“ทีเส็บ” ผนึกกูรูธุรกิจไมซ์ เผยกลยุทธ์จัดงานไฮบริดอย่างไรให้ปัง !

การแพร่ระบาดของไวรัสโควิดยังคงเป็นปัจจัยหลักที่ส่งผลกระทบต่อธุรกิจไมซ์ (ประชุมสัมมนา, อินเทนซีฟ, คอนเวนชั่น และอีเวนต์) ต่อเนื่อง การเดินทางของตลาดไมซ์ทั้งในประเทศและต่างประเทศยังไม่กลับมา

ขณะที่รูปแบบการจัดงานในช่วงวิกฤตนี้ ผู้ประกอบการยังคงให้ความสำคัญกับการนำเทคโนโลยีการประชุมแบบไฮบริด “hybrid” ผสานรูปแบบการจัดงานทั้งออฟไลน์และออนไลน์เข้ามาเอาไว้ด้วยกัน เพื่อเพิ่มทางเลือกให้กับผู้จัดงานและผู้เข้าชมงานได้พบปะเจอกันในโลกดิจิทัล

• เปิด 10 อันดับมหาวิทยาลัยรัฐ-ราชภัฏ-เอกชน ที่ได้รับความนิยมมากสุด
• ยูโอบี ย้ำลูกค้าบัตรเครดิตซิตี้ ยังใช้งานได้ปกติ แจงสิ่งควรรู้หลังโอนพอร์ต
• โปรดเกล้าฯ พระราชทานยศ ข้าราชการในพระองค์ฝ่ายทหาร 3 ราย

และเพื่อเป็นการชี้เทรนด์การจัดงานอีเวนต์ยุควิถีใหม่ “ทีเส็บ” หรือสำนักงานส่งเสริมการจัดประชุมและนิทรรศการ (องค์การมหาชน) จึงได้ร่วมกับผู้ประกอบการธุรกิจด้านการจัดงานอีเวนต์ สะท้อนมุมมองผ่านเวทีเสวนาออนไลน์ “Do’s and Don’ts จัดงานไฮบริดอย่างไรให้ปัง”

ธุรกิจไมซ์ขยับสู่ “ไฮบริด”

“จิรุตถ์ อิศรางกูร ณ อยุธยา” ผู้อำนวยการสำนักงานส่งเสริมการจัดประชุมและนิทรรศการ (องค์การมหาชน) หรือทีเส็บ บอกว่า จากสถานการณ์โควิด-19 ที่ส่งผลกระทบต่อพฤติกรรมของผู้บริโภคที่เปลี่ยนแปลงไป การจัดงานต้องคำนึงถึงเรื่องสุขอนามัยและการเว้นระยะห่าง

ส่งผลให้แพลตฟอร์มการจัดงานของธุรกิจไมซ์ปรับเปลี่ยนเป็นการจัดงานแบบ “ไฮบริด” ที่มีการนำเทคโนโลยี นวัตกรรม และบิ๊กดาต้ามาขับเคลื่อนธุรกิจ ผสมผสานการจัดงานระหว่างออนไลน์และออฟไลน์

โดยย้ำว่าการจัดงานไฮบริดจะเป็นการจัดงานในอนาคตที่นำเอาเทคโนโลยีมาต่อยอดโอกาสทางธุรกิจและสร้างการรับรู้ให้เพิ่มขึ้น และเมื่อเพิ่มช่องทางการติดต่อ B2B แบบเรียลไทม์ ยิ่งสามารถขยายขีดจำกัดทางการตลาดได้มากขึ้น

ชูจุดขาย “Hygiene-Hybrid”

ดังนั้น จึงต้องเร่งพัฒนาโซลูชั่นตามเทรนด์โลก ทั้งการใช้เทคโนโลยีและนวัตกรรมผนวกเข้ากับแนวทางการจัดงานอย่างปลอดภัยและยั่งยืน รวมไปถึงการใช้แนวทาง BCG (bio-circular-green economy) ซึ่งธุรกิจไมซ์ไทยได้รับคำชื่นชมจากนานาชาติว่าเป็นประเทศที่มีวิสัยทัศน์ชัดเจนในการนำแนวทาง 2HY ที่ผสมผสานระหว่าง hygiene และ hybrid มาใช้ในการจัดงานเป็นประเทศแรก ๆ ของโลก

เทรนด์โลกให้ความสำคัญกับประเด็นสิ่งแวดล้อมมากขึ้น ทำให้ผู้จัดงานหันมาสนใจการพัฒนาอย่างยั่งยืน หรือ sustainability ซึ่งทีเส็บได้ให้องค์ความรู้ในเรื่องนี้แก่ผู้ประกอบการไมซ์ไทยมาตลอดทศวรรษที่ผ่านมา

รวมถึงได้พัฒนาเครื่องมือและมาตรฐานต่าง ๆ เช่น การคิดคำนวณคาร์บอนฟุตพรินต์ในการจัดงาน แนวปฏิบัติด้านสุขอนามัยในการจัดงาน รวมถึงมาตรฐานสถานที่จัดงานประเทศไทยและอาเซียน เพื่ออำนวยความสะดวกให้แก่ผู้จัดงานและองค์กรต่าง ๆ ได้นำไปใช้ มีส่วนร่วมรับผิดชอบต่อสิ่งแวดล้อมและการจัดงานอย่างยั่งยืน

เทรนด์เหล่านี้จะช่วยให้ผู้ประกอบการไมซ์เข้าใจความต้องการกลุ่มเป้าหมาย และกำหนดทิศทางการทำงานที่จะช่วยฟื้นฟูอุตสาหกรรมไมซ์ไทยให้กลับมาดำเนินธุรกิจได้อย่างเข้มแข็งและยั่งยืนต่อไป

ต้องควบ “ออนไลน์-ออฟไลน์”

ขณะที่ “เสริมคุณ คุณาวงศ์” ประธานเจ้าหน้าที่บริหาร บริษัท ซีเอ็มโอ จำกัด (มหาชน) กล่าวว่า การจัดอีเวนต์อยู่คู่กับมนุษยชาติมาอย่างยาวนาน และจะไม่มีวันหายไปตราบใดที่มนุษย์ยังเป็นสัตว์สังคม การจัดงานอีเวนต์ในมาตรฐานใหม่จะต้องมาพร้อมกับความรับผิดชอบของผู้จัดงานที่มากขึ้น มีความระมัดระวังทุกทางในด้านสาธารณสุข

ขณะเดียวกัน บทเรียนจากช่วงโควิดได้สอนให้ผู้จัดงานเรียนรู้การจัดงานไฮบริดที่ผสมผสานระหว่างออนไลน์กับออฟไลน์ ซึ่งในอนาคตจะต้องทำควบคู่กันไป และเทคโนโลยีออนไลน์อันหลากหลายจะนำไปสู่การขยายกลุ่มเป้าหมายที่หลากหลายขึ้น

“ออนไลน์” เพิ่มโอกาสสร้างรายได้

นั่นหมายถึงรายได้ที่มากขึ้นของผู้ประกอบการด้วย เช่น การจัดอีเวนต์คอนเสิร์ตขนาดกลางที่มีคนมาร่วมงานจริง 2,000 คน และออนไลน์อีก 20,000 คน ในอนาคตอาจจะเป็นรูปแบบที่ได้รับความนิยม

ปัจจุบันงานเทรดแฟร์เป็นอีกหนึ่งความท้าทายของการจัดอีเวนต์ เพราะเป็นงานที่ได้ผ่านจุดที่ได้รับความนิยมสูงสุดมาระยะหนึ่งแล้ว การจัดงานในรูปแบบออนไลน์ virtual fair สามารถทำได้ทั้งการจัดประชุมสัมมนา ค้าขาย จับคู่เจรจาธุรกิจ และทำเวิร์กช็อป ซึ่งได้ก้าวข้ามขีดจำกัดของการจัดงานในรูปแบบเดิมไปแล้ว

โดยเฉพาะการจับคู่เจรจาธุรกิจ ในอดีตงานแฟร์ใหญ่ ๆ อาจจะมีการจับคู่เจรจาธุรกิจได้ 200-300 นัดหมาย แต่พอเป็น virtual อาจจะสามารถทำได้มากถึง 5,000 นัดหมาย ซึ่งไม่สามารถทำได้ในการจัดงานแบบปกติ การจัดงานออนไลน์จึงมาช่วยสร้างการรับรู้ ขยายโอกาสและฐานลูกค้าได้อีกมาก

ลูกค้าคาดหวัง Wow Factor

เช่นเดียวกับ “กฤษณ์ธน ยี่สุ่น” ผู้อำนวยการแผนกสร้างสรรค์ บริษัท ปิโก (ไทยแลนด์) จำกัด (มหาชน) ที่บอกว่า เมื่อพูดถึงการจัดงานไฮบริดลูกค้าส่วนใหญ่จะคาดหวังว่างานจะต้องมี wow factor หรือสิ่งที่ทำให้คนพูดถึงต่อ ๆ กันไป

อย่างไรก็ตาม ผู้จัดจะต้องตั้งต้นด้วยคำถามว่า ทำไมจึงต้องจัดงาน เช่น วัตถุประสงค์เพื่อเปิดตัวสินค้าหรือการประชุมประจำปี ซึ่งไม่ว่าสถานการณ์จะเป็นอย่างไร งานจะต้องถูกขับเคลื่อนออกไป การเริ่มต้นด้วยคำถามว่า “ทำไม” จะทำให้เข้าใจเป้าประสงค์ที่อยู่ในใจของลูกค้า

คำถามต่อไปคือ คุยกับ “ใคร” เพราะสิ่งที่ hybrid ต่างจาก virtual คือ งานไฮบริดจะมีคนมาร่วมงานจริงส่วนหนึ่ง ขณะที่ virtual ทุกคนอยู่หน้าจอคอมพิวเตอร์ กุญแจสำคัญอยู่ที่ทำอย่างไร จะสร้างประสบการณ์ให้เสมือนว่าผู้ชมทุกคนมาอยู่ที่งานด้วยกัน

ปัจจัยต่อมาที่ต้องพิจารณา คือ ใครเป็นผู้ดำเนินรายการที่สามารถดึงผู้ชม รวมถึงกิจกรรมที่สร้างการมีส่วนร่วมของผู้ชม แม้ว่าปัจจุบันจะมีเทคโนโลยีมากมายที่ช่วยให้งานน่าสนใจ แต่ผู้จัดไม่สามารถรู้ฟีดแบ็กผู้เข้าร่วมงานได้เหมือนการจัดงานปกติที่สังเกตได้จาก eye contact ซึ่งนับเป็นสิ่งที่ท้าทายในการสร้างประสบการณ์ผ่านออนไลน์

จากนั้นจึงมาคิดว่าจะจัดงาน “อย่างไร” ใช้แพลตฟอร์มอะไร เช่น Zoom, Facebook Live ฯลฯ และควรจะจัด “เมื่อไหร่” ถ้าเป็นการออนไลน์ทั่วโลกควรจะต้องคำนึงถึงช่วงเวลาไหนที่ผู้ชมพร้อมจะเข้า Live ร่วมงานได้

ทั้งนี้ สิ่งสำคัญที่สุดเครื่องมือของการจัดงานไฮบริดจะต้องตอบโจทย์พฤติกรรมผู้บริโภคที่เปลี่ยนไปหลังโควิด ซึ่งเป็นสิ่งที่ท้าทายผู้จัดงานอย่างมากอยู่ในขณะนี้

ปรับทัศนคติ-เรียนรู้สิ่งใหม่

“จอห์น รัตนเวโรจน์” ผู้อำนวยการบริหารการผลิต บริษัท สแพลช อินเตอร์แอ็คทีฟ จำกัด และประธานสมาคมเครือข่าย เพื่อการเรียนรู้เท่าทัน ดิจิทัลเทคโนโลยีบอกว่า การพัฒนานวัตกรรมใหม่ ๆ ว่าจะต้องคิดถึงเนื้อหาก่อน

ยกตัวอย่าง หูฟังที่มีความสามารถพิเศษในการรับฟัง นวัตกรรมเพื่อสิ่งแวดล้อมที่ไม่ก่อให้เกิดมลพิษทางเสียงของโครงการ Sounds of Earth (SOE) ที่ทางบริษัทพัฒนาขึ้นเพื่อตอบโจทย์การจัดงานที่เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม ซึ่งเอื้อต่อผู้จัดงานที่ต้องการจัดกิจกรรม เช่น คอนเสิร์ตเล็ก ๆ ในพื้นที่อาคารโรงแรม หรือบริเวณชายหาด โดยไม่ก่อให้เกิดเสียงรบกวนผู้อื่น และยังสามารถดูแลจัดการระยะห่างทางสังคมในการร่วมกิจกรรมได้อีกด้วย

อย่างไรก็ตาม จากประสบการณ์ตรงที่ทางทีเส็บจัดงานในทุกรูปแบบ และได้เรียนรู้เทคนิคการจัดงานไฮบริด คือ การนำเทคโนโลยีออนไลน์มาต่อยอดธุรกิจไมซ์ และสิ่งแรกที่ผู้ประกอบการจะต้องปรับเปลี่ยน คือ ทัศนคติที่พร้อมเรียนรู้สิ่งใหม่

โดยยอมรับการเปลี่ยนแปลง ปรับตัวเพื่อมุ่งไปข้างหน้าด้วยแนวทาง 2HY หรือ hygiene & hybrid ผสานกับ 6C ได้แก่ customer รู้ความต้องการของผู้เข้าร่วมงาน จึงเป็นจุดเริ่มต้นของความสำเร็จ creativity ความคิดสร้างสรรค์เป็นสิ่งที่จะสร้างความจดจำ ประทับใจให้กับผู้เข้าร่วมงาน content เนื้อหาที่ตอบโจทย์ผู้ร่วมงานนำไปใช้และมีส่วนร่วมได้ง่าย

collaboration การดำเนินงานกับพันธมิตรเพื่อให้งานน่าสนใจจากมุมมองที่หลากหลาย communication การสื่อสารประชาสัมพันธ์ในรูปแบบที่หลากหลายครบทุกช่องทาง และ crisis management การบริหารจัดการโครงการและแผนการรับมืออย่างเป็นขั้นตอนเพื่อให้พ้นวิกฤตต่าง ๆ