“ศิลปะการทำงาน” กับ “หัวหน้า”

คอลัมน์เอชอาร์ คอร์เนอร์

อภิวุฒิ พิมลแสงสุริยา

ในฐานะคนทำงาน เคยประสบปัญหาเหล่านี้บ้างไหม ?

คุยกับหัวหน้าไม่รู้เรื่อง, นำเสนองานไม่ผ่าน, ทำอะไรก็ดูผิดไปหมด, เห็นหน้าเจ้านายคล้ายเห็นผีกลัวจนลนลาน, หัวหน้าไม่ค่อยสนใจ พูดอะไรก็ไม่เชื่อ, ถามอะไรก็ไม่ตอบ บอกอะไรก็ไม่ฟัง ฯลฯ

ทุกครั้งที่ผมสอนเรื่องทักษะการเป็นผู้นำ หรือเทคนิคการบริหารจัดการทีมงานและลูกน้อง ต้องมีคนยกมือถามเสมอว่า…จะบริหารหัวหน้าได้อย่างไร ?

ผมทำหน้าที่เป็นโค้ชให้กับผู้บริหารระดับสูงมากมายในหลากหลายองค์กร ทุกคนบอกว่า ยิ่งตำแหน่งสูงขึ้น ยิ่งต้องมีศิลปะในการทำงานและบริหารหัวหน้ามากขึ้น ผู้บริหารหลายคนใช้เวลาในการ manage up-บริหารเจ้านาย มากกว่า manage down-บริหารลูกน้อง และ manage up ยากกว่า manage down อย่างไม่ต้องสงสัย

เหตุใดจึงควรต้องเรียนรู้ทักษะในการทำงานกับหัวหน้าให้ดี ?

เพราะการเติบโตต้องอาศัยหัวหน้าดึง ลูกน้องดัน และเพื่อนร่วมงานสนับสนุน – ลูกน้องดันกับเพื่อนร่วมงานสนับสนุน ไม่ยากเท่าทำยังไงให้หัวหน้า “ดึง” เพราะทักษะนี้เป็นศิลปะที่ต้องทำให้ดี ไม่เช่นนั้น หัวหน้าอาจคิดว่าเรา “ชะเลียร์” ส่วนเพื่อนและคนรอบข้างก็คงมองว่าเรา “เล่นการเมือง”

เพราะเมื่อทำงานกับหัวหน้าได้เข้าขา ชีวิตจะมีความสุข หน้าที่การงานก็จะประสบความสำเร็จ-จำไว้ว่าเราต้องมีความสุขก่อน จึงจะประสบความสำเร็จ ไม่ใช่สำเร็จแล้วความสุขจะตามมา ยิ่งถ้ารู้จักการบริหารหัวหน้าให้ดี เราจะได้ในสิ่งที่อยากได้ งานจะผ่านฉลุย โครงการจะได้รับการสนับสนุน งบประมาณจะได้รับการอนุมัติ เรื่องที่ยากก็จะกลายเป็นง่าย ในทางกลับกัน หากไม่รู้จักเทคนิคการบริหารหัวหน้า บางทีเรื่องง่าย ๆ ก็กลับกลายเป็นยากไป

เทคนิคการทำงานกับเจ้านายให้เป็นที่รัก มีขั้นตอนง่าย ๆ แต่ใช้ได้จริงและมีประสิทธิภาพ ด้วย 4 สเต็ป ได้แก่

1.Know Your Boss’s Style – รู้จักสไตล์การทำงานของเจ้านาย

ต้องสังเกตว่าหัวหน้าชอบทำงานแบบไหน ตัดสินใจเร็วหรือช้า, ต้องการข้อมูล/รายละเอียดหรือเอาแค่เนื้อ ๆ/เฉพาะประเด็นสำคัญ, เป็นคนเข้มงวดตามกติกาหรือยืดหยุ่น, เป็นคนชอบสังคม หรือไปร่วมงานเท่าที่จำเป็น เมื่อรู้แล้วก็เข้าหาอย่างที่เขาเป็น ให้ในสิ่งที่เขาต้องการ ทำงานในสไตล์ที่เขาชอบ

2.Speak Your Boss’s Language – ใช้ภาษาที่เจ้านายพูด

หัวหน้าส่วนใหญ่สนใจไม่กี่เรื่อง วิธีการจะรู้ว่าเจ้านายให้ความสนใจเรื่องอะไร ไม่ยาก ให้สังเกตว่าเขาใช้คำพูดอะไรบ่อย ๆ เช่น คนที่สนใจเรื่องผลลัพธ์ มักพูดหรือถามว่าเป้าหมายคืออะไร ? ทำแล้วจะได้อะไร ? กำไรเท่าไร ? เป็นต้น

คนที่สนใจเรื่องเวลา มักพูดหรือถามว่าจะเสร็จเมื่อไร เร็วหน่อยได้ไหม ทำไมใช้เวลาเยอะจัง เป็นต้น ส่วนคนที่สนใจเรื่องกระบวนการทำงาน มักพูดหรือถามว่า จะทำยังไงไปวางแผนมาก่อน มีกี่ขั้นตอน เป็นต้น เมื่อรู้แล้ว หมั่นใช้คำหรือภาษาอย่างที่เขาพูด จะช่วยให้ทำงานกับเจ้านายได้ดียิ่งขึ้น

3.Communicate Powerfully – พูดจาให้รู้เรื่องและโดนใจ

ทุกครั้งที่นำเสนอ ต้องจัดเรียงโครงสร้างของเรื่องให้ดี จำไว้ว่าไม่ว่าความคิดจะดีเพียงใด ก็ถูกจำกัดด้วยความสามารถในการสื่อสารเท่านั้น เจ้านายส่วนใหญ่ต้องได้ยินการสื่อสารหรือการนำเสนอ ที่ตอบโจทย์ 4 ข้อนี้

1.ต้องการนำเสนออะไร หรือต้องการให้ทำอะไร

2.ถ้าตกลงทำตามที่เสนอจะมีประโยชน์อะไร หรือผลดีคืออะไร

3.ถ้าไม่ทำตามที่เสนอ จะมีผลเสียอย่างไร

4.มีทางเลือกอื่นนอกเหนือจากที่นำเสนออีกหรือไม่

4.Build Your Personal Power – หมั่นสร้างพลังส่วนตัว

เราสามารถสร้างบุญคุณ และบารมีกับหัวหน้าได้ไม่ยาก โดยเริ่มต้นจากต้องเข้าใจก่อนว่า อะไรสร้างพลังส่วนตัว (personal power) จากนั้นคอยหมั่นสั่งสมพลังนั้นทีละเล็กทีละน้อยคล้ายกับการหยอดกระปุก ต้องเริ่มต้นวันนี้ เพื่อจะได้มีใช้ในวันหน้า

พลังส่วนตัว (personal power) ประกอบไปด้วย เป็นคนเก่งในสายตาของหัวหน้า, มีข้อมูล ไม่ใช่แสดงความคิดเห็นจากความรู้สึก หรือพูดอะไรลอย ๆ, วางตัวดี เหมาะสม ไม่ดูโอ้อวดหรือถ่อมตัวจนเกินไป, มีบุญคุณหรือมีความผูกพันทางใจต่อกัน

ทักษะเหล่านี้จะช่วยให้เราประสบความสำเร็จ และเติบโตในหน้าที่การงานเพราะการจะเป็นผู้นำที่ดีได้ ต้องเริ่มต้นจากการเป็นผู้ตามที่ดีก่อน