บริการซอฟต์แวร์ อีเมล์-ไดรฟ์ ของมหาวิทยาลัย แพงขึ้น ?

Synology เปิด 3 ความท้าทายของวงการศึกษาไทย หลัง SaaS (ซอฟต์แวร์บนคลาวด์) แห่ปรับราคาแนะตั้งระบบในองค์กรแทน 

นายเร็กซ์ หวง ผู้อำนวยการฝ่ายแอปพลิเคชั่น บริษัท ซินโนโลจี้ จำกัด (Synology) เปิดเผยว่า ในยุคที่เทคโนโลยีการศึกษากำลังเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ภาคการศึกษาต้องเผชิญกับความท้าทายใหม่ ๆ โดยเฉพาะการเปลี่ยนแปลงนโยบายของ Software as a Service (SaaS) บริษัทเทคโนโลยีชั้นนำอย่าง Google และ Microsoft

ที่ล่าสุด ยกเลิกแผนบริการพื้นที่เก็บข้อมูลไม่จำกัดฟรีและปรับลดฟังก์ชั่นการทำงาน ทำให้สถาบันการศึกษาต้องหันมาทบทวนระบบ SaaS ที่ใช้อยู่ในปัจจุบัน และมองหาแนวทางแก้ไขในระยะยาวที่มีความยั่งยืนต่อการบริหารต้นทุนและความปลอดภัยของข้อมูลในภาคการศึกษาที่ล้วนเป็นข้อมูลสำคัญ

สำหรับโรงเรียน-สถาบันการศึกษา ที่พึ่งพาโซลูชั่น SaaS ด้านผลิตภาพมานานหลายปี ขณะนี้เป็นช่วงเวลาสำคัญในการประเมินความต้องการระยะยาวใหม่อีกครั้ง การเปลี่ยนแปลงของผู้ให้บริการ เช่น Google ที่ยุติการให้พื้นที่จัดเก็บข้อมูลแบบไม่จำกัดฟรีในปี 2022 และการอัพเดตล่าสุดของ Microsoft เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ด้านการศึกษา กำลังสร้างความท้าทายอย่างมากให้กับสถาบันต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นต้นทุนที่เพิ่มขึ้นหรือฟังก์ชั่นการทำงานที่ลดลง เหตุการณ์เหล่านี้เน้นย้ำถึงความสำคัญของการใช้ระบบที่ให้เสถียรภาพ ขยายขนาดได้ และควบคุมได้

ภายในเดือนมกราคม 2025 Microsoft จะมีการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ในแผน Microsoft365 Education รวมถึงการยกเลิกแผน Office 365 A1 Plus ลดพื้นที่จัดเก็บข้อมูลลงเหลือ 100TB ต่อผู้เช่า และจำกัดบางสิทธิ์การใช้งานให้ใช้ได้เฉพาะแอปพลิเคชั่นบนเว็บเท่านั้น โดยไม่มีเวอร์ชั่นเดสก์ทอป เช่น Word, Excel หรือ PowerPoint การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้อาจทำให้โรงเรียนต้องอัพเกรดเป็นแผนที่มีค่าใช้จ่ายสูงขึ้น หรือจำเป็นต้องจัดสรรทรัพยากรใหม่เพื่อรักษาการทำงานของระบบ สิ่งนี้กระตุ้นให้หลายสถาบันต้องพิจารณาถึงความจำเป็นในการพึ่งพาโซลูชั่น SaaS

นอกจากประเด็นด้านต้นทุนแล้ว ความเป็นส่วนตัวของข้อมูลและการปฏิบัติตามกฎระเบียบก็กำลังเป็นที่กังวลมากขึ้น สถาบันการศึกษาจัดการข้อมูลที่มีความละเอียดอ่อนสูง เช่น ข้อมูลนักเรียน รายงานทางการเงิน และงานวิจัย ทำให้ตกเป็นเป้าหมายของการโจมตีทางไซเบอร์ ซึ่งเกิดขึ้นกับเกือบ 80% ของสถาบันการศึกษาต่อปี (Netwrix, 2024) นอกจากนี้ กฎระเบียบต่าง ๆ เช่น FERPA และ GDPR กำหนดให้มีการจัดการข้อมูลที่ปลอดภัย เป็นส่วนตัว และสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ ซึ่งโซลูชั่น SaaS บางประเภทอาจไม่สามารถรองรับได้อย่างมีประสิทธิภาพ

โดยความท้าทายที่ภาคการศึกษาต้องเผชิญมีดังนี้

1. ต้นทุนขึ้น การเปลี่ยนแปลงนโยบาย SaaS รายใหญ่ในตลาดทั้ง 2 ราย ส่งผลให้สถาบันการศึกษาต้องจ่ายเพิ่มขึ้นเพื่อรักษาพื้นที่เก็บข้อมูลและฟังก์ชั่นการทำงานเดิม โดยเฉพาะสถาบันขนาดใหญ่ที่มีข้อมูลจำนวนมาก ซึ่งอาจต้องเผชิญกับค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้น

2. ความเสี่ยงด้านความปลอดภัยของข้อมูลพุ่ง จากรายงานของ Netwrix (2024) พบว่า 80% ของสถาบันการศึกษาทั่วโลกถูกโจมตีทางไซเบอร์อย่างน้อย 1 ครั้งในแต่ละปี เนื่องจากสถาบันการศึกษาจัดการข้อมูลที่ละเอียดอ่อน เช่น ประวัตินักเรียน ข้อมูลการเงิน และงานวิจัย

3. กฎระเบียบรัดกุมขึ้น กฎระเบียบเฉพาะด้านการศึกษา เช่น FERPA และ GDPR มีข้อกำหนดที่เข้มงวดขึ้นสำหรับการจัดการข้อมูลส่วนบุคคล สถาบันการศึกษาต้องมั่นใจว่าระบบของตนปลอดภัย เป็นส่วนตัว และสามารถตรวจสอบได้ ซึ่งเป็นมาตรฐานที่โซลูชั่นประสิทธิภาพการทำงานสาธารณะอาจไม่สามารถรองรับได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ทั้งนี้ส่งผลให้สถาบันการศึกษาเริ่มหันมาใช้โซลูชั่น Productivity หรือชุดซอฟต์แวร์ แบบติดตั้งภายในองค์กร (On-premise) หรือการวางระบบตั้งอยู่ภายในองค์กร ที่มีการติดตั้ง Server ภายในองค์กรจะช่วยให้สถาบันการศึกษามีการควบคุมข้อมูลที่มากขึ้น คาดการณ์ค่าใช้จ่ายได้ง่าย และเพิ่มความยืดหยุ่นในการจัดการพื้นที่เก็บข้อมูลได้ดียิ่งขึ้น ต่างจากโซลูชั่น SaaS ที่มักมีความเสี่ยงจากการปรับราคาหรือการเปลี่ยนฟีเจอร์การให้บริการที่ไม่สามารถคาดการณ์ได้

เร็กซ์ หวง กล่าวเพิ่มเติมว่า เพื่อตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงของสถาบันการศึกษาให้สามารถหันไปใช้ชุดประสิทธิภาพการทำงานที่แบบ On-premise บริษัทมีบริการ Synology Office Suite สำหรับสถาบันการศึกษา ซึ่งมีความยืดหยุ่นในการจัดเก็บข้อมูล ให้ความปลอดภัยแก่ข้อมูลเพื่อปฏิบัติตามกฎหมาย และยังช่วยลดต้นทุน มากไปกว่านั้น

ยังช่วยเสริมสร้างการทำงานร่วมกันและการสื่อสารด้วยเครื่องมือแบบครบวงจร เช่น Synology Drive, Office, MailPlus, Chat, Calendar, Contacts และ NoteStation เครื่องมือเหล่านี้มีฟีเจอร์ที่ช่วยนักเรียน อาจารย์ และคุณครู จัดการไฟล์ทำงานได้ง่าย และให้ข้อมูลปลอดภัยมากยิ่งขึ้น เช่น การจัดเก็บไฟล์อย่างปลอดภัย การกำหนดสิทธิ์การแชร์ที่ละเอียด การแก้ไขเอกสารแบบเรียลไทม์ และการส่งข้อความ

นอกจากนี้ยังช่วยให้ผู้ดูแลระบบไอที สามารถจัดการระบบง่ายขึ้น ด้วย Dashboard ที่รวมศูนย์ ระบบติดตามสถานะและเครื่องมือสำหรับตรวจสอบเพื่อความสอดคล้องกับกฎระเบียบ ทำให้การทำงานราบรื่นยิ่งขึ้น พร้อมทั้งเพิ่มความสามารถในการดูแลโครงสร้างพื้นฐานดิจิทัลได้อย่างแข็งแกร่ง

“การบริการ SaaS รายใหญ่จะส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานในระยะสั้น และเป็นโอกาสที่ดีสำหรับสถาบันการศึกษาในการทบทวนความเหมาะสมของระบบที่ใช้อยู่ในปัจจุบัน โซลูชั่น Productivity แบบ On-premise นำเสนอเส้นทางที่ยั่งยืนเพื่อตอบโจทย์ปัญหาเหล่านี้ เสริมความปลอดภัยให้กับข้อมูล และสร้างรากฐานดิจิทัลที่มั่นคง เพื่อรองรับความต้องการด้านภาคการศึกษาที่เปลี่ยนแปลง”