เมื่อ work from home กลายเป็นสิ่งจำเป็นในสถานการณ์ที่โควิด-19 ยังแพร่ระบาด แต่หนึ่งในคำถามของหลายหน่วยงานคือ แล้วการประชุมแบบ e-Meeting นั้นจะมีผลรับรองตามกฎหมายไหม

“สพธอ.” สำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (องค์กรมหาชน) ได้รวมรวบข้อมูลเกี่ยวกับ “e-Meeting กับข้อกำหนดที่กฎหมายรองรับ เพื่อการทำงานที่ต่อเนื่อง” โดยระบุว่า ปัจจุบันมีกฎหมายสำคัญที่เกี่ยวข้อง 2 ฉบับ คือ ประกาศคณะรักษาความสงบแห่งชาติ ฉบับที่ 74/2557 เรื่อง การประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ และประกาศกระทรวงเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร (ไอซีที) เรื่อง มาตรฐานการรักษาความมั่นคงปลอดภัยของการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2557

ประกาศ คสช. กำหนดนิยาม

โดยประกาศ คสช. ที่ 74/2557 ได้นิยาม “การประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์” ให้หมายถึงการประชุมที่กฎหมายบัญญัติให้ต้องมีการประชุมที่กระทำผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ โดยผู้เข้าร่วมประชุมอย่างน้อย 1 ใน 3 ขององค์ประชุมจะต้องอยู่ในที่ประชุมแห่งเดียวกัน และผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดต้องอยู่ในราชอาณาจักร ขณะที่มีการประชุม แม้จะมิได้อยู่ในสถานที่เดียวกันและสามารถประชุมปรึกษาหารือและแสดงความคิดเห็นระหว่างกันได้ผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์

แต่ตามประกาศก็มีการระบุข้อยกเว้นที่จะไม่ใช้กับการประชุมของสภาผู้แทนราษฎร วุฒิสภา และรัฐสภา การประชุมเพื่อจัดทำคำพิพากษาหรือคำสั่งศาล การประชุมเพื่อดำเนินการตามกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างของส่วนราชการ ราชการส่วนท้องถิ่น รัฐวิสาหกิจ องค์การมหาชน และหน่วยงานอื่นของรัฐ

ทั้งยังห้ามไม่ให้ประชุมในเรื่องที่มีการกำหนดชั้นความลับตามระเบียบว่าด้วยการรักษาความปลอดภัยแห่งชาติ และเรื่องอื่นที่คณะรัฐมนตรีกำหนด โดยการประชุมจะต้องเป็นไปตามมาตรฐานการรักษาความมั่นคงปลอดภัยของการประชุมผ่านอิเล็กทรอนิกส์ที่กระทรวงเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารกำหนด

ขณะที่ในการประชุม ผู้มีหน้าที่จัดการประชุมต้องจัดให้ผู้ร่วมประชุมแสดงตนก่อนเริ่มการประชุม จัดทำรายงานการประชุมเป็นหนังสือ จัดให้มีการบันทึกเสียงหรือทั้งเสียงและภาพแล้วแต่กรณีของผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนตลอดระยะเวลาที่มีการประชุมในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

มาตรฐานทางเทคนิค

ส่วนประกาศกระทรวงไอซีที มีสาระสำคัญเกี่ยวกับการกำหนดมาตรฐานทางเทคนิค ได้แก่ ในการประชุมแบบ e-Meeting ต้องมีกระบวนการรักษาความมั่นคงปลอดภัยด้านสารสนเทศ และต้องสอดคล้องตามแนวนโยบายและแนวปฏิบัติในการรักษาความมั่นคงปลอดภัยด้านสารสนเทศของหน่วยงานของรัฐ เชื่อมโยงสถานที่ประชุมตั้งแต่สองแห่งขึ้นไปเข้าด้วยกัน

ผู้ร่วมประชุมสามารถสื่อสารกันได้สองทางด้วยเสียงหรือทั้งเสียงและภาพ มีอุปกรณ์สำหรับนำเข้าข้อมูลจากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง เช่น โทรศัพท์ กล้อง ไมโครโฟน มีอุปกรณ์เพื่อทำหน้าที่เชื่อมโยงหรือแปลงสัญญาณเสียงหรือทั้งเสียงและภาพที่เหมาะสม

ขณะที่การบริหารจัดการระบบ ประธานในที่ประชุมหรือผู้ควบคุมระบบต้องสามารถตัดสัญญาณเสียงหรือภาพ หรือหยุดการส่งข้อมูลได้ทันทีหากมีเหตุจำเป็นหรือมีกรณีฉุกเฉินผู้ร่วมประชุมทุกคนต้องสามารถดูข้อมูลการประชุมที่กำลังนำเสนอในที่ประชุมผ่านเครื่องหรืออุปกรณ์ของตนเองได้ตลอดระยะเวลาการประชุม

ที่สำคัญคือต้องมีการบันทึกจากผู้ร่วมประชุมทุกคน ตลอดระยะเวลาที่มีการประชุม และบันทึก log ที่มีมาตรฐานการบันทึก เช่น ใช้วิธีการที่เชื่อถือได้ในการรักษาความถูกต้องของข้อมูล

มาตรฐานการเก็บบันทึก

สิ่งประกาศกระทรวงไอซีทีให้ความสำคัญคือ มาตรการรักษาความมั่นคงปลอดภัยของการบันทึกเสียงหรือทั้งเสียงและภาพของผู้ร่วมประชุม โดยย้ำว่า ต้องมีมาตรการป้องกันไม่ให้มีการเปลี่ยนแปลงหรือแก้ไข เพื่อให้สามารถยืนยันได้ว่าได้ใช้วิธีการที่เชื่อถือได้ในการรักษาความถูกต้องของข้อมูลตั้งแต่การสร้างจนเสร็จสมบูรณ์และสามารถแสดงข้อมูลนั้นในภายหลังได้

ทั้งยังยืนยันได้ว่า ข้อมูลที่ได้บันทึกไว้ได้ดําเนินการโดยผู้มีสิทธิในการเข้าถึงเท่านั้น จึงจำเป็นต้องมีมาตรการในการระบุ-ยืนยันตัวตน การกำหนดความรับผิดชอบต่อผลของการกระทํา (accountability)

ขณะที่ในการบันทึก log หรือข้อมูลจราจรทางคอมพิวเตอร์ที่เกิดจากระบบควบคุมการประชุม ก็ต้องมีมาตรฐานไซเบอร์ซีเคียวริตี้ โดยเก็บในสื่อ (media)ที่สามารถรักษาความครบถ้วนถูกต้องแท้จริง (integrity) และระบุตัวบุคคล (identification) ที่เข้าถึงได้ มีระบบเก็บรักษาความลับของข้อมูล เพื่อรักษาความน่าเชื่อถือของข้อมูล และไม่ให้ทั้งผู้ควบคุมระบบและผู้ดูแลระบบสามารถแก้ไขได้

ที่สำคัญคือต้องตั้งนาฬิกาของอุปกรณ์บริการทุกชนิดให้ตรงกับเวลาอ้างอิงสากล เพื่อให้ข้อมูลจราจรทางคอมพิวเตอร์มีความถูกต้องและนํามาใช้ประโยชน์ได้จริง

คลิกอ่าน : พ.ร.ก. e-Meeting ใหม่ มีผลตาม กม.ง่ายขึ้น