แคนนอน ผุดโซลูชั่นแปลงเอกสารสู่ดิจิทัล หนุนองค์กรทำทรานส์ฟอร์มเมชั่น

แคนนอนเผยไทยทำดิจิทัลทรานส์ฟอร์มช้า ตามหลังสิงคโปร์ เกาหลีใต้ และออสเตรเลีย ชี้ทรานส์ฟอร์มงานเอกสารสู่ดิจิทัล เป็นด่านแรกที่ทุกองค์กรต้องทำ พร้อมผุดโซลูชั่น PlanetPress Connect และ ThereFore ช่วยแปลง-ตรวจสอบเอกสาร เจาะกลุ่มค้าปลีก และโลจิสติกส์

วันที่ 2 มิถุนายน 2564 นายเอนก วงศ์เจริญ ผู้ช่วยผู้จัดการฝ่าย Solotion Consultant ของแคนนอน กล่าวในงานสัมมนา “Digital Transformation Journey with Canon” ว่า ดิจิทัลทรานส์ฟอร์เมชั่นไม่ใช่เรื่องใหม่ เป็นสิ่งที่เกิดขึ้นตั้งแต่ 10 ปีก่อน เพียงแต่ปัจจัยที่ทำให้องค์กรในปัจจุบันเข้าใกล้กับการทรานส์ฟอร์มมากขึ้น ไม่ใช่ผู้บริหาร แต่เป็นโควิด-19 ที่ทำให้องค์กรต้องปรับตัวให้สามารถทำงานได้จากทุกที่

สำหรับประเทศที่มีความพร้อมในการทำดิจิทัลทรานส์ฟอร์เมชั่นมากที่สุดในเอเชีย-แปซิฟิก ได้แก่ สิงคโปร์ 20.3% เกาหลีใต้ 18.2% ออสเตรเลีย 17.9% ขณะที่ไทยยังตามหลังอยู่ที่ 13.2% โดยปัจจัยสำคัญในการเปลี่ยนองค์กรสู่ดิจิทัลคือ พนักงานต้องสามารถทำงานและเข้าถึงข้อมูลจากที่ไหนก็ได้บนพื้นฐานความปลอดภัย

ทุกองค์กรสามารถทรานส์ฟอร์มได้ โดยเริ่มจากนโยบาย Paper Less ในบางแผนก เช่น แผนก Sales & Marketing ที่มีเอกสารใบเสนอราคา และคำสั่งซื้อเป็นมาก แผนกบัญชีและการเงิน ที่มีแบบฟอร์มใบแจ้งหนี้และวางบิล (Invoice) ที่ต้องจัดเก็บตามกฎหมาย 4 ปี 7 ปี 10 ปี แผนกทรัพยากรบุคคลที่มีเอกสารใบสมัครงาน ขอสินเชื่อ ค้ำประกันของพนักงานจำนวนมาก

แคนนอนจึงออกโซลูชั่นแบบ End-to-End ช่วยเปลี่ยนเอกสารที่เป็นกระดาษให้อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ที่เรียกว่า “PlanetPress Connect” สำหรับแปลงฟอร์มเอกสารจำพวก Invoice ผ่านระบบ SAP ให้อยู่ในระบบดิจิทัล สามารถแยกประเภทของเอกสารได้เพื่อความสะดวกในการค้นหา และโซลูชั่น “ThereFore” ระบบตรวจสอบและอนุมัติเอกสารอัตโนมัติสำหรับผู้บริหาร ลดปัญหาการปริ้นเอกสารที่ไม่จำเป็น ซึ่งกระบวนการทั้งหมดจะเกิดขึ้นได้ ต้องผ่านระบบยินยอม (Consent) ให้ใช้ข้อมูลตาม พ.ร.บ.ข้อมูลคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 จึงทำให้การจัดเก็บข้อมูลของคู่ค้าและพนักงานมีความปลอดภัยมากขึ้น

“ที่ผ่านมาการทรานส์ฟอร์มเอกสารมาอยู่บนดิจิทัลต้องใช้เวลานาน และเสียค่าใช้จ่ายต่อครั้งไม่ต่ำกว่า 6 ล้านบาท อีกทั้งระบบยังไม่สามารถประยุกต์ใช้กับหน่วยงานในสังกัดได้ ผู้บริหารจึงมองว่าเป็นการลงทุนที่ซ้ำซ้อน แต่โซลูชั่นของแคนนอนจะเข้ามาช่วยให้องค์กรสามารถเปลี่ยนรูปแบบการจัดเก็บเอกสารได้ภายใน 2-3  สัปดาห์ ทำให้เกิด Work Flow ในการทำงาน สามารถนำระบบไปประยุกต์ใช้กับแผนกต่าง ๆ ได้ทั้งองค์กร เหมาะสำหรับกลุ่มธุรกิจค้าปลีกและโลจิสติกส์”