แอปไหนทำให้ชีวิตการทำงานง่ายขึ้น

คอลัมน์ : Pawoot.com
ผู้เขียน : ภาวุธ พงษ์วิทยภานุ

วันนี้เราใช้แอปไหนมากที่สุดในชีวิตประจำวัน สังเกตได้ว่าเราเริ่มมีการใช้เทคโนโลยีในชีวิตอย่างแนบแน่น หากวันหนึ่งไม่มีอินเทอร์เน็ตหรือแอปพลิเคชั่นต่าง ๆ คงลำบากแล้ว อยากให้ลองมาแชร์กัน

แอปพลิเคชั่นที่ผมใช้มากที่สุด คือ 1.การสื่อสาร จากที่เคยใช้ผ่านเสียงหรือการโทร.น้อยลง เช่น โทร.ผ่าน LINE หรือ messenger หรือโปรแกรมอื่น ๆ ที่แชตคุยได้ สังเกตได้ว่าตัวเลขค่าโทร.จะลดลงแต่ไปเพิ่มในแง่ data มากขึ้น

ทุกวันนี้เราโทร.เห็นหน้ากันได้แล้ว การสื่อสารแบ่งเป็น 2 อย่าง คือ การสื่อสารส่วนตัว และการสื่อสารในองค์กร

การสื่อสารส่วนตัวของผมใช้ LINE แต่มีข้อความจำนวนเยอะมากที่ไม่ได้อ่าน มีหลายกรุ๊ปมากจึงไม่ได้ใช้เป็นช่องทางหลัก หากต้องการคุยเรื่องส่วนตัวผมใช้ messenger เป็นหลัก เพราะไม่ค่อยมีใครสร้างห้องอะไรเท่าไหร่

ส่วนการสื่อสารในองค์กรใช้ Google Chat เป็นบริการฟรีที่พูดคุยได้ สร้างห้องได้ มีความเป็นสัดส่วนสำหรับการคุยงานมาก

แอปพลิเคชั่นโซเชียลมีเดียอื่น ๆ เดี๋ยวนี้ก็มีระบบแชตในตัว เช่น IG, Twitter บางครั้งผมต้องการติดต่อส่วนตัวกับบางคนที่ไม่สนิท หรือไม่รู้จักก็มีการใช้เครื่องมือในโซเชียลมีเดียเหล่านี้ช่วย

อีกอันที่ใช้ในการทำธุรกิจที่บางครั้งการติดต่อสื่อสารกับผู้บริหารเป็นเรื่องยาก ผมใช้ข้อมูลจาก Creden Data เข้าไปค้นหาชื่อบริษัท ระบบจะแสดงชื่อของกรรมการว่ามีใครบ้าง หรือบอกได้ว่าใครเป็นผู้ถือหุ้นหรือเจ้าของบริษัท เมื่อได้ชื่อแล้วนำไปค้นหาใน Facebook และส่งข้อความไปหา มีความท้าทายอยู่ที่ข้อความอาจไม่แสดงให้เห็น เพราะไม่ได้เป็นเพื่อนกันในเฟซบุ๊ก

หรือในกรณีต่างประเทศจะเข้าไปค้นหาใน LinkedIn ถือเป็นฐานข้อมูลของธุรกิจทั้งโลก ฉะนั้น ในแง่การสื่อสาร หากต้องการเจอใครหรือรู้จักใคร สามารถนำชื่อหรืออีเมล์มาค้นหาในเฟซบุ๊กหรือโซเชียลมีเดียอื่น ๆ เชื่อมต่อพูดคุยกับเจ้าของธุรกิจใหม่ ๆ ได้

2.การจดโน้ต ผมใช้ Evernote มาสิบกว่าปีแล้ว จุดเด่นคือ ทำงานข้ามแพลตฟอร์มได้ อยากให้ทุกคนหันมาใช้โปรแกรมโน้ต เพราะไม่ต้องมีสมุดจดแต่ใช้วิธีเปิดโปรแกรมโน้ตและพิมพ์ลงในนั้นได้ตลอดเวลาในการประชุม หรือถ่ายภาพต่าง ๆ เก็บไว้ในโปรแกรมโน้ตนั้นได้

หรือแม้กระทั่งการบันทึกเสียงลงในโน้ตได้ โปรแกรมโน้ตหลายตัวมีความสามารถที่ว่ามาเกือบทุกอย่าง ที่สำคัญเราแชร์โน้ตทั้งการดูโน้ต เข้ามาดูภาพ หรือมาฟังเสียงให้ทีมงานหรือคนที่เกี่ยวข้องกับงานนั้นได้

ข้อดีของการจดโน้ตด้วยข้อความในแอป คือ ค้นหาโน้ตเก่า ๆ ได้ง่ายและรวดเร็วมาก โปรแกรมโน้ตเหล่านี้เป็นเหมือนอาวุธข้างกายในการทำธุรกิจ โน้ตทุกอย่างที่จดไว้จะอยู่ข้างกายคุณตลอดเวลาตราบใดที่มีอินเทอร์เน็ต

3.การเก็บข้อมูลอื่น ๆ ผมเก็บไว้ใน Cloud ทั้งหมด เอกสาร ไฟล์งาน ในองค์กรผมใช้ Google Workspace (เดิมคือ G Suite) ในการทำงาน เราแชร์ข้อมูลระหว่างกันได้ไม่ยากเลย บอกได้เลยว่าในยุคนี้ต้องทำงานบน Cloud ทำได้ง่ายทั้งการเปิดใช้หรือการปิดบัญชีผู้ใช้ในองค์กร เมื่อปิดบัญชีผู้ใช้ในองค์กร การเข้าถึงข้อมูลจะถูกปิดทั้งหมดด้วยเช่นกัน สามารถควบคุมการเข้าถึงข้อมูลในองค์กรได้ มีความปลอดภัยมาก

การใช้งานบน Cloud ที่นิยมใช้กัน เช่น Google Cloud เมื่อก่อนฟรีแต่จะเริ่มเก็บค่าใช้จ่ายแล้ว หากเป็นองค์กรใหญ่ค่าย Microsoft มีโปรแกรม Microsoft 365 ที่ทำงานเหมือน Workspace องค์กรไหนซื้อ Microsoft มาแล้วใช้แค่ Word, PowerPoint, Excel ไม่ได้ใช้ชุดอื่น ๆ เช่น Microsoft Teams, Outlook, OneNote, OneDrive อยากให้ลองใช้แล้วจะพบว่าทำให้การทำงานในทีมมีประสิทธิภาพขึ้น อย่าแยกใช้ให้ใช้ทั้งชุด เพราะคิดขึ้นมาให้ใช้งานร่วมกัน

4.การบริหารจัดการเรื่องงาน ผมใช้โปรแกรม Trello เป็นซอฟต์แวร์บริหารจัดการงาน หรือ collaboration tools ทำให้รู้ว่าตำแหน่งงานแต่ละงานอยู่ที่ไหน ใครรับผิดชอบ เสร็จเมื่อไหร่ ทุกคนเห็นข้อมูลใน Trello เหมือนเป็น post-it แปะบอร์ด ข้อดีคือ ใช้ฟรี ใช้ง่าย ดูวิธีการใช้งานได้ในยูทูบ การขับเคลื่อนทีมทำได้ง่ายมาก

5.โปรแกรมที่ใช้งานร่วมกับแชตที่ใช้กันมากในวงการสตาร์ตอัพชื่อ Slack เป็นต้นแบบของเครื่องมือที่ทำงานร่วมกัน ข้อดีคือ สร้างห้องได้ แชตได้ วิดีโอคอลได้ รวมถึงเชื่อมต่อกับแอปข้างนอกได้ เช่น ยิงข้อมูลจากเฟซบุ๊กหรือไลน์เข้ามาในแอปได้เลย จากนั้นคนในองค์กรเข้าไปคุยต่อ หรือจัดการข้อมูลได้ เป็นพื้นที่ที่สามารถพูดคุยกันและเชื่อมต่อข้อมูลภายนอกได้ เป็นที่ที่คนทั้งองค์กรทำงานร่วมกันได้

อีกโปรแกรมที่ดังมากในกลุ่มเด็ก คือ Discord โด่งดังในกลุ่มเกมเมอร์ เป็นโปรแกรมที่เอามาใช้สร้างห้องของคนเล่นเกม และแบ่งห้องย่อยได้อีก จะเห็นว่ากี่คนออนไลน์บ้าง เข้ามาในห้องแชตได้ วิดีโอคอลได้ทันที ภาพสวย เสียงชัด และใช้ฟรี หลายบริษัทเอามาประยุกต์ใช้กับทีมได้ดีเลยทีเดียว

6.การจัดการเรื่องเงิน เช่น แอปธนาคารต่าง ๆ หลายคนทำธุรกรรมผ่านแอปแล้วมีความปลอดภัยสูง ช่วยให้ชีวิตสะดวกสบาย ธนาคารต่าง ๆ เริ่มผลักลูกค้าให้ไปใช้แอปมากขึ้น ต่อไปหากทำธุรกรรมที่สาขาจะมีค่าบริการ เพราะต้นทุนการมีสาขาสูงมาก อยากให้ทุกท่านลองเปิดใจใช้จะเห็นชัดว่าชีวิตการทำงานดีขึ้น ประสิทธิภาพการทำงานดีขึ้นอีกเยอะเลยครับ