ทำงานใหม่ ควรแม่น “กฎระเบียบ”

คอลัมน์ เอชอาร์ คอร์เนอร์

ธำรงศักดิ์ คงคาสวัสดิ์
https://tamrongsakk.blogspot.com

วันนี้ผมมีคำถามที่น่าสนใจจากคนที่เข้าไปเป็น HR Manager คนใหม่แทนคนเดิมที่ลาออกไป ซึ่งผมคิดว่าเป็นเรื่องที่หลายคนอาจจะเคยเจอประสบการณ์แบบนี้ แล้วคิดไม่ออกว่าจะแก้ปัญหาอย่างไรดี หรือยิ่งแก้ปัญหายิ่งเพิ่มปัญหามากขึ้นไปอีก

ตามมาอ่านกันได้เลยครับ ?

เรื่องของเรื่องคือเจ้าของคำถามเพิ่งเข้าไปรับตำแหน่งเป็น HR Manager ในบริษัทแห่งหนึ่งแทนคนเก่าที่เขาลาออกไป พอเข้าไปได้สักสองเดือน ก็มี Line Manager จากแต่ละฝ่ายมาเสนอว่า อยากจะให้ HR ช่วยเสนอ MD (Managing Director-กรรมการผู้จัดการ) ว่า ขอให้บริษัทนำค่าน้ำมัน, ค่าที่พัก, ค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทาง, ค่าอาหาร, ค่ารถ (car allowance), ค่าโทรศัพท์มือถือ, ค่ารับรองเข้าไปใน payroll ของพนักงานแต่ละคน แทนการจ่ายเป็นครั้ง ๆ อย่างที่เคยปฏิบัติกันมาในอดีต

พวกเขาก็เลยถามผมว่า HR ควรจะนำเรื่องนี้เสนอ MD ตามที่ Line Manager ขอมาดีหรือไม่ และมีข้อดี-ข้อเสียอะไรบ้าง หากจะนำเงินสารพัดค่าทั้งหลายเข้าไปอยู่ใน payroll ทุกเดือน ?

ผมจึงย้อนถามกลับไปที่ HR Manager คนนี้ว่า…แล้วระเบียบหลักเกณฑ์ของสารพัดค่าเหล่านี้บอกไว้ว่ายังไงบ้างล่ะ ?

คำตอบที่กลับมา คือ “ยังไม่ได้อ่านระเบียบครบทุกเรื่อง”

อันนี้แหละครับ คือประเด็นสำคัญที่เราจะแลกเปลี่ยนประสบการณ์กันในวันนี้

ผมคงไม่ตอบคำถามข้างต้นหรอกนะครับ ว่าควรทำหรือไม่ควรทำ ทำได้หรือไม่ได้ จนกว่าจะรู้ว่าระเบียบหลักเกณฑ์ของแต่ละเรื่องนั้นมีอะไรบ้าง มีรายละเอียดอย่างไร และที่ผ่านมามีการปฏิบัติกันเป็นอย่างไร ใครที่ติดตามข้อเขียนของผมเป็นประจำคงจะทราบดีว่า ผมจะเน้นมากในเรื่องของ “ข้อมูล”

การแก้ปัญหาและตัดสินใจใด ๆ สิ่งสำคัญคือข้อมูลครับ ยิ่งมีข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับเรื่องนั้น ๆ ยิ่งมากยิ่งดี ยิ่งข้อมูลถูกต้อง update ยิ่งดี เราไม่ควรแก้ปัญหาและตัดสินใจด้วยการใช้อารมณ์ความรู้สึก คิดไปเอง หรือมโนไปเอง

อย่างคำถามข้างต้นนี้ก็เช่นเดียวกัน ถามว่าเรามีข้อมูลและเข้าใจเกี่ยวกับระเบียบหลักเกณฑ์ของการจ่ายเงินแต่ละตัวแล้วหรือยัง ? หลักเกณฑ์เหล่านั้นมีการจ่ายยังไงบ้าง ?

เพราะถ้ายังไม่รู้ว่าระเบียบเกี่ยวกับการจ่ายเงินเหล่านี้มีรายละเอียดว่าไว้อย่างไร หลักเกณฑ์ในการจ่ายแต่ละประเภทเป็นอย่างไร แล้วที่ผ่านมามีลักษณะการเบิกจ่ายจริงอย่างไร เป็นจ่ายนอก payroll หรือจ่ายใน payroll ใครเป็นผู้ตรวจสอบ ใครเป็นคนอนุมัติ ฯลฯ

เราก็จะไม่มีข้อมูลอะไรไปคุยกับ Line Manager เลย ยิ่งจะทำให้เรามีโอกาสตัดสินใจผิดพลาดได้ง่ายมากยิ่งขึ้นจริงไหมครับ ?

ดังนั้น ข้อคิดในเรื่องนี้สำหรับทุกท่านที่ไปเริ่มงานในที่ใหม่ควรจะต้องทำคือ ท่านจำเป็นจะต้อง “ทำการบ้าน” คือ การศึกษาหาข้อมูลในแต่ละเรื่องให้มากที่สุด และเร็วที่สุด เพื่อที่หากมีการประชุมหรือการเสนอเรื่องต่าง ๆ เข้ามาที่ท่าน

ท่านจะได้แยกแยะได้ว่า สิ่งที่แต่ละฝ่ายเสนอมาที่ท่านนั้น เป็น “หลักเกณฑ์” ของบริษัท หรือเป็น “หลักกู” และรู้ว่า ข้อเสนอต่าง ๆ ที่เข้ามานั้นเป็นไปตามหลักเกณฑ์ หรือเป็นหลักกูที่เสนอมาลอย ๆ แบบเผื่อฟลุก เพราะฝ่ายที่เสนอคิดว่าเป็นคนใหม่ คงไม่ค่อยรู้เรื่องอะไรเท่าไหร่ ก็เสนอมาตอนที่คนใหม่กำลังงง ๆ อยู่ในระหว่างปรับตัวนี่แหละ

เพราะถ้าเราเข้ามาแล้วทำการบ้านมาดี ศึกษาหาข้อมูลระเบียบหลักเกณฑ์ต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องจนเข้าใจ และ “แม่น” ในหลักเกณฑ์ต่าง ๆ แล้วเราก็จะไม่เป๋ง่าย ๆ จริงไหมครับ

ถือหลักง่าย ๆ ว่า ถ้าเราหลักดี เราก็จะมั่นคง ใครจะมาผลักให้ล้ม ก็ไม่ง่ายนักหรอก

แต่ถ้าหลักเรายังไม่ดี โดนผลักเบา ๆ ก็เซตามแรงผลักแล้วล่ะ

หวังว่าข้อคิดนี้จะเป็นประโยชน์สำหรับทุกท่านที่เข้าไปเริ่มงานที่ใหม่ และนำไปใช้ได้จริงนะครับ