80/20 สูตรปรับโฟกัสธุรกิจ ทำน้อยกลับได้มาก
คอลัมน์ : Smart SMEs ผู้เขียน : ดวงกมล ลิมป์พวงทิพย์ กรุงศรี SME
ในโลกธุรกิจที่เต็มไปด้วยการแข่งขันในทุกวันนี้ ทรัพยากรมีราคา และเวลาจำกัด องค์กรที่สามารถใช้ทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพกว่าก็จะมีความได้เปรียบเหนือคู่แข่ง ซึ่งแนวคิดในการสร้างประสิทธิภาพธุรกิจนั้นมีหลายวิธี และมีแนวคิดหนึ่งที่หลายธุรกิจอาจมองข้าม นั่นก็คือ แนวคิดเรื่อง กฎ 80/20 หรือที่เรียกว่า กฎพาเรโต (Pareto Principle) เป็นแนวคิดที่เสนอโดย วิลฟรีโด พาเรโต (Vilfredo Pareto) นักเศรษฐศาสตร์ชาวอิตาลี
กฎนี้ได้ชี้ให้เห็นถึงการกระจายตัวที่ไม่เท่าเทียมกันของผลลัพธ์ที่เกิดจากกิจกรรมต่าง ๆ ในชีวิตประจำวันและธุรกิจ พบว่าประมาณ 80% ของผลลัพธ์เกิดจาก 20% ของสาเหตุหรือกิจกรรม หรืออาจกล่าวได้ว่าความพยายามหรือกิจกรรม 20% ก็ให้เกิดผลลัพธ์ 80% ขณะที่กิจกรรมที่ใช้ไปอีก 80% ที่เหลือ กลับให้ผลลัพธ์เพียง 20% เท่านั้น ซึ่งได้มีการนำกฎนี้มาประยุกต์ในหลาย ๆ เรื่องตั้งแต่การใช้ชีวิตไปจนถึงการทำธุรกิจกันเลยทีเดียว
โดยหลักการนี้ช่วยให้เราสามารถจัดลำดับความสำคัญสิ่งต่าง ๆ และเลือกทำเฉพาะสิ่งที่จะให้ผลลัพธ์ที่คุ้มค่ากว่า หรือที่เรียกว่ามีประสิทธิภาพมากกว่านั่นเอง คำถามคือเราจะหาความพยายามหรือกิจกรรม 20% นั้นและมุ่งจัดสรรทรัพยากรไปที่กิจกรรมนั้น ๆ ได้อย่างไร
ลองนึกภาพบริษัทหนึ่งที่มียอดขายสูงมาก จะพบว่า 80% ของยอดขายนั้นมักมาจากลูกค้าเพียง 20% ของทั้งหมด ดังนั้นการที่บริษัทจะเติบโตและมีกำไรมากขึ้น จึงควรมุ่งเน้นไปที่การรักษาและพัฒนาความสัมพันธ์กับลูกค้า 20% เป็นหลัก
เพราะเป็นกลุ่มลูกค้าที่สร้างยอดขายและกำไรให้กับบริษัทมากที่สุด ในอีกมุมหนึ่งของการผลิต 80% ของข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นมักจะเกิดจาก 20% ของสาเหตุทั้งหมด การระบุและแก้ไขปัญหาที่มาจาก 20% นี้จะช่วยลดข้อผิดพลาดและเพิ่มประสิทธิภาพในการผลิตได้อย่างมาก การจัดการเวลาเป็นอีกตัวอย่างหนึ่งที่กฎ 80/20 สามารถนำมาใช้ได้ดี
โดยเฉลี่ยแล้ว 80% ของงานที่สำคัญมักจะมาจากการใช้เวลาเพียง 20% ของกิจกรรมประจำวัน การจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพจึงควรมุ่งเน้นไปที่กิจกรรมที่มีผลกระทบสูงที่สุด เพื่อให้สามารถบรรลุเป้าหมายได้มากขึ้นในเวลาที่น้อยลง เช่น การประชุมเพื่อวางแผนกลยุทธ์ การติดต่อและการเพิ่มความพึงพอใจกับลูกค้าหลัก หรือการพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ที่มีศักยภาพสูง การปรับปรุงคุณภาพการผลิต การลดข้อผิดพลาดในกระบวนการ ซึ่งการจัดการทรัพยากรก็จะต้องมุ่งเน้นไปที่ 20% ของกิจกรรมที่สร้างผลลัพธ์สูงสุดด้วยเช่นกัน
ทั้งนี้ เมื่อพบว่าสิ่งใดหรือกิจกรรมใดเป็น 20% ที่ควรให้ความสำคัญแล้ว เมื่อนำมาโฟกัสก็จะทำให้เกิดพลังในการสร้างผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยมให้กับธุรกิจ การโฟกัสไปที่ 20% ของกิจกรรมที่สร้างผลลัพธ์ 80% จะช่วยให้องค์กรสามารถจัดการทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ และบรรลุเป้าหมายได้อย่างรวดเร็ว
โดยรวมเทคนิคในการโฟกัส อันได้แก่ การตั้งเป้าหมายที่ชัดเจนโดยมีการกำหนดเป้าหมายระยะสั้นและระยะยาวซึ่งจะช่วยให้ทุกคนในองค์กรเข้าใจทิศทางและเป้าหมายร่วมกัน การจัดลำดับความสำคัญ การจัดการเวลาและทรัพยากร การลดงานที่ไม่จำเป็น พร้อมส่งเสริมวัฒนธรรมองค์กรที่เน้นการโฟกัสเป็นสิ่งที่สำคัญ ก็จะทำให้การนำกฎ 80/20 มาใช้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น และสามารถบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจได้เร็วขึ้น
การโฟกัสไม่ได้หมายถึงการทำงานหนักตลอดเวลา แต่เป็นการทำงานอย่างชาญฉลาด โดยการโฟกัสไปที่สิ่งที่มีความสำคัญที่สุดในขณะนั้น ดังนั้นการใช้กฎ 80/20 ร่วมกับการโฟกัส จึงเป็นกลยุทธ์ที่ทรงพลังในการบริหารจัดการธุรกิจให้ประสบความสำเร็จในโลกที่มีทรัพยากรจำกัดและความท้าทายทางธุรกิจที่มากมาย