คอลัมน์ Pawoot.com โดย ภาวุธ พงษ์วิทยภานุ
การใช้เอกสารต่าง ๆ ในองค์กร หากสังเกตให้ดีจะเห็นว่าไม่มีการจัดการที่ดีพอ รวมถึงการจัดการข้อมูลที่เป็นความลับ เช่น การนำสำเนาเอกสาร, ทะเบียนบ้าน, บัตรประชาชนของลูกค้า ไปเป็นกระดาษรีไซเคิลหรือไปขายทิ้ง ซึ่งอาจสร้างความเสียหายให้บริษัทได้ โดยเฉพาะในธุรกิจระดับ SMEs ที่ไม่ค่อยให้ความสำคัญเรื่องนี้ เน้นแค่การประหยัด ทั้งที่จริงควรต้องระวัง
ทุกวันนี้การเก็บข้อมูลด้วยกระดาษเริ่มลดลง แม้แต่ภาครัฐก็เริ่มใช้เทคโนโลยีทดแทน ง่าย ๆ จากใช้บัตรประชาชนเสียบเครื่องอ่านแล้วนำข้อมูลมาใช้เลย แนวโน้มสังคม paperless จะมากขึ้น SMEs ต้องเริ่มพิจารณาว่าอะไรที่ปรับลดลงได้ หรือใช้ software จัดเก็บแทน
ยกตัวอย่างที่บริษัทของผมเริ่มทำเป็นนโยบายเลย เช่น การสมัครงานหากดูเรซูเม่ผู้สมัครงานแล้วสนใจจะยังไม่เรียกมาคุยแบบตัวต่อตัว ให้โทร.ไปสัมภาษณ์เบื้องต้นกับผู้สมัครเสียก่อน เมื่อได้พูดคุยเพียงไม่กี่คำถามก็จะทราบแล้วว่า คนคนนั้นใช่ที่เราต้องการหรือไม่ หากใช่จึงค่อยเรียกมากรอกข้อมูลที่บริษัท ทั้งหมดนี้ช่วยประหยัดเวลาทั้งเราและเขา และยังลดการใช้กระดาษและลดการจัดการข้อมูลไปได้มาก
วิธีนี้ใช้ได้เลยทันที และเชื่อว่าทั้งผู้สมัครและผู้สัมภาษณ์จะรู้สึกดีทั้ง 2 ฝ่ายการใช้เทคโนโลยีบางครั้งไม่จำเป็นต้องเป็นนวัตกรรมใหม่ล่าสุดเสมอไป อยู่ที่การเลือกนำมาใช้ให้เกิดประโยชน์จริง ๆ
การประชุมหรือสัมภาษณ์งานที่ผมใช้มากและบ่อยในช่วงหลัง ๆ นี้ คือ video conference หรือ face time หากเราต้องเดินทางเพื่อไปประชุมเพียงอย่างเดียว แต่ต้องเสียเวลาเดินทางเป็นชั่วโมง ๆ ล่าสุดมีมหาวิทยาลัยในมาเลเซียเชิญผมไปบรรยาย ผมต้องบินไปมาเลเซีย เพื่อไปพูดเพียงหนึ่งชั่วโมงเท่านั้น เมื่อเทคโนโลยีพร้อมอยู่แล้ว ผมจึงขอ “วิดิโอคอลล์” จากไทยไปดีกว่า ประหยัดทั้งเงินและเวลาของทั้งตัวผมเองและทางนั้นด้วย ถ้าใครได้ใช้วิดีโอคอลบ่อย ๆ จะรู้ว่ามันช่วยเราได้หลายอย่างจริง ๆ
เมื่อมองว่าจะนำมาใช้กับธุรกิจได้หรือไม่ อย่างพนักงานต้องเดินทางไปต่างจังหวัดก็ใช้วิธีการวิดีโอคอลมาเลย หรือกับพาร์ตเนอร์บางรายที่ต้องเห็นหน้ากันจริง ๆ เพียงแป๊บเดียวเท่านั้น ลองแนะนำให้ใช้วิดีโอคอลน่าจะสะดวกและรวดเร็ว ทั้งนี้ คงต้องพิจารณาถึงความสำคัญของแต่ละการประชุมด้วย หากลดเรื่องการเดินทางได้ สิ่งที่ได้กลับมามีมูลค่าอย่างมาก คือ “เวลา” ทั้งตัวคุณเองหรือพนักงานจะทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ในเมื่อเทคโนโลยีมีอยู่แล้ว ไม่ต้องมีการลงทุน คำถามคือ คุณเคยใช้มันหรือเปล่ามากกว่า หากคิดเป็นเงินในแง่การลดต้นทุน เดือนหนึ่งไม่น้อย ยิ่งเป็นผู้บริหารระดับสูง นี่อาจลดได้เป็นล้านบาทเลยทีเดียว
ผมอยากแนะนำให้ทุกคนโดยเฉพาะผู้บริหารระดับสูง หรือผู้ใหญ่หลายคนลองใช้เลย เพราะทุกองค์กรต้องเริ่มต้นจากผู้บริหาร ลองใช้กับลูกน้อง ให้เห็นว่าระดับหัวหน้าได้ใช้แล้วก็ควรเริ่มใช้กัน จะช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น การขับเคลื่อนเทคโนโลยีใด ๆ ในองค์กรต้องมีไดเร็กชั่นมาจากข้างบนก่อน ข้างบนต้องใช้ ต้องเข้าใจ ถ้าข้างบนไม่เข้าใจ การผลักดันจะเป็นไปได้ยาก
นอกจากนี้ ผมอยากแนะนำให้เริ่มใช้เทคโนโลยีให้มากขึ้น อย่าง excel หรือ powerpoint เดี๋ยวนี้มีเป็น cloud เป็นออนไลน์แล้ว ซึ่งบริษัทของผมหันมาใช้ google cloud ซึ่งฟรี 100% ทำให้พนักงานทุกคนทำงานอยู่บนข้อมูลไฟล์เดียวกัน เป็นการทำงานร่วมกันที่เรียกว่า collaboration ทำให้งานมีประสิทธิภาพขึ้น
ทุกวันนี้ไฟล์ที่เป็น sheet หรือเป็น excel สำหรับบริษัทผมอยู่บนออนไลน์ 100% แล้ว พนักงานฝ่ายขายกรอกข้อมูลยอดขายเท่าไร ผมเห็นได้ทันที ทำเป็นกราฟ เป็นแดชบอร์ดเรียลไทม์ได้ทันที
ทั้งหมดนี้ “ฟรี” หรือแม้แต่การที่จะให้ ผมพรีเซนต์อะไรตอนนี้ผมใช้ google slide แทน powerpoint ซึ่งทำได้ทันที เพราะทุกอย่างอยู่บนออนไลน์
เรียกว่าผมทำงานได้ทุกที่ทั่วโลก เรื่องเหล่านี้คนรุ่นใหม่ใช้เกือบหมดแล้ว องค์กรใดยังไม่เริ่มใช้ควรต้องนำมาใช้แล้ว เพราะประเทศเราจะเปลี่ยนแปลงได้ เชื่อว่าต้องมาจากทุกองค์กรร่วมใจกัน