักงานใหม่ผ่านวิดีโอ (VDO conference) รวมถึงระบบการเข้าถึงคอมพิวเตอร์ หรือเครือข่ายจากระยะทางไกล (remote access)
สี่ ย้ำเรื่องการดูแลสุขอนามัยของพนักงานเอไอเอส, ตัวแทนจำหน่าย, ช่างติดตั้ง AIS Fibre อย่างเคร่งครัด รวมถึงจัดอบรมให้ความรู้ และวิธีการป้องกันเกี่ยวกับเชื้อไวรัสโควิด-19 โดยทีมแพทย์ผู้เชี่ยวชาญ พร้อมทั้งขยายกรมธรรม์ประกันชีวิต COVID-19 อีก 1 ปี เพื่อให้พนักงานทุกคนทุกระดับ รวมทั้งตัวแทนจำหน่าย และพาร์ตเนอร์โดยไม่มีค่าใช้จ่าย
จึงนับเป็นพลังความสามัคคีของหลายคนในองค์กรที่ต้องการช่วยให้ “คน” ในประเทศไทยสามารถฝ่าฟันวิกฤตครั้งนี้ไปให้ได้ในระยะยาว