Feedback ที่ลูกทีมต้องฟัง ?
คอลัมน์ เอชอาร์ คอร์เนอร์
ศศยามนต์ ภักดิพงศ์พิชญะ Senior Consultant แพคริม กรุ๊ป
เรื่องของการให้ feedback ทีมงานเป็นหนึ่งในความกังวลของผู้บริหารเกือบทุกระดับขององค์กร ที่ดิฉันมักจะถูกถามอยู่บ่อย ๆ เรื่องนี้แม้จะฟังดูเผิน ๆ เหมือนง่าย แต่ในทางปฏิบัติจริงนั้นไม่ง่ายเลย ทุกคนทราบดีว่าการให้ feedback เป็นเรื่องสำคัญ แต่ปัญหาหนึ่งที่มักจะเจออยู่บ่อย ๆ คือ เราตั้งใจที่จะให้ feedback แต่ลูกทีมไม่ยอมรับ ปฏิเสธ หรือแม้กระทั่งหาทางบ่ายเบี่ยงที่จะคุย
เชื่อว่าผู้บริหารแต่ละท่าน อาจเคยเจอสถานการณ์แบบนี้กันมาบ้างไม่มากไม่น้อย วันนี้จึงอยากจะชวนมาใช้เวลา สะท้อนมุมมองสักนิดว่าเพราะเหตุใดปัญหาเหล่านี้จึงมักเกิดบ่อย ๆ แล้วเราควรจะแก้ไขอย่างไร ?
สิ่งแรกอาจจะต้องย้อนไปก่อนว่า สาเหตุเกิดจากอะไร ?
อาจเกิดจากความสัมพันธ์ หรือ “ความไว้วางใจ” ที่ยังไม่มากพอ หรือจริง ๆ ลูกทีมของเราเขาได้ไปแก้ไขปรับปรุงตัวแล้ว แต่เป็นตัวเราเองที่ยังมองไม่เห็น ในวันที่ให้ feedback เราได้อธิบายความคาดหวังได้ไม่ชัดเจนหรือไม่ ?
เพราะที่จริงแล้วปัญหาอาจจะมาจากเหตุที่ยังไม่เข้าใจกันอย่างถ่องแท้ก็เป็นได้
ดังนั้น การที่เรายังไม่เห็นลูกทีมของเรารับ feedback หรือยังไม่มีการเปลี่ยนแปลงนั้น ไม่ได้หมายความว่าเขาต่อต้านหรือมีทัศนคติที่ไม่ดีเสมอไปลองปรับกรอบความคิดของเราแล้วเปิดใจกว้าง ๆ ดิฉันขอแนะนำเทคนิคต่อไปนี้ให้ผู้อ่าน “ประชาชาติธุรกิจ” ไปทดลองดู
1.มองตามความเป็นจริง (be realistic) ถ้าเจตนาของเรา คือ อยากให้เขามีโอกาสได้พัฒนาตัวเอง ควรให้เวลาเขามากเพียงพอ และเหมาะสมตามความเป็นจริง ให้ลองนึกถึงตัวเราว่าเวลาที่เราต้องการจะแก้นิสัยบางอย่าง เราเองยังต้องใช้เวลา
มีงานวิจัยที่ศึกษาคนในการใช้เวลาปรับปรุง หรือเปลี่ยนแปลงนิสัย พบว่า คนทั่วไปยังต้องใช้เวลาโดยเฉลี่ยมากถึง 3-6 เดือน ดังนั้น ถ้าวันนี้เราเพิ่งให้ feedback ลูกทีมแล้วคาดหวังว่าในสัปดาห์หน้าเขาจะต้องเปลี่ยนแปลง เราอาจจะไม่อยู่บนโลกของความเป็นจริง
2.ประเมินตนเอง ให้ลองประเมินดูว่าตอนที่เราให้ feedback ลูกทีม เราสื่อสารความคาดหวังได้ชัดเจนแค่ไหน และลูกทีมเข้าใจในสิ่งที่เราบอกหรือไม่ สิ่งที่มักจะเกิดขึ้นบ่อย ๆ ในวัฒนธรรมองค์กรของคนไทยคือบางครั้งลูกทีมไม่เข้าใจ แต่ก็ไม่กล้าถาม ดังนั้น จงจำไว้ว่าการที่เขาเงียบนั้นไม่ได้หมายความว่าเขาเข้าใจ และเราต้องหมั่นเพียรถามเพื่อตรวจสอบความเข้าใจของทั้งสองฝ่าย
3.แบ่งเป้าหมายเป็นข้อย่อย ๆ การแบ่งเป้าหมาย หรือสิ่งที่เราอยากให้เขาปรับปรุงออกเป็นข้อย่อย ๆ ลูกทีมจะมีโอกาสทำให้เป้าหมายนั้นสำเร็จได้สูงขึ้น เมื่อเขาไม่รู้สึกว่ามันยากหรือไกลตัวจนเกินไป และสามารถมองเห็นก้าวเล็ก ๆ เพื่อเดินไปสู่ความสำเร็จได้
4.ฝึกสังเกตหรือเก็บ feedback จากคนรอบข้าง การเก็บ feedback ไม่จำเป็นต้องเจาะจงตัวบุคคล และสามารถใช้คำถามทั่ว ๆ ไปกับคนที่ได้ทำงานด้วย เช่น การเตรียมงานโปรเจ็กต์นี้เป็นอย่างไร การประสานงานเป็นอย่างไร และมีอุปสรรคอะไรบ้าง ฯลฯ
5.ชวนลูกทีมพูดคุย ให้ชวนลูกทีมพูดคุยถึงเรื่องการให้ และรับ feedback ระหว่างเรากับเขา โดยอาจเริ่มต้นด้วยการพูดถึงความสำคัญของการ feedback ความรู้สึก และมุมมองที่เราและเขามีต่อการ feedback สิ่งสำคัญคืออย่าเพิ่งไปต่อว่าเขาไม่รับ feedback แต่ให้ฟังมุมมองของกันและกันก่อน ลองวางเรื่องงานลงก่อนแล้วมาคุยถึงวิธีการ feedback จะช่วยได้มาก
6.ขอคำแนะนำ ถ้าทำมาทุกวิธีแล้วยังไม่ดีขึ้น อาจจะต้องลองขอคำแนะนำจาก HR หรือเพื่อนร่วมงานที่มีประสบการณ์คล้าย ๆ กันแบบนี้ดู เพราะอาจมีบางอย่างที่อยู่ในวัฒนธรรมองค์กร ที่เราเองยังไม่ตระหนักก็ได้
ดิฉันหวังว่าเทคนิคเหล่านี้คงจะช่วยผู้บริหารในการแก้ปัญหา และปรับความเข้าใจกับลูกทีมของเราได้ดีขึ้นนะคะ
ผู้ใดสนใจสามารถฟังในรูปแบบของพอดแคสต์ได้ที่ Tips to Top Podcast by PacRim https://bit.ly/33BayNh