คุณสมบัติ 10 ประการที่คนทำงาน HR ควรมี

คอลัมน์ : SD Talk
ผู้เขียน : ธำรงศักดิ์ คงคาสวัสดิ์
https://tamrongakk.blogspot.com

จากประสบการณ์ที่ผมได้รู้จักคนที่เข้ามาทำงาน HR ก็พบว่าบางคนมาทำงานด้านนี้ เพราะใจสั่งมา คืออยากจะมาทำงานด้านนี้จริง ๆ ชอบการติดต่อกับผู้คน สนใจใฝ่เรียนรู้ในงาน HR

บางคนก็เพิ่งจบ แล้วบริษัทก็มีตำแหน่งนี้ว่าง ถามว่าจะทำไหม ก็เลยตอบรับ ทำไปก่อนดีกว่าอยู่ว่าง ๆ ระหว่างหางานใหม่

แต่บางคนก็มาทำงาน HR เพราะบริษัทย้ายมาโดยมีสาเหตุต่าง ๆ กันไป เช่น มีความผิดและอยู่ระหว่างการสอบสวน, บางคนหมดไฟก็เลยย้ายมาทำงานที่ฝ่าย HR ฯลฯ

แต่ไม่ว่าใครจะมาทำงาน HR ด้วยเหตุผลใดก็ตาม เมื่อต้องมาทำงานด้านนี้ควรจะต้องมีคุณสมบัติ 10 ประการดังนี้ครับ

1.มีสติ มีจรรยาบรรณ รู้จักเก็บความลับ : งาน HR เป็นงานที่ต้องเกี่ยวกับความลับในเรื่องต่าง ๆ ของผู้คนในองค์กร เช่น ข้อมูลเงินเดือนของพนักงานทุกระดับ, ข้อมูลส่วนตัวของพนักงาน, ผลการขึ้นเงินเดือนประจำปี, ความคิดเห็นของฝ่ายบริหารต่อพนักงานที่ได้รับการเลื่อนตำแหน่งที่เป็น Off Record ฯลฯ

คนทำงาน HR จึงจะต้องมีจรรยาบรรณ มีสติ รู้ว่าอะไรควรพูด อะไรไม่ควรพูด ถ้าใครชอบทำตัวเป็น Insider หรือคนประเภท ฉันรู้ โลกต้องรู้ ชอบแฉแต่เช้ายันค่ำ คงไม่เหมาะกับงาน HR แล้วล่ะครับ

2.มีมนุษยสัมพันธ์ที่ดีกับคนรอบข้าง : คนทำงาน HR ควรจะต้องยิ้มแย้มแจ่มใสเป็นมิตรกับคนรอบข้าง เพราะงาน HR ไม่ใช่งานที่เป็นเจ้านายของคนทั้งบริษัท HR ไม่มีอำนาจไปสั่งให้ใครทำอะไรได้ เพราะไม่ได้เป็นหัวหน้าของคนทั้งบริษัท แต่งานจะสำเร็จได้จะต้องไป “ขอความร่วมมือ” จากหน่วยงานต่าง ๆ ถ้า HR ขาดมนุษยสัมพันธ์คงจะหาความร่วมมือได้ยาก

3.มีทักษะการสื่อสารและประสานงาน : นอกจากจะต้องมีมนุษยสัมพันธ์ที่ดีแล้ว คนทำงาน HR ควรจะต้องมีทักษะในการสื่อสารและประสานงานหาความร่วมมือจากพนักงานในแต่ละระดับ สามารถโน้มน้าวจูงใจ พูดเรื่องยากให้เข้าใจง่าย สื่อสารเชิงบวก ไม่ใช่สื่อสารพร้อมบวก

4.ไม่จ้องจับผิดและตักเตือนพนักงานทั้งบริษัท : ต้องเปลี่ยน Mindset เสียใหม่ จากความคิดแบบโบราณที่ว่า HR จะต้องเป็นเหมือนครูไหวใจร้าย จะดุด่าว่ากล่าวพนักงานฝ่ายไหน แผนกไหนก็ได้ จะเรียกใครมาตักเตือนก็ทำได้

เพราะถ้าคนทำงาน HR คิดแบบนี้ ก็จะมีบทบาทเป็นคนคอยจับผิดพนักงานมาลงโทษ หน้าที่ในการตักเตือนพนักงานที่ทำผิดเป็นเรื่องของหัวหน้างานในหน่วยงานนั้น ๆ โดยตรงนะครับ ไม่ใช่หน้าที่ของ HR!

ส่วน HR จะมีหน้าที่ให้คำแนะนำปรึกษากับหัวหน้าแต่ละหน่วยงานว่า ถ้าลูกน้องของตัวเองทำผิดฝ่าฝืนกฎระเบียบต่าง ๆ หัวหน้าควรจะทำยังไง ไม่ใช่ว่า HR ไปทำบทบาทหัวหน้าของพนักงานโดยตรงซะเอง

5.ยึดหลักเกณฑ์มากกว่าหลักกู : ประเทศชาติมีกฎหมาย องค์กรมีกฎระเบียบ หน้าที่หนึ่งที่สำคัญของ HR คือเป็นคนคอยดูแลให้ทุกหน่วยงานมีการปฏิบัติตามกฎระเบียบกติกาที่องค์กรกำหนดไว้ให้เป็นไปในกติกาเดียวกัน

HR จำเป็นจะต้องยึดหลักเกณฑ์หรือระเบียบข้อบังคับต่าง ๆ ในการตัดสินใจแก้ปัญหาต่าง ๆ เกี่ยวกับผู้คนในองค์กร

เพราะถ้ายึดหลักกู โดยมีข้อยกเว้นให้กับคนนี้คนนั้นคนโน้นแล้วก็จะเกิด Me Too ตามมา แถมยังไม่สามารถตอบคำถามผู้คนในองค์กรได้ว่า ทำไมคนนั้นถึงได้สิทธินั้น ทำไมฉันถึงไม่ได้บ้าง ทั้ง ๆ ที่องค์กรก็มีกฎเกณฑ์เดียวกัน นี่บอกได้เลยว่า พนักงานจะขาดความเชื่อมั่นใน HR ไปเลยนะครับ

แต่ถ้าหลักเกณฑ์หรือกฎระเบียบข้อบังคับใดล้าสมัยก็สามารถเสนอขอ Update แก้ไขได้นะครับ แต่สิ่งสำคัญคือ เมื่อแก้ไขแล้ว ก็ต้องกลับมายึดกติกาไว้เหมือนเดิม เพราะปัญหาในการบริหารคนทุกวันนี้ ตั้งแต่ระดับองค์กรยันประเทศชาติ ก็เกิดจากการใช้หลักกูมากกว่าหลักเกณฑ์นี่แหละครับ

6.เป็นผู้ดูแลให้มีการปฏิบัติตามกฎเกณฑ์อย่างเท่าเทียม : ข้อนี้เป็นผลต่อเนื่องมาจากการยึดหลักเกณฑ์มากกว่าหลักกู นั่นคือจะต้องเป็นคนกลางที่คอยดูแลให้ทุกหน่วยงานมีการปฏิบัติตามกฎเกณฑ์หรือระเบียบตามที่บริษัทกำหนด ไม่ให้มีการเลือกปฏิบัติหรือมีการปฏิบัติที่ไม่เป็นธรรมกับพนักงาน

7.จำ ๆ ลืม ๆ เสียบ้าง : อันนี้นายเก่าผมสอนมาเองครับ เพราะการทำงานเกี่ยวกับคนย่อมจะมีทั้งคนด่าและคนชม ถ้าถูกคนด่าในเรื่องที่เราไม่ได้ทำผิด แต่เขาอาจจะไม่พอใจที่เราไปยึดหลักเกณฑ์ พอเราทำตามหลักเกณฑ์แล้ว พนักงานเสียประโยชน์ เขาก็จะด่าว่าเรา

อันนี้ก็ต้องลืมไปบ้างอย่าไป Give a Damn ให้มันมากเกินไปครับ ไม่งั้นมีหวังเป็นโรคเครียด นอนไม่หลับ แต่ถ้าอะไรที่เราผิดพลาดจริง ๆ ก็ต้องจำเอาไว้ปรับปรุงแก้ไขไม่ให้ผิดซ้ำ

8.สนใจใฝ่หาความรู้ในงาน HR ทุกด้าน : งานของ HR จะมี 5 Functions ใหญ่ ๆ คือ สรรหาว่าจ้าง, ค่าตอบแทนและสวัสดิการ, ประเมินผลการปฏิบัติงาน, พัฒนาพนักงาน, แรงงานสัมพันธ์ เมื่อมาทำงาน HR แล้ว ควรหาโอกาสศึกษาเรียนรู้เก็บเกี่ยวประสบการณ์ให้ได้ครบทุกด้านจะได้มีประโยชน์กับตัวเราเองในอนาคต ไม่ควรทำงานหน้าเดียว

9.ยืนตรงกลางระหว่างผู้บริหารและพนักงาน : เมื่อพนักงานเรียกร้องหรือทำในสิ่งไม่ถูกต้อง ก็ต้องพร้อมจะอธิบายชี้แจง โดยต้องเตรียมใจให้พร้อมสำหรับข้อหาที่ว่า HR เข้าข้างบริษัท

ในขณะที่ถ้าฝ่ายบริหารทำสิ่งไม่ถูกต้องก็ต้องกล้าที่จะบอกว่า สิ่งที่ฝ่ายบริหารจะทำนั้น จะเกิดปัญหาอะไรบ้างกับพนักงานและองค์กร และควรเสนอหาวิธีป้องกันแก้ไขให้ด้วย ซึ่งก็จะถูกฝ่ายบริหารตำหนิว่า HR เข้าข้างพนักงาน พูดง่าย ๆ ว่า โดนทั้งขึ้นทั้งล่องแหละครับ

ใครจะว่าเรายังไงก็เป็นเรื่องของเขา แต่เราต้องรู้ว่าเรากำลังทำอะไรอยู่ และสิ่งที่เราทำถูกต้องอยู่บนหลักเกณฑ์เหตุผลที่ดี ก็พอแล้วครับ

10.มีความละเอียดรอบคอบ : งานทุกชิ้นที่จะปล่อยออกไปสู่นอกหน่วยงาน เช่น ประกาศ, คำสั่ง, กฎระเบียบ, ข้อบังคับ ฯลฯ จะต้องมีความถูกต้อง แม้แต่การสะกดชื่อ-นามสกุล, ตำแหน่ง, หน่วยงาน ของพนักงานจะต้องไม่ผิดพลาด ยิ่งเป็นเรื่องเกี่ยวกับการขออนุมัติต่าง ๆ เช่น การเสนอขออนุมัติการปรับเงินเดือน, ขออนุมัติจ่ายโบนัส ฯลฯ

ตัวเลขข้อมูลทั้งปลีกย่อยและยอดรวมจะต้องมีความถูกต้อง ถ้าขาดความละเอียดรอบคอบและเกิดความผิดพลาดขึ้นมาบ่อย ๆ ล่ะ จะเสียความน่าเชื่อถือได้ทันที

ทั้ง 10 ข้อที่ผมแชร์จากประสบการณ์มานี้ คงจะเป็นประโยชน์สำหรับคนทำงานเป็น HR ไม่ว่าจะเป็นมือใหม่หรือมือเก่า แต่จะมีได้มากน้อยแค่ไหน ก็อยู่ที่การพัฒนาตัวเองของแต่ละคนครับ