WFH ทำให้ HR ทำงานหนักขึ้นจริงหรือไม่ จะเช็กวันลาหรือตารางงานของพนักงานอย่างไร
จากการแพร่ระบาดของโรคที่เกิดขึ้นในช่วง 2 ปีก่อนหน้า ทำให้เหล่าบรรดาองค์กรจำนวนมากต้องปรับรูปแบบการทำงานของตนเองมาสู่ลักษณะของการ Work From Home (WFH) เพื่อลดความเสี่ยงต่อการแพร่กระจายเชื้อระหว่างคนที่ต้องทำงานอยู่ภายในพื้นที่เดียวกัน เมื่อสถานการณ์เริ่มดีขึ้นหลายองค์กรก็ยังคงได้ทำงานลักษณธนี้ต่อด้วยมองว่าดีต่อตัวพนักงานที่ไม่ต้องเดินทาง องค์กรเองก็ประหยัดต้นทุนได้เยอะ แต่ทั้งนี้พนักงานฝ่าย HR กลับรู้สึกว่าตนเองต้องแบกภาระหนักขึ้น เรื่องนี้จริงเท็จมากน้อยแค่ไหน? และจะเช็กวันลาหรือตารางงานต่าง ๆ ของพนักงานทุกคนแต่ละวันได้อย่างไร?
WFH ส่งผลให้ HR แบกภาระหนักขึ้นจริงหรือไม่?
หากมองในมุมปกติ การทำงานของฝ่าย HR ที่ต้องคอยดูแลพนักงานว่าใครเข้างานกี่โมง ลางานวันไหน เมื่อแต่ละคนเปลี่ยนรูปแบบทำงานไปสู่ระบบ WFH ส่งผลให้การทำงานส่วนนี้ดูยุ่งยากขึ้นจริง ปัจจัยหลักมาจากไม่สามารถระบุได้ว่าพนักงานคนดังกล่าวพร้อมทำงานจริงแล้วหรือยัง บางคนใช้ช่วงดังกล่าวในการไปทำธุระส่วนตัวโดยไม่ลา ส่งผลต่อความเสียหายให้กับองค์กร ฝ่าย HR จึงต้องคอยไล่เช็กเวลาเข้า-ออกงานทุกเช้า-เย็น แถมบางทีตามตัวพนักงานคนนั้นคนนี้ไม่ได้ก็สร้างความยุ่งยากเข้าไปอีก
แล้วจะเช็กวันลาหรือตารางงานของพนักงานได้อย่างไร?
คำถามต่อมาเมื่อทุกคนต่างแยกย้ายกันทำงานที่บ้านของตนเอง หากพนักงานคนดังกล่าวมีความรับผิดชอบก็ดีไป ทำงานตรงเวลา ทำการลาอย่างถูกต้องทุกครั้งเมื่อมีกิจธุระ หรือเจ็บป่วย ไม่ใช่เงียบหายไปเฉย ๆ เพราะไม่อยากใช้วันลา
ในทางตรงข้ามก็ไม่ใช่พนักงานทุกคนที่จะทำแบบนั้น การเช็กวันลาหรือตารางงานของพนักงานทุกคนจึงเป็นเรื่องยากมาก ซึ่งรูปแบบดั้งเดิมก็อาจใช้การส่งผ่านทางกลุ่มแชทส่วนตัวตามโปรแกรมแชทต่าง ๆ ซึ่งต้องเข้าใจว่าโปรแกรมเหล่านี้ไม่ได้ถูกทำมาเพื่อรองรับการใช้งานนั้น ๆ โดยเฉพาะ ส่งผลให้การตรวจสอบก็ยังไม่ทั่วถึง และเป็นเรื่องยากอยู่ดี
จบความยุ่งยากของ HR ในการ WFH ด้วยโปรแกรมบันทึกเวลาทำงานออนไลน์ดีกว่า
เมื่อมีปัญหาก็ต้องรีบแก้ไข อย่าปล่อยเอาไว้ให้บานปลายจนสร้างความเสียหายต่อองค์กร เรื่องนี้เองก็เช่นกัน หาก HR กำลังเผชิญกับความยุ่งยากในการเช็กวันลาและตารางงานของพนักงานที่ WFH วิธีจัดการอันแสนตอบโจทย์มากสุดเพียงแค่ใช้โปรแกรมบันทึกเวลาทำงานออนไลน์ มั่นใจได้เต็มร้อยว่าทุกอย่างจะง่ายขึ้นกว่าเดิมด้วยฟังก์ชันสำคัญที่อยากยกมาแนะนำเบื้องต้น ได้แก่
- ตั้งค่ากะหรือช่วงเวลาทำงานบนไทม์ไลน์ มุมมองแบบปฏิทิน หรือรูปแบบอื่น ๆ ได้ตามสะดวก อีกทั้งยังคัดลอกรูปแบบกะการทำงานของพนักงานได้อย่างง่ายดาย
- กำหนดปฏิทินสำหรับวันหยุดขององค์กร เช่น วันหยุดราชการ, วันหยุดพิเศษของแต่ละกะงาน รวมถึงยังสามารถเพิ่มกฎระเบียบเพื่อให้พนักงานรับรู้ เช่น การทำงานล่วงเวลาของพนักงานกะกลางวัน-กลางคืน, ช่วงเวลาพักของพนักงานแต่ละกะ เป็นต้น
- กรณีทำงานล่วงเวลา หรือ OT สามารถระบุช่วงเวลา จำนวนชั่วโมงได้ชัดเจน หรือในกรณีที่ไม่ได้มีการเปิดระบบทำ OT เอาไว้ก็อย่ากังวลใจ เพราะโปรแกรมยังสามารถบันทึกชั่วโมงการทำงานพิเศษของคุณได้ ช่วยให้เจ้านายรับรู้ มีผลต่ออนาคต
- แปลงชั่วโมงการทำงานเพิ่มเติมยืดออกไปเพื่อทดแทนการเข้างานช้ากว่าปกติก็สามารถทำได้เช่นกัน ไม่ต้องโดนหักเงินหรือผิดกฎบริษัท ส่วนทาง HR ก็ทำงานง่ายขึ้น รู้ว่าพนักงานคนไหนเข้าสายแล้วออกช้าครบเต็มชั่วโมงการทำงาน
- ตรวจสอบตารางวันหยุด, เวลาเข้างานของตนเอง ไปจนถึงการกำหนดวันลาล่วงหน้าผ่านปฏิทินได้ หรือใครอยากเปลี่ยนกะงานชั่วคราว เปลี่ยนวันหยุดกับเพื่อนเพื่อทำธุระส่วนตัวก็ไม่มีปัญหา มีความยืดหยุ่นสูง รับรอง HR ไม่สับสนแน่
มั่นใจได้เต็มร้อย เช็กวันลา ตารางานผ่านโปรแกรมบันทึกเวลาทำงานออนไลน์
จากตัวอย่างฟังก์ชันที่บอกไปเป็นเพียงส่วนหนึ่งทีทุกคนจะเห็นเลยว่าโปรแกรมบันทึกเวลาทำงานออนไลน์เข้ามามีบทบาทและตอบโจทย์ปัญหาของ HR ในกรณีที่ต้อง WFH ได้เป็นอย่างดี ซึ่งเมื่อถามว่าแล้วจะเช็กวันลา หรือเช็กตารางงานของพนักงานได้ดีแค่ไหน เช่น คนที่ต้องออกไปทำงานนอกสถานที่ หรือมีการเปลี่ยนกะ สลับวันเข้างาน ฯลฯ
โปรแกรมนี้ยังสามารถให้พนักงาน Check-in ระบบการเข้างานโดยมี GPS ระบุตำแหน่ง รวมถึงการถ่ายรูปยืนยันสถานที่ผ่าน App อย่างง่ายดาย มั่นใจว่าไม่มีผิดพลาดแน่ รวมถึงกรณีที่พนักงานทำการสลับวันเข้างานและทำเรื่องเอาไว้เรียบร้อยบนโปรแกรม HR ก็สามารถเข้าไปเช็กรายละเอียดเพิ่มเติมได้ทันที คำนวณ OT จำนวนวันขาด ลา มาสาย แบบอัตโนมัติอีกต่างหาก ตอบโจทย์ครบครันขนาดนี้มีไว้ใช้ไม่ผิดหวังแน่
จบทุกปัญหาความยุ่งยากและภาระอันหนักอึ้งของ HR เมื่อต้องทำงานแบบ WFH ไม่สามารถเช็กรายละเอียดพนักงานทุกคนได้เหมือนกับการเข้าไปอยู่ในออฟฟิศด้วยการมีโปรแกรมบันทึกเวลาทำงานออนไลน์อัดแน่นด้วยฟังก์ชันสุดพิเศษที่พนักงานเองรับผิดชอบทำตามหน้าที่อย่างเคร่งครัด ด้าน HR ก็สะดวกต่อการทำงาน ข้อมูลอัปเดตรวดเร็ว ลดความผิดพลาดและสามารถทำงานได้ตามปกติ เมื่องานเบาลงความเครียดย่อมลดตามไปด้วย ช่วยเพิ่มสุขภาพจิตที่ดี ทำงานมีความสุขมากขึ้น จะ WFH นานแค่ไหนก็ไม่กังวลอีกแล้ว