HR ต้องรู้ ! ข้อมูลพนักงานแบบไหน ที่ควรระวัง

https://unsplash.com/photos/hpjSkU2UYSU

 ในทุกการสมัครงาน และการเริ่มต้นการทำงาน สิ่งที่ต้องเตรียมจากฝั่งตัวพนักงานเอง คือเรื่องของข้อมูลส่วนตัว ที่เมื่อส่งต่อให้กับทางบริษัทแล้ว จะถือว่าเป็นข้อมูลส่วนบุคคล ที่ทางบริษัทจะเป็นผู้ดูแล ในข้อมูลนั้นๆ  ฉะนั้น สำหรับฝ่ายทรัพยากรบุคคล หรือ HR ต้องมีการเตรียมพร้อม ในการเก็บรวบรวมข้อมูลพนักงาน ไม่ว่าจะเป็น ชื่อ ที่อยู่ หลักฐานด้านการศึกษา ข้อมูลทะเบียนบ้าน บัตรประชาชน สลิปเงินเดือน สัญญาจ้าง หรือแม้กระทั่งข้อมูลส่วนบุคคลที่มีความอ่อนไหว (Sensitive Personal Data) ก็ตาม ซึ่งทั้งหมดถือเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับ HR ที่ทุกองค์กรต้องรีบดำเนินการจัดการตามข้อกำหนดของ PDPA

PDPA เกี่ยวข้องอย่างไร กับข้อมูลพนักงาน ?

PDPA ย่อมาจาก Personal Data Protection Act 2012 เป็นตัว พ.ร.บ. กฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล มีผลบังคับใช้กับทุกองค์กรและหน่วยงาน หรือแผนกงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูล ดังนั้นฝ่าย HR จะเป็นฝ่ายที่รวบรวม และจัดเก็บข้อมูลพนักงานทั้งบริษัทเลยก็ว่าได้

ฉะนั้น การรวบรวมจัดการ และจัดเก็บข้อมูลด้วย PDPA เป็นอีกหนึ่งวิธีการทำงานของ HR ที่ควรดำเนินการให้เป็นไปตามข้อกำหนดของ พ.ร.บ. เอาไว้อย่างชัดเจน

ประเภทของข้อมูลพนักงาน

-ข้อมูลส่วนบุคคล เป็นข้อมูลรายละเอียดทั่วไป อาทิเช่น ชื่อ สกุล อายุ เลขบัตรประจำตัวประชาชนสิบสามหลัก ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ ฯลฯ

-ข้อมูลอ่อนไหว  เป็นข้อมูลที่ระบุตัวบุคคลได้เฉพาะเจาะจงมากขึ้น เช่น เชื้อชาติ ความคิดเห็นทางการเมือง ศาสนา พฤติกรรมทางเพศ ประวัติอาชญากรรม ข้อมูลสุขภาพ ข้อมูลสหภาพแรงงาน ข้อมูลพันธุกรรม ข้อมูลชีวภาพ (face ID, ลายนิ้วมือ) ฯลฯ

*ข้อมูลอ่อนไหวห้ามมิให้เก็บรวบรวม โดยไม่ได้รับความยินยอมโดยชัดแจ้งจากเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล

ข้อควรระวังในการจัดเก็บข้อมูลพนักงาน !

-ให้ปฏิบัติตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล

บริษัทต้องมีการกำหนดนโยบาย หรือแนวทางการปฏิบัติงาน และเตรียมพร้อมด้านอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องต่อการจัดเก็บข้อมูลต่างๆ ให้สามารถปฏิบัติได้ตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลอย่างเคร่งครัด

-การจัดการข้อมูลพนักงาน

อย่างที่รู้กันว่า ยิ่งบริษัทใหญ่แค่ไหน ด้านข้อมูลก็จะมีเยอะมากขึ้นเท่า หากไม่มีการวางแผนการจัดการให้เป็นระบบ ก็จะขาดประสิทธิภาพด้านการทำงาน และเมื่อต้องการดึงข้อมูลมาใช้ก็อาจเกิดการรั่วไหลได้ ฉะนั้นจำเป็นจะต้องมีระบบจัดเก็บที่ดี มีการจัดการ วิเคราะห์ และดูแลอย่างมีมาตรฐาน

-การป้องกันข้อมูลส่วนบุคคล

เรื่องการป้องกันข้อมูล และเก็บเป็นความลับ ถือเป็นเรื่องสำคัญอันดับหนึ่งของฝ่ายทรัพยากร HR เลย บริษัทควรที่จะต้องมีการป้องกันข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานไม่ให้รั่วไหล ถูกละเมิด หรือถูกโจมตี ต้องดูแลและป้องกันระบบ และข้อมูลบุคคลไม่ต่างกับข้อมูลของลูกค้า