การขับเคลื่อนการใช้ระบบ e-Document แก่หน่วยงานราชการ

สำนักงานขับเคลื่อนการปฏิรูปประเทศ ยุทธศาสตร์ชาติ และการสร้างความสามัคคีปรองดอง (สำนักงาน ป.ย.ป.) เป็นพันธมิตรร่วมสร้างความเป็นไปได้เพื่อการขับเคลื่อนและยกระดับประเทศสู่เป้าหมายตามยุทธศาสตร์ชาติ (To be the partnership for change) หรืออาจเรียกได้ว่าเป็นเพื่อนร่วมคิดมิตรร่วมทำเพื่อร่วมสร้างอนาคตไทย สำนักงาน ป.ย.ป. จะทำหน้าที่จุดประกาย สนับสนุน และช่วยเหลือในการขับเคลื่อนภารกิจของหน่วยงานต่าง ๆ ให้สอดคล้องกับยุทธศาสตร์ชาติ 20 ปี เป็นหน่วยงานที่มีหน้าที่สอบทานผลสัมฤทธิ์และขับเคลื่อนประเด็นการปฏิรูปประเทศ โดยเข้าไปช่วยทำให้การดำเนินการรวดเร็วขึ้นได้ หรือหากติดขัดปัญหาอุปสรรคประการใด สำนักงาน ป.ย.ป. มีหน้าที่หาแนวทางในการแก้ไข เปรียบเสมือนเป็นยาแนว และหน่วยเคลื่อนที่เร็วในการดำเนินการ

ปัจจุบัน เทคโนโลยีดิจิทัลได้พัฒนาแบบก้าวกระโดด ส่งผลให้รูปแบบการใช้ชีวิตและการทำงานของผู้คนเปลี่ยนแปลงไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งในภาคธุรกิจที่มีการนำเทคโนโลยีดิจิทัลสมัยใหม่เข้ามาใช้ในการบริหารงาน ภาครัฐจึงต้องนำเทคโนโลยีดิจิทัลมาใช้เพื่อปรับรูปแบบและวิธีการบริหารราชการแผ่นดินและ
บูรณาการการทำงานของหน่วยงานของรัฐเข้าด้วยกัน เพื่อพัฒนาระบบการบริหารจัดการภาครัฐ ยกระดับงานบริการประชาชนสู่ความเป็นเลิศ และตอบสนองความต้องการของผู้รับบริการอย่างสะดวก รวดเร็ว และโปร่งใส

โดยรัฐบาลได้ประกาศที่จะเข้าสู่การเป็นรัฐบาลดิจิทัล หรือ Digital Government แต่ว่าการประกาศนั้นยังไม่เกิดผลสัมฤทธิ์ขึ้น นอกจากจะได้มีการลงมือปฏิบัติอย่างจริงจังในทุกหน่วยงานราชการ สิ่งสำคัญที่จะต้องเกิดขึ้นพร้อมกับการเป็นรัฐบาลดิจิทัลคือ การเตรียมระบบข้อมูลต่าง ๆ ได้แก่ ระบบข้อมูลสารสนเทศ ที่จะต้องมีการบูรณาการเชื่อมโยงเข้าด้วยกันและมีการบริหารจัดการอย่างเป็นระบบ เช่น ระบบข้อมูลที่เกี่ยวกับระบบสารบรรณ ระบบการบริหารจัดการบุคลากร ระบบการบริหารจัดการพัสดุ ระบบการบริหารการเงินการคลังการงบประมาณ เป็นต้น จึงจะเกิดความเป็นรัฐบาลดิจิทัลขึ้นได้ตามที่รัฐบาลตั้งใจไว้

ซึ่งการเป็นรัฐบาลดิจิทัลปรากฏอยู่ในแผนการปฏิรูปประเทศด้านการบริหารราชการแผ่นดิน และเป็นบทบังคับอย่างหนึ่งในรัฐธรรมนูญแห่งราชอาณาจักรไทย ที่ต้องการให้ระบบราชการมีความทันสมัย เจริญก้าวหน้า ประหยัด รวดเร็ว และอำนวยความสะดวกให้แก่ประชาชนมากที่สุด การเป็นรัฐบาลดิจิทัลจะต้องมีความพร้อมในหลาย ๆ ด้าน และที่สำคัญที่สุดคือ ระบบสารบรรณ ระบบการจัดเก็บเอกสารต่าง ๆ หรือระบบ e-Document เนื่องจากงานสารบรรณ หรือการจัดทำหนังสือราชการ เป็นงานที่เจ้าหน้าที่คุ้นชินกับการทำงานด้วยกระดาษ ลงนามลายมือชื่อด้วยปากกา แต่ในปัจจุบันสังคมโลกเปลี่ยนไปมาก และหน่วยงานราชการยังมีการเปลี่ยนแปลงในเรื่องนี้ค่อนข้างช้า การขับเคลื่อนระบบ e-Document คือการทำให้หนังสือราชการมาดำเนินการในระบบดิจิทัลได้อย่างเต็มรูปแบบ หากทุกหน่วยงานราชการมีระบบ e-Documentก็จะนำไปสู่การเป็นรัฐบาลดิจิทัลที่สมบูรณ์แบบได้ต่อไป

สำนักงาน ป.ย.ป. เล็งเห็นถึงความสำคัญในการปรับเปลี่ยนรูปแบบในการทำงานเพื่อรองรับการเป็นรัฐบาลดิจิทัล จึงได้ดำเนินการเสนอเรื่องถึงนายกรัฐมนตรีเพื่อเห็นชอบแนวทางในการขับเคลื่อนการใช้ระบบ e-Document ผ่าน e-Service Catalog ของ สำนักงาน ป.ย.ป. โดยนายกรัฐมนตรีได้เห็นชอบในหลักการและได้มอบหมายให้ สำนักงาน ป.ย.ป. เป็นผู้ประสานงานในการขับเคลื่อนการเป็นรัฐบาลดิจิทัล

โดยร่วมกับสำนักงานคณะกรรมการพัฒนาระบบราชการ (สำนักงาน ก.พ.ร.) สำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล (องค์การมหาชน) (สพร.) สำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (สพธอ.) ศูนย์เทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกส์และคอมพิวเตอร์แห่งชาติ (NECTEC) กระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม จัดตั้งคณะทำงานเพื่อสนับสนุนการขับเคลื่อนการใช้ระบบ e-Document แก่หน่วยงานราชการ (คณะทำงานฯ) และมีข้อสั่งการให้ขับเคลื่อนแนวทางดังกล่าวให้ได้ผลเป็นรูปธรรมและมีประสิทธิภาพตามที่ควรเป็นอย่างเร่งด่วนและ ได้ดำเนินการประชุมคณะทำงานเพื่อสนับสนุนการขับเคลื่อนการใช้ระบบ e-Document แก่หน่วยงานราชการ ตามที่นายกรัฐมนตรีได้เห็นชอบในหลักการแนวทางการขับเคลื่อนการใช้ระบบ e-Document ผ่าน e-Service Catalog และเร่งดำเนินการตามแนวทางให้เป็นรูปธรรมและมีประสิทธิภาพ

โดยคณะทำงานฯ ได้กำหนดแนวทางการขับเคลื่อนการใช้ระบบ e-Document แก่หน่วยงานราชการ ประกอบด้วย (1) ยืนยันให้มีคณะทำงานร่วมกันเพื่อขับเคลื่อนประเด็นดังกล่าว รวมถึงการจัดทำบันทึกความร่วมมือ และริเริ่มให้มีการประชาสัมพันธ์การขับเคลื่อนการใช้ระบบ e-Document โดยเร็ว (2) การกำหนดหน่วยงานนำร่องขับเคลื่อนการใช้ระบบ e-Document โดยกำหนดกระทรวงการอุดมศึกษา วิทยาศาสตร์ วิจัยและนวัตกรรม (อว.) ซึ่งมีความพร้อมเป็นหน่วยงานนำร่องแรก (3) การประเมินข้อจำกัดต่าง ๆ ให้เกิดการใช้ระบบ e-Document อาทิ การตรวจสอบการใช้จ่ายงบประมาณ การจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุ และการพิจารณาคดีของศาล (4) การกำหนดแผนการดำเนินงานขับเคลื่อนแนวทางการขับเคลื่อนการใช้ระบบ e-Document ผ่าน e-Service Catalog

ในด้านการตรวจสอบการใช้จ่ายงบประมาณ ของสำนักงานการตรวจเงินแผ่นดิน (สตง.) และการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ ของกรมบัญชีกลาง (บก.) คณะทำงานฯ เข้าหารือแนวทางการลดข้อจำกัดต่าง ๆ ให้เกิดการใช้ระบบ e-Document ได้อย่างแท้จริง กับ สตง. และ บก. โดยเฉพาะการตรวจสอบการใช้จ่ายงบประมาณ และการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุด้วยการใช้ระบบ e-Document เพื่อสร้างความชัดเจนและความมั่นใจแก่หน่วยงานภาครัฐ ผลการการหารือดังกล่าว สตง. ได้ยืนยันว่าปัจจุบันเป็นหนึ่งในหน่วยงานรัฐที่มีการใช้ระบบ e-Document ในการดำเนินงานภายในอย่างเต็มรูปแบบ รวมทั้งจัดทำระบบ e-Audit ซึ่งเป็นแนวทางการใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์มาช่วยในการพัฒนากระบวนการตรวจเงินแผ่นดิน เพื่อให้หน่วยงานรัฐส่งข้อมูลให้ สตง. ตรวจสอบในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ต่อไป

นอกจากการหารือหน่วยงานที่เกี่ยวข้องเพื่อลดข้อจำกัดต่าง ๆ แล้ว เพื่อประชาสัมพันธ์ สร้างความร่วมมือ สร้างความตระหนักรู้ เสริมความเข้าใจในการขับเคลื่อนการใช้ระบบ e-Document แก่หน่วยงานราชการ สำนักงาน ป.ย.ป. จึงได้จัดการประชุมเชิงปฏิบัติการ “อีกก้าวสู่การเป็นรัฐบาลดิจิทัลด้วยระบบ e-Document” พร้อมพิธีลงนามบันทึกความร่วมมือการขับเคลื่อนการใช้ระบบ e-Document แก่หน่วยงานราชการ เมื่อศุกร์วันที่ 30 กันยายน 2565 ณ โรงแรมเดอะ สุโกศล กรุงเทพฯ

โดยสำนักงาน ป.ย.ป. ได้เชิญผู้แทนหน่วยงานราชการจากทุกกระทรวงเข้าร่วมประชุม รวมผู้เข้าร่วมจำนวนทั้งสิ้น 319 คน และได้มีการลงนามบันทึกความร่วมมือการการขับเคลื่อนการใช้ระบบ e-Document ของ 7 หน่วยงาน ประกอบด้วย สำนักงาน ป.ย.ป. สำนักงาน กพร. กระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม (ดศ.) กระทรวง อว. สพธอ. NECTEC และ สพร. ซึ่งมีวัตถุประสงค์ เพื่อร่วมกันขับเคลื่อนให้มีหน่วยราชการเป็นหน่วยงานนำร่องที่มีการใช้ระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document) โดยการสร้างเอกสารราชการแบบดิจิทัล ผ่านแบบฟอร์มมาตรฐานในระบบดิจิทัล (Digital Form) ที่ช่วยอำนวยความสะดวกในการสร้างหนังสือราชการ การแนบไฟล์เอกสารประกอบประเภทต่าง ๆ การเห็นชอบ อนุมัติ อนุญาต ตลอดจนการสั่งราชการในรูปแบบต่าง ๆ โดยมีการลงนามผ่านระบบการเข้ารหัสและลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) นำร่องมาสู่ การใช้ระบบ e-Document ในปีงบประมาณ พ.ศ. 2566 และขยายผลสู่การปรับใช้ให้ครบทุกหน่วยงานภาครัฐอื่น ๆ ต่อไป

รวมทั้งในการประชุมดังกล่าวมีการแถลงข่าวร่วมกับ สตง. และ บก. เพื่อยืนยันว่าการตรวจสอบการดำเนินงานของหน่วยงานของ สตง.และการตรวจสอบการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุการตรวจสอบด้านการเงิน การตรวจสอบรายได้ ของ บก. ไม่จำเป็นต้องมีเอกสารในรูปแบบกระดาษ โดยการดำเนินการผ่านระบบ e-Document จะเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงานแก่ทั้งหน่วยงานตรวจสอบและหน่วยงานรับการตรวจสอบด้วย นอกจากนี้ การประชุมยังมีกิจกรรม Workshop แนะนำ และทดลองใช้ระบบ e-Document โดยผู้แทนจาก สพร. สพธอ. และ NECTEC และการเสวนา “อีกก้าวสู่การเป็นรัฐบาลดิจิทัลด้วยระบบ e-Document” เพื่อนำไปสู่การขับเคลื่อนการใช้งานระบบ e-Document ในภาครัฐต่อไป โดยได้รับความสนใจจากหน่วยงานภาครัฐที่เข้าร่วมการประชุมในการตั้งต้นการนำระบบ e-Document ไปปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานภาครัฐ ทั้งนี้สำนักงาน ป.ย.ป. ได้เปิดช่องทางผ่านระบบรับเรื่องร้องเรียน ของสำนักงาน ป.ย.ป. (petition.sto.go.th) เพื่อให้หน่วยงานที่สนใจแจ้งความจำนงผ่านระบบดังกล่าวมายัง สำนักงาน ป.ย.ป. ในการดำเนินการประสานความร่วมมือกับหน่วยงาน สพร. สพธอ. และ NECTEC (e-Service Catalog) ต่อไป

ในปีงบประมาณ พ.ศ. 2566 สำนักงาน ป.ย.ป. ได้ดำเนินการจัดทำแผนการขับเคลื่อนการใช้ระบบ e-Document ผ่าน e-Service Catalog เพื่อขับเคลื่อนการดำเนินงานฯ แก่หน่วยงานนำร่อง ประกอบด้วย

1. กระทรวงการอุดมศึกษา วิทยาศาสตร์ วิจัยและนวัตกรรม

สํานักงาน ป.ย.ป. ได้ขับเคลื่อนการใช้ระบบ e-Document ให้กับกระทรวง การอุดมศึกษา วิทยาศาสตร์ วิจัยและนวัตกรรม (กระทรวง อว.) โดยผ่านคณะทำงานขับเคลื่อนการใช้ e-Document ระดับกระทรวง ซึ่งสรุปสถานะข้อมูลการใช้ระบบ e-Document ของหน่วยงานและสถาบันอุดมศึกษาในสังกัดกระทรวง อว. จำนวน 144 แห่ง พบว่า (1) หน่วยงานและสถาบันอุดมศึกษาที่ยังไม่มีการใช้ระบบ e-Document จำนวน 116 แห่ง (2) หน่วยงาน และสถาบันอุดมศึกษาที่ใช้ระบบ e-Document แล้ว จำนวน 28 แห่ง นอกจากนี้ กระทรวง อว. ได้ผลักดันให้มีการจัดทำ Thai University Certification Authority Consortium โดยมหาวิทยาลัย ขอนแก่น ซึ่งจะมีการขยายผลการดำเนินการรับรองลายมือชื่อที่มีความน่าเชื่อถือ (Certification Authority: CA) ไปยังมหาวิทยาลัยทุกแห่งในสังกัดกระทรวง อว. ต่อไป

2. หน่วยงานในสังกัดสำนักนายกรัฐมนตรี

สำนักงาน ป.ย.ป. ได้ร่วมกับสำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล (องค์การ มหาชน) ขับเคลื่อนการใช้ระบบ e-Document ให้แก่หน่วยงานภายใต้สังกัดสำนักนายกรัฐมนตรีแล้ว จำนวน 4 แห่ง ได้แก่ สำนักงานปลัดสำนักนายกรัฐมนตรี สำนักเลขาธิการนายกรัฐมนตรี สำนักงานคณะกรรมการนโยบายที่ดินแห่งชาติ และสำนักงานทรัพยากรน้ำแห่งชาติ ซึ่งส่งผลให้หน่วยงานมีแผนการดำเนินงานให้มีการใช้ระบบ e-Document และเริ่มมีการใช้ระบบ e-Document ภายในหน่วยงานแล้ว นอกจากนี้ สำนักงาน ป.ย.ป. ได้สํารวจการใช้ระบบ
e-Document ของหน่วยงานในสังกัดสำนักนายก รัฐมนตรี จำนวน 18 แห่ง และได้ประมวลผลข้อมูลดังกล่าว (เอกสารแนบ 3) สรุปได้ดังนี้

(1)  หน่วยงานที่มีการใช้ระบบ e-Document ที่ครบถ้วนสมบูรณ์แล้ว จำนวน 11 แห่ง ได้แก่ สำนักงาน ป.ย.ป. สำนักงานปลัดสำนักนายกรัฐมนตรี สำนักเลขาธิการคณะรัฐมนตรี สำนักงบประมาณ สำนักงานคณะกรรมการกฤษฎีกา สำนักงานคณะกรรมการข้าราชการพลเรือน สำนักงานคณะกรรมการพัฒนาระบบราชการ สำนักงานคณะกรรมการนโยบายที่ดินแห่งชาติ สำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองผู้บริโภค ศูนย์อำนวยการรักษาผลประโยชน์ของชาติทางทะเล และกรมประชาสัมพันธ์

(2)  หน่วยงานที่มีแผนการใช้ระบบ e-Document ที่ครบถ้วนสมบูรณ์ ภายในปีงบประมาณ พ.ศ. 2567 จำนวน 3 แห่ง ได้แก่ สำนักเลขาธิการนายกรัฐมนตรี สำนักงานสภาความมั่นคงแห่งชาติ และกองอำนวยการรักษาความมั่นคงภายในราชอาณาจักร

(3)  หน่วยงานยังไม่มีการใช้ระบบ e-Documen ที่ครบถ้วนสมบูรณ์ โดยเป็นเพียงระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ จำนวน 4 แห่ง ได้แก่ สำนักงานข่าวกรองแห่งชาติ สำนักงาน สภาพัฒนาการเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติ สำนักงานคณะกรรมการส่งเสริมการลงทุน และสำนักงานทรัพยากรน้ำแห่งชาติ อย่างไรก็ดี ขณะนี้หน่วยงานดังกล่าวอยู่ระหว่างการพัฒนาระบบ e-Document เพื่อให้รองรับในทุกมิติ (ฟังก์ชัน) ต่อไป

3. องค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น

สำนักงาน ป.ย.ป. ร่วมกับกรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น (สถ.) ดำเนินการสํารวจความประสงค์เข้าร่วมขับเคลื่อนการใช้ระบบ e-Document ขององค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นทั่วประเทศครอบคลุมพื้นที่ ๗๖ จังหวัด จำนวน 7,848 แห่ง พบว่า มีองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น (อปท.) ที่ประสงค์ขับเคลื่อนการใช้ระบบ
e-Document ร่วมกับสำนักงาน ป.ย.ป. ครอบคลุม พื้นที่ 59 จังหวัด จำนวน 350 แห่ง ทั้งนี้ สำนักงาน ป.ย.ป. ได้มีการประสานความร่วมมือกับสำนักงานเทศบาลเมืองแม่เหียะ อำเภอเมือง จังหวัดเชียงใหม่ ซึ่งเป็นศูนย์บริการเป็นเลิศ ในการดำเนินงานในด้านการให้บริการประชาชนในพื้นที่ อันถือเป็นตัวอย่างที่ดี (Best Practice) ให้แก่ หน่วยงานราชการระดับท้องถิ่นอื่น ๆ และมีการใช้ระบบ e-Document อยู่ก่อนแล้ว นอกจากนี้ สำนักงาน ป.ย.ป. ได้ดำเนินการลงพื้นที่เพื่อขับเคลื่อนการใช้ระบบ e-Document ร่วมกับหน่วยงาน e-Service Catalog แล้ว รวม 10 จังหวัด ได้แก่ จังหวัดเชียงใหม่ จังหวัดเชียงราย จังหวัดพัทลุง จังหวัดสงขลา จังหวัดประจวบคีรีขันธ์ จังหวัดปทุมธานี จังหวัดขอนแก่น จังหวัดอุดรธานี จังหวัดระยอง และจังหวัดชลบุรีเพื่อมุ่งสร้างการรับรู้และสร้างแรงจูงใจให้เกิดการใช้งานระบบ e-Document ให้แก่หน่วยงานราชการระดับท้องถิ่น

4. หน่วยงานราชการระดับกรม

สำนักงาน ป.ย.ป. ได้สำรวจความประสงค์ในการเข้าร่วมขับเคลื่อนการใช้ระบบ e-Document ของหน่วยงานภาครัฐ จำนวน 157 หน่วยงาน ซึ่งหน่วยงานราชการหลายแห่งมีความตื่นตัวโดยตระหนักและให้ความสำคัญในการเข้าร่วมการขับเคลื่อนการใช้ระบบ e-Document กับสำนักงาน ป.ย.ป. และพร้อมดำเนินการเพื่อให้มีการใช้ระบบ e-Document ที่สมบูรณ์ยิ่งขึ้นภายในหน่วยงาน ทั้งนี้ เพื่อรองรับพระราชบัญญัติการปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2565 จึงได้มีการประสานงานตรงกับสำนักงาน ป.ย.ป. รวม 7 แห่ง ได้แก่ สำนักงานปลัดกระทรวงวัฒนธรรม สำนักงานนโยบายและแผนทรัพยากรธรรมชาติและสิ่งแวดล้อม สำนักงานป้องกันและปราบปรามการฟอกเงิน และสำนักงานปลัดกระทรวงสาธารณสุข กรมเจรจาการค้าระหว่างประเทศ กรมอุตสาหกรรมพื้นฐานและการเหมืองแร่ ศูนย์อำนวยการบริหารจังหวัดชายแดนภาคใต้ โดยหน่วยงาน ทั้ง 7 แห่ง ได้จัดทำแผนการใช้ระบบ e-Document ที่มีฟังก์ชันรองรับการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์แล้ว