การบริหารคนยุค New Normal

คอลัมน์ เอชอาร์คอร์เนอร์

โดย ธำรงศักดิ์ คงคาสวัสดิ์ http://tamrongsakk.blogspot.com

คำที่มากับ COVID-19 คือ คำว่า new normal หรือจะเรียกว่า วิถีใหม่ ก็ได้นะครับ หมายถึงเมื่อเกิดไวรัสระบาดในครั้งนี้แล้วจะเกิดความเปลี่ยนแปลงขนานใหญ่ที่เปลี่ยนแปลงวิถีชีวิตของคนในทุกภาคส่วนไปจากเดิมมากมายหลายอย่าง

ถ้าจะถามว่าแล้วในการบริหารคนล่ะ จะมีการปรับเปลี่ยนวิถีใหม่ หรือ new normal ในองค์กรเป็นยังไง ในมุมมองผมก็ตอบได้ว่า ผมมีความเห็นอย่างนี้ครับ

1.องค์กรควรมุ่งเน้นผลงาน (output) แทนที่จะมา focus กับการลงเวลามาทำงาน โดย HR ต้องทบทวนตำแหน่งงาน และหน่วยงานต่าง ๆ ว่า ตำแหน่งและหน่วยงานใดที่จะ work from home ได้บ้าง, หน่วยงานไหนที่ยังจำเป็นต้องมาทำงานที่บริษัท ซึ่งส่วนมากมักจะเป็นงานที่จะต้องมาใช้เครื่องไม้เครื่องมือในที่ทำงาน เช่น ในโรงงาน พร้อมทั้งกำหนดวิธีการวัดผลงานตามลักษณะงานให้ชัดเจน

2.หา software ที่เหมาะสมเพื่อสนับสนุนการทำงาน ไม่ว่าจะเป็น software สำหรับการ work from home หรือ software ที่ใช้ในการสื่อสารระหว่างพนักงานในการประสานงาน รวมถึงมีการวางมาตรการในการสื่อสารสั่งการของแต่ละหน่วยงาน ว่าใครจะเป็น contact person เมื่อเกิดเหตุเร่งด่วนฉุกเฉิน

3.องค์กรจะต้องค้นหาว่าตำแหน่งใดเป็น key position และพนักงานคนไหนบ้างที่เป็น key person พร้อมทั้งต้องทำผังทดแทน (succession plan) ในกรณีที่พนักงานที่เป็น key person ติดเชื้อหรือไม่สามารถปฏิบัติงานได้ ใครจะเป็นคนทำงานแทนได้ พร้อมทั้งต้องมีแผนการพัฒนาพนักงาน individ-ual development plan-IDP) ที่ถูกวางตัวให้เป็นทายาท (successor) รวมถึงมีการติดตามผลการพัฒนาให้ชัดเจน

4.องค์กรต้องทำ layout สถานที่ทำงานใหม่ ให้สอดคล้องกับยุค COVID-19 เพื่อป้องกันหรือลดการติดเชื้อ

5.ปรับเปลี่ยนรูปแบบการติดต่อประสานงานภายในองค์กร โดยการวางแนวปฏิบัติให้ชัดเจนว่าจะมีกฎเกณฑ์อย่างไรบ้าง ดังนี้

5.1 กรณีพนักงานจะต้องเดินทางไปติดต่องานต่างประเทศแล้วกลับมาประเทศไทย

5.2 กรณีพนักงานจากต่างประเทศจะต้องมาติดต่องานในประเทศไทย

5.3 กรณีบุคคลภายนอกเข้ามาติดต่องานในหน่วยงานต่าง ๆ จะต้องมีจุดพักรอตรงไหน หรือมีการสกรีนบุคคลภายนอกแบบไหนยังไง

6.การดูแล facility ส่วนกลางให้ปลอดเชื้อ และมีความสะอาดเพิ่มขึ้น เช่น ห้องอาหาร canteen), ห้องออกกำลังกาย (fitness), ห้องประชุม, จุดรับแขก, สภาพแวดล้อมในสถานที่ทำงาน ฯลฯ

7.ต้องทบทวนผังองค์กร และอัตรากำลังใหม่ โดยพิจารณาว่าหน่วยงานไหนควรจะมีอัตรากำลังเท่าเดิม หน่วยงานไหนจะลดอัตรากำลังลงได้ งานใดที่สามารถ outsource ได้ ซึ่งจะรวมไปถึงการวิเคราะห์งาน (job analysis) ในตำแหน่งต่าง ๆ ใหม่อีกครั้งหนึ่งให้เหมาะสมกับสถานการณ์ในปัจจุบัน

8.ปรับปรุงกระบวนการสรรหาว่าจ้าง สำหรับเรื่องนี้บางองค์กรอาจจะมีระบบรองรับอยู่แล้ว แต่สำหรับองค์กรที่ยังไม่มีก็คงจะต้องเริ่มคิดวางระบบเกี่ยวกับการสรรหาว่าจ้าง ดังต่อไปนี้

8.1 การรับสมัครโดยกรอกใบสมัครผ่านหน้าเว็บไซต์ของบริษัท

8.2 การทดสอบความสามารถเบื้องต้นของผู้สมัครผ่านหน้าเว็บไซต์ของบริษัท

8.3 การให้ผู้สมัครงานส่งคลิปแนะนำตัวเองและประวัติการทำงานมาทางเว็บไซต์ของบริษัท

8.4 การสัมภาษณ์ทางออนไลน์

9.ปรับปรุงกระบวนการประเมินผลการปฏิบัติงาน โดยการหา software มาใช้ในการประเมินผลการปฏิบัติงาน องค์กรควรจะต้องลด หรือยกเลิกการประเมินผลการปฏิบัติงานแบบกระดาษเพื่อให้หัวหน้าผู้ประเมินสามารถประเมินผลการปฏิบัติงานลูกน้องได้ทุกแห่ง เช่น เป็นแอปพลิเคชั่นการประเมินผลงานผ่านมือถือ หรือประเมินในโน้ตบุ๊กที่บ้านก็ได้

10.ปรับรูปแบบการจัดการฝึกอบรมให้เหมาะสม เช่น บางหลักสูตรอาจจะใช้การฝึกอบรมแบบออนไลน์ (ซึ่งมักจะเหมาะกับการสอนแบบบรรยายทางเดียว) แต่ถ้าเป็นหลักสูตรฝึกอบรมที่จะต้องลงมือปฏิบัติ หรือมี workshop ก็ต้องจัดให้มีพนักงานเข้าอบรมไม่มากนัก มีการนั่งห่างกันในระยะที่เหมาะสม สวมหน้ากากอนามัยในระหว่างการอบรม ทำความสะอาดสถานที่ฝึกอบรมเพื่อลดการแพร่เชื้อโรค ฯลฯ

จากที่ผมกล่าวมาข้างต้นนี้ คงจะเป็นโจทย์สำคัญสำหรับ HR ที่จะต้องเป็น change agent สำคัญที่จะเสนอแนะให้ไอเดียกับฝ่ายบริหารในการปรับตัวเพื่อเข้าสู่ new normal หรือวิถีใหม่ขององค์กร ซึ่งเชื่อว่าจะทำให้ท่านเกิดไอเดียในการนำไปปรับใช้ในงานกันบ้างแล้วนะครับ