เปลี่ยนวิธีสื่อสารในองค์กร ด้วยเทคโนโลยีใหม่

คอลัมน์ Pawoot.com
โดย ภาวุธ พงษ์วิทยภานุ

ผมจัดหลักสูตร DEFg มีการพูดคุยเรื่อง collaboration tool เครื่องมือที่ใช้สื่อสารภายในองค์กร หรือใช้ประชุม ที่อยากแนะนำให้ลองใช้ เช่น

1.Hangouts Meet ของ Google แอปพลิเคชั่นนี้พัฒนาต่อยอดมาจากของเดิม วิธีใช้ง่ายมาก เข้าไปที่ https://meet.google.com สำหรับ PC หรือดาวน์โหลดแอปพลิเคชั่น ใช้ได้ทั้งใน iOS และ Android เข้าไปแล้วตั้งห้องได้เลย

จากนั้นจะได้ URL มาแชร์ให้คนที่เราต้องการพูดคุยด้วยได้ทั่วโลก โดยเขาต้องมีบัญชีหรือปลั๊กอิน ผู้ที่จะเข้าประชุมแค่กดลิงก์ที่แชร์ไปก็ประชุมผ่านมือถือ แท็บเลตหรือคอมพิวเตอร์ได้เลยแบบที่ใช้งานได้ฟรี เท่าที่เคยลองใช้ประชุมพร้อมกันได้ถึง 20 กว่าคน

ขณะที่กำลังประชุมสามารถแชร์หน้าจอให้กันได้ ไม่ว่าจะเป็นการรายงานยอดขาย เปิดพรีเซนเตชั่น ไม่ต่างจากการประชุมแบบเจอตัวจริง ๆ ถือเป็นวิดีโอคอลอีกแบบ แต่ใช้ง่ายกว่ามาก

อีกเครื่องมือที่นักธุรกิจหลายคนชอบใช้กันมาก คือ zoom และ Appear.in ทำให้คนมาพบปะพูดคุยหรือประชุมกัน และยิ่งเฉพาะในมุมของผู้บริหารที่มักมีปัญหาเรื่องการจัดสรรเวลาได้ยากมาก

ผมจึงอยากชักชวนทุกคนให้ลดการประชุมแบบต้องเจอหน้ามาใช้วิธีออนไลน์จะดีกว่า การประชุมกันคือการแลกเปลี่ยนความคิด แม้อาจต้องเปิดพรีเซนเตชั่นหรือรายงานต่าง ๆ ให้ดูก็ตาม

การประชุมบางอย่างที่สำคัญมาก ๆ อาจต้องไปเจอกัน แต่ที่ไม่จำเป็นก็ใช้เครื่องมือมาช่วยร่นระยะเวลาของคนที่จะมาหาเรา และของทีมงาน เพราะประชุมแค่ 15-20 นาที แต่ผู้เข้าร่วมประชุมใช้เวลาเตรียมมากกว่านั้น ทุกอย่างต้องเริ่มจาก “ผู้นำ” ครับ เครื่องมือที่ผมพูดมาทั้งหมด ใช้งานได้ฟรี

2.เครื่องมือสื่อสารพูดคุยในองค์กร ที่บริษัทผมใช้อยู่ คือ workplace by Facebook บางท่านอาจบอกว่าใช้ไลน์อยู่แล้ว แต่ไลน์ปัญหาที่เห็นคือ มีทั้งการแชตส่วนตัว หรือแชตกลุ่มปะปนกัน

workplace มีจุดเด่นคือเป็นระบบปิดที่ใช้ภายในองค์กร ต้องมีอีเมล์ขององค์กรเท่านั้นจึงจะเข้ามาได้

ผมเห็นได้ว่าการทำงานในทีมมีประสิทธิภาพมากขึ้น บางครั้งไม่ต้องประชุมก็ได้ เพราะสื่อสารหรือทำงานผ่านเครื่องมือเหล่านี้ตลอดเวลา ในการทำงาน ผมมีห้องต่าง ๆ มากมาย เช่น ห้อง group head ห้อง business unit

หากมีเครื่องมือที่ดีในการสื่อสารหรือ collaboration tool ในองค์กรของคุณเอง (workplace by Facebook ก็ใช้ฟรี) เช่น มีแชต มีแพลตฟอร์ม จะทำให้งานง่ายขึ้น ธุรกิจไปได้เร็วขึ้นเยอะ