บริหาร “คน” ปี 2021 “PMAT” ดึง 10 ข้อนำองค์กรสู้โควิด

สมาคมการจัดการงานบุคคลแห่งประเทศไทยหรือ PMAT (Personnel Management Association of Thailand) เผยผลสำรวจ HR Trend for The Next Normal 2021 ด้วยทำการสำรวจประเด็นด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์ที่องค์กรและผู้บริหารสูงสุดให้ความสำคัญ ระหว่างวันที่ 31 ธันวาคม 2563-20 มกราคม 2564 ผ่านช่องทางออนไลน์

มีผู้ตอบแบบสำรวจจำนวน 1,485 คน จาก 30 กว่ากลุ่มธุรกิจ ซึ่งกลุ่มธุรกิจที่ตอบเข้ามามากที่สุด 3 อันดับแรกได้แก่ กลุ่มการศึกษา (education) คิดเป็น 8.89% กลุ่มยานยนต์ (automotive) คิดเป็น 8.75% และกลุ่มอาหารและเครื่องดื่ม (food & beverage) คิดเป็น 8.55%

ทั้งนี้ผู้ตอบแบบสอบถามส่วนใหญ่ คิดเป็น 45.53% อยู่ในกิจการขนาดกลาง และขนาดเล็ก มีจำนวนพนักงาน 101-1,000 คน

“ดร.บวรนันท์ ทองกัลยา” นายกสมาคมแห่งสมาคม PMAT กล่าวว่า 1 ใน 4 ของผู้ตอบแบบสำรวจคือ ซีอีโอเจ้าของธุรกิจ และผู้บริหารระดับสูงขององค์กร คิดเป็น 26.20% ของผู้ตอบแบบสอบถามทั้งหมด อีก 73.80% ประกอบด้วย พนักงานฝ่าย HR (human resource) ทุกกลุ่มงาน คิดเป็น 25.52% ผู้บริหารระดับกลาง คิดเป็น 21.68% และหัวหน้าฝ่าย/ผู้จัดการฝ่าย HR คิดเป็น 21.08%

“ผลสำรวจที่น่าสนใจพบว่าจากสถานการณ์การแพร่ระบาดของโควิด-19 ทำให้หลายองค์กรมีแนวทาง หรือนโยบายให้พนักงานทำงานที่บ้าน (work from home-WFH) โดยองค์กรจำนวน 1 ใน 4 มีนโยบายให้พนักงาน 50-70% ของจำนวนพนักงานทั้งหมดทำงานในรูปแบบ WFH ส่วนองค์กรที่มีนโยบายให้ WFH มากกว่า 70% ของจำนวนพนักงานทั้งหมด คิดเป็น 12.26% และมีจำนวน 15.76% ไม่มีนโยบาย WFH”

ทั้งนี้ ประเด็นที่น่าสนใจคือองค์กรทุกขนาด ส่วนใหญ่เกิน 20% เลือกใช้นโยบายการทำงาน WFH โดยให้พนักงานร้อยละ 50-70% ทำงานอยู่บ้านเป็นการทำตามแนวทางเว้นระยะห่างทางสังคม (social distancing) ส่วนประเด็น 10 อันดับแรกที่องค์กร และผู้บริหารสูงสุดให้ความสำคัญในการบริหารคน ในปี 2021 ได้แก่

อันดับ 1 การพัฒนาทักษะของพนักงานทั้ง reskill, upskill และ new skill เพื่อให้ทันต่อการเปลี่ยนแปลง และสนับสนุนกลยุทธ์การดำเนินงานขององค์กร 70.27% โดยแนวทางเพื่อการบรรลุเป้าหมายในประเด็นนี้ ต้องเน้นสร้างวัฒนธรรมการเรียนรู้ เพื่อส่งเสริมให้พนักงานเป็น active learner หรือผู้ที่กระตือรือร้นในการเรียนรู้ ตระหนักรู้ว่าตัวเองไม่รู้อะไร และแสวงหาความรู้ได้ด้วยตัวเอง

รวมถึงนำเทคโนโลยีการเรียนรู้มาใช้ อาทิ เทคโนโลยีที่นำภาพเสมือน (augmented reality-AR) การจำลองสภาพแวดล้อมจริงให้เสมือนจริง (virtual reality-VR) และเทคนิคในรูปแบบของเกม เพื่อเป็นสิ่งที่ช่วยในการกระตุ้นและสร้างแรงจูงใจ (gamification) มาประยุกต์เพื่อสร้างประสบการณ์การเรียนรู้ที่ผสมผสานความสนุกและควรมีระบบจัดการการเรียนการสอนออนไลน์ผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ต (learning management system-LMS) เพื่อการประเมินประสิทธิภาพการเรียนรู้รายบุคคล”

“ดร.บวรนันท์” กล่าวต่อว่า อันดับ 2 คือ การพัฒนาความสามารถของผู้นำทุกระดับขององค์กร (leadership at all level) เพื่อสร้างความพร้อมและขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลง 59.87% โดยคำถามสำคัญที่องค์กรต้องตอบให้ได้เบื้องต้นคือ องค์กรของท่านมีผู้นำที่มีความพร้อมในการขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ขององค์กรกี่เปอร์เซ็นต์ ปัจจุบันองค์กรต้องการภาวะผู้นำการเปลี่ยนแปลง (transformative leadership) องค์กรต้องสร้างผู้นำที่สามารถพัฒนาความสามารถคน สร้างศักยภาพคนทำงาน และทีมงานให้ได้

อันดับ 3 การสร้างความพร้อมรับการเปลี่ยนแปลงของพนักงาน (change readiness) ต่อการเปลี่ยนแปลงขององค์กร 56.43% โดยการสร้างกระบวนการทางความคิดเพื่อให้เกิดการยอมรับอย่างเข้าใจ เกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงเป็น
สิ่งแรกที่ต้องทำ นอกจากนั้น ต้องมีการสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูง และความร่วมมือจากผู้มีอิทธิพลหลักขององค์กร รวมถึงการสื่อสารเหตุผลความจำเป็นในการเปลี่ยนแปลงขององค์กรและเป้าหมายของการเปลี่ยนแปลง ถือเป็นปัจจัยที่ทำให้การเปลี่ยนแปลงมีแนวโน้มที่จะสำเร็จ

“ส่วนกลยุทธ์การจัดการการเปลี่ยนแปลง (change management tactics) ที่ควรศึกษาเพื่อนำมาใช้ เช่น ปรับบทบาทงานให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลง การปรับรูปแบบการประเมินผล การสื่อสารบนลงล่าง สร้างหน่วยงานต้นแบบ การประชุมแบ่งปันความรู้ การให้รางวัลและการยกย่อง และการทำ team building“

อันดับ 4 คือ การปรับโครงสร้างองค์กร (organization structure redesign) ให้เกิดความคล่องตัว 55.56% โดยต้องทำความเข้าใจกลยุทธ์ใหม่ขององค์กร และกำหนดกลุ่มงานที่จำเป็นสำหรับความสำเร็จขององค์กร ต้องกำหนดให้ชัดเจนว่า ความสามารถใดที่จำเป็นในการบรรลุเป้าหมาย เพื่อขับเคลื่อนกลยุทธ์ขององค์กร

จากนั้นจะต้องประเมินความพร้อมของพนักงานในปัจจุบัน เพื่อให้ทราบว่าความสามารถด้านใดที่เป็นช่องว่างในการออกแบบโครงสร้างองค์กร เพื่อปิดช่องว่างก็ต้องฝึกอบรมหรือการทำงานข้ามสายงาน และอีกประเด็นที่ขาดไม่ได้คือการกำหนดกระบวนการและวัฒนธรรมในการทำงาน โดยระบุให้ชัดเจนวัฒนธรรมการทำงานแบบใดที่จะช่วยให้กลยุทธ์ที่กำหนดขึ้นใหม่ทำงานได้

“ดร.บวรนันท์” กล่าวถึง อันดับ 5 คือ การพัฒนาทักษะด้านดิจิทัล และการใช้เทคโนโลยีช่วยในการทำงานของพนักงาน 51.25% ซึ่งเคล็ดลับในการกระตุ้นการเรียนรู้ และพัฒนาทักษะดิจิทัลของทีมงาน ทำได้โดยการสร้างกลุ่มย่อยเพื่อสนทนากันเกี่ยวกับแนวปฏิบัติที่ดี จัดให้มีกิจกรรมรายเดือนพูดคุยความคืบหน้า เกี่ยวกับการพัฒนาทักษะดิจิทัล จัดให้มีการถ่ายทอดความรู้ภายใน เช่น การมอบหมายความรับผิดชอบในการสอน ให้คำแนะนำแก่หัวหน้าทีม รวมถึงจัดการแข่งขันการพัฒนาทักษะแบบเป็นมิตร เพื่อกระตุ้นการเรียนรู้อีกทางหนึ่ง

อันดับ 6 การใช้กำลังพลอย่างมีเหตุผล (workforce rationalization) ใช้กำลังพลน้อย (lean manpower) และการควบคุมต้นทุนแรงงาน 46.26% ซึ่งแม้ว่าองค์กรหลายแห่งจะเผชิญกับปัจจัยลบ แต่มักจะเลือกรักษากำลังคนไว้อย่างสุดความสามารถ อย่างไรก็ตาม ในสถานการณ์เช่นนี้องค์กรต้องเรียนรู้กลยุทธ์การลดต้นทุนแรงงาน เช่น หยุดการจ้างงาน (hiring freeze หรือการลาออกไม่รับทดแทน)

รวมถึงการปรับโครงสร้างการทำงาน หยุดการขึ้นค่าจ้างและสิทธิประโยชน์ ยกเลิกกลุ่มสัญญาจ้างและกลุ่มชั่วคราว จัดให้มีโครงการเกษียณก่อนกำหนด การลาออกโดยสมัครใจ รวมไปถึงการลดชั่วโมงการทำงาน ลดค่าจ้างและสิทธิประโยชน์ และกำหนดช่วงเวลาที่พนักงานลาโดยไม่ได้รับค่าจ้าง

อันดับ 7 การพัฒนาความสามารถของพนักงานในทุกระดับขององค์กร (competency development at all level) 41.55% โดยแนวทางคือ ต้องเร่งทบทวน และกำหนดสมรรถนะตามบทบาทหน้าที่และความสามารถในงานที่ช่วยให้องค์กรประสบความสำเร็จ และต้องแสวงหาแนวทางในการประเมินความสามารถพนักงานทุกคนในองค์กร เพื่อให้สามารถเห็นภาพสถานการณ์กำลังพล (manpower landscape) ในปัจจุบันขององค์กร

“ขณะเดียวกัน ต้องสื่อสารและกระตุ้นให้พนักงานเกิดเป้าหมายการเรียนรู้ โดยสามารถใช้เครื่องมือ เช่น คู่มือการเรียนรู้ และแผนพัฒนาบุคลากรรายบุคคล (individual development plan-IDP) ให้พนักงานเห็นโอกาสในการเรียนรู้เพื่อพัฒนาความสามารถตนเอง และใช้ e-Learning, ยูทูบ หรือพอดแคสต์เข้ามาช่วย และเชื่อมโยงการเรียนรู้ของพนักงาน ทีมงานกับเป้าหมายสำคัญขององค์กร ซึ่งทำได้โดยใช้ design thinking ผ่านโครงการแฮกกาธอน (hackathon) หรือการเรียนรู้ของทีมผ่านวิธีการตั้งเป้าหมายเพื่อวัดผลความสำเร็จ (OKR)”

“ดร.บวรนันท์” กล่าวว่า อันดับ 8 คือ การเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมในการทำงานขององค์กร (culture change) เพื่อสนับสนุนการดำเนินธุรกิจขององค์กร 41.35% โดยแนะนำให้อ่านหนังสือ Who Killed Change : Solving the Mystery of Leading People through Change ที่เขียนโดย by Ken Blanchard, John Britt, Judd Hoekstra และ Pat Zigarmi ซึ่งเป็นหนังสือที่ว่าด้วยการจัดการการเปลี่ยนแปลงในแง่มุมต่าง ๆ และยังพูดถึงส่วนประกอบที่จำเป็นสำหรับการรักษาประสิทธิผลขององค์กรอย่างยั่งยืนเมื่อสิ่งต่าง ๆ ไม่เหมือนเคยอีกต่อไป

อันดับ 9 การออกแบบงานใหม่ (job redesign) ให้สอดคล้องกับทิศทางและรูปแบบธุรกิจในอนาคตขององค์กร 40.74% โดยแนวทางเพื่อการบรรลุเป้าหมายนี้สามารถดำเนินการด้วยวิธีการ ดังนี้

1.ทบทวนเนื้อหาของงานเพื่อพิจารณาความไม่สอดคล้องกันของงานกับคนทำงาน

2.วิเคราะห์ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงาน ดำเนินการวิเคราะห์งาน กำหนดผลคาดหวังของงาน พิจารณาประเด็นอุปสรรคในการปฏิบัติงานที่ทำให้พนักงานไม่สามารถส่งมอบผลงานหรือผลลัพธ์ที่คาดหวังได้

3.ปรับเปลี่ยนองค์ประกอบของงาน เพื่อให้ทำงานได้ผลลัพธ์มากขึ้น โดยการแก้ไของค์ประกอบของงานทำได้หลายวิธี เช่น ลดความรับผิดชอบ เพิ่มความรับผิดชอบให้สูงขึ้นหรือเพิ่มหน้าที่อื่น ๆ

4.การปรับเปลี่ยนแปลงลักษณะงานและข้อมูลจำเพาะของงาน

และ 5.การจัดสรรงานหรือหน้าที่ใหม่ สื่อสารและสนับสนุนให้พนักงานมีแรงจูงใจในการทำงานในหน้าที่ใหม่

ส่วนอันดับสุดท้าย อันดับที่ 10 คือ การเพิ่มผลิตของพนักงานในปัจจุบันให้สูงสุด (productivity through people) 30.71% โดยต้องเพิ่มผลิตของพนักงานในปัจจุบันให้สูงสุด ซึ่งข้อพิจารณาก่อนการเพิ่มผลิตผล (productivity) 
ของพนักงาน แนะนำให้ทำเปรียบเทียบสมรรถนะธุรกิจในอุตสาหกรรมเดียวกัน (industry benchmarking) ตรวจสอบประสิทธิภาพของกำลังพลว่าเป็นอย่างไร ด้วยการวิเคราะห์ในประเด็นต่าง ๆ เช่น รายได้ต่อคน (revenue per headcount), กำไรต่อคน (profit per headcount), ผลผลิตต่อคน (production output per headcount), รายได้ต่อการทำงานเทียบเท่าเต็มเวลา (revenue per FTE), กำไรต่อการทำงานเทียบเท่าเต็มเวลา (profit per FTE) เป็นต้น

ส่วนแนวทางการเพิ่ม productivity ของพนักงาน สามารถนำเอาการหมุนเวียนงาน และการใช้เทคโนโลยีมาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานได้

นับเป็นผลสำรวจที่ทำให้เห็นแนวทางที่ผู้บริหารให้ความสำคัญในการบริหารคนเพื่อสู้กับความท้าทายใหม่ ๆ และการเกิดการแพร่ระบาดของโควิด-19 ที่น่าสนใจ