แนวปฏิบัติทำนิติกรรมอสังหาฯ ปฏิเสธคำขอจดทะเบียนต้องแจงให้ชัด

คอลัมน์นอกรอบ
สำนักมาตรฐานการทะเบียนที่ดิน กรมที่ดิน

ปฏิเสธไม่ได้ว่าการจดทะเบียนสิทธิและนิติกรรมเกี่ยวกับอสังหาริมทรัพย์เป็นเรื่องที่เกี่ยวกับสิทธิและผลประโยชน์ของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย กรมที่ดินในฐานะหน่วยงานรับผิดชอบดูแลโดยตรงจึงต้องกำหนดกฎกติกาที่ชัดเจน โปร่งใส แต่ปรากฏว่ามีผู้ร้องเรียนการปฏิบัติงานของพนักงานเจ้าหน้าที่ว่า พนักงานเจ้าหน้าที่ปฏิเสธการรับคำขอของประชาชนโดยไม่มีเหตุผล และการปฏิเสธคำขอไม่ปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ที่กฎหมายบัญญัติไว้ ทำให้ประชาชนเข้าใจว่าเจ้าหน้าที่สร้างเงื่อนไขในการไม่รับคำขอ จึงร้องเรียนต่อกรมที่ดินซึ่งทำให้เกิดความเสียหายต่อภาพลักษณ์ของกรมที่ดิน

ล่าสุด นายนิสิต จันทร์สมวงศ์ อธิบดีกรมที่ดิน มีหนังสือลงวันที่ 16 ธันวาคม 2563 ถึงผู้ว่าราชการจังหวัดทั่วประเทศ กำชับแนวทางปฏิบัติกรณีผู้มายื่นคำขอจดทะเบียนสิทธิและนิติกรรม หรือกิจการอื่น ๆ เกี่ยวกับอสังหาริมทรัพย์ ซึ่งไม่สามารถดำเนินการให้กับผู้ขอได้ และกรณีคำขอไม่ถูกต้องหรือยังขาดเอกสารหรือหลักฐานใด ผู้ยื่นคำขอไม่อาจดำเนินการแก้ไขหรือเพิ่มเติมได้ในขณะนั้น ให้พนักงานเจ้าหน้าที่บันทึกความบกพร่องและรายการเอกสารหรือหลักฐานที่จะต้องยื่นเพิ่้มเติม

พร้อมทั้งกำหนดระยะเวลาที่ผู้ขอยื่นคำขอจะต้องดำเนินการแก้ไขหรือยื่นเพิ่มเติม โดยให้พนักงานเจ้าหน้าที่ผู้ได้รับมอบหมายจากเจ้าพนักงานที่ดินจังหวัด/สาขา/ส่วนแยกหรือนายอำเภอแล้วแต่กรณี และผู้ยื่นคำขอลงนามไว้ในบันทึก เสร็จแล้วมอบสำเนาบันทึกดังกล่าวให้ผู้ยื่นคำขอไว้เป็นหลักฐานเพิ่มเติมจากแนวปฏิบัติเดิม โดยให้จังหวัดสั่งกำชับพนักงานเจ้าหน้าที่ถือปฏิบัติเป็นไปในแนวทางเดียวกัน ดังนี้

1.ในกรณีที่ประชาชนมายื่นคำขอไม่ว่าจะเป็นคำขอจดทะเบียนสิทธิและนิติกรรมหรือกิจการอื่นเกี่ยวกับอสังหาริมทรัพย์ หากพนักงานเจ้าหน้าที่เห็นว่าไม่สามารถดำเนินการให้กับผู้ขอได้ ห้ามมิให้พนักงานเจ้าหน้าที่ปฏิเสธการรับคำขอดังกล่าวในทันที และต้องชี้แจงเหตุขัดข้องให้ผู้ขอทราบด้วย หากไม่สามารถ ดำเนินการให้ได้เนื่องจากเอกสารหลักฐานไม่ครบ จะต้องชี้แจงให้ชัดเจนว่าขาดเอกสารอะไร เหตุใดต้องใช้เอกสารนั้น

โดยให้พนักงานเจ้าหน้าที่บันทึกความบกพร่องและรายการเอกสารหรือหลักฐานที่จะต้องยื่นเพิ่มเติม พร้อมทั้งกำหนดระยะเวลาที่ผู้ขอยื่นคำขอจะต้องดำเนินการแก้ไขหรือยื่นเพิ่มเติมตามนัยมาตรา 8 แห่งพระราชบัญญัติการอำนวยความสะดวกในการพิจารณาอนุญาตของทางราชการ พ.ศ. 2558 โดยให้พนักงานเจ้าหน้าที่ผู้ได้รับมอบหมายจากเจ้าพนักงานที่ดินจังหวัด/สาขา/ส่วนแยกหรือนายอำเภอแล้วแต่กรณี และผู้ยื่นคำขอลงนามไว้ในบันทึกนั้น เสร็จแล้วมอบสำเนาบันทึกดังกล่าวให้ผู้ยื่นคำขอไว้เป็นหลักฐานด้วย

2.กรณีที่ไม่สามารถดำเนินการให้ได้เนื่องจากติดขัดด้วยระเบียบ คำสั่ง หรือข้อกฎหมาย พนักงานเจ้าหน้าที่จะต้องชี้แจงระเบียบ คำสั่งและข้อกฎหมายนั้นให้เป็นที่เข้าใจ พร้อมทั้งเสนอให้เจ้าพนักงานที่ดินจังหวัด เจ้าพนักงานที่ดินจังหวัดสาขา เจ้าพนักงานที่ดินหัวหน้าส่วนแยก เป็นผู้พิจารณาและสั่งการ โดยระบุถึงสาเหตุที่ไม่อาจดำเนินการตามคำขอนั้นได้ และแจ้งสิทธิในการอุทธรณ์ตามกฎหมายว่าด้วยวิธีปฏิบัติราชการทางปกครอง

ทั้งนี้ การปฏิเสธคำขอจดทะเบียนสิทธิและนิติกรรมเป็นคำสั่งทางปกครอง พนักงานเจ้าหน้าที่ต้องแจ้งคำสั่งพร้อมเหตุผลที่ชัดเจนในการปฏิเสธคำขอ และสิทธิในการอุทธรณ์ให้คู่กรณีที่ถูกกระทบสิทธิทราบด้วย โดยต้องดำเนินการให้เป็นไปตามพระราชบัญญัติวิธีปฏิบัติราชการทางปกครอง พ.ศ. 2539 โดยเคร่งครัด เนื่องจากการปฏิเสธคำขอโดยไม่ปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ของกฎหมายย่อมถือเป็นการปฏิบัติหน้าที่โดยไม่ชอบด้วยกฎหมาย