คิดกลับด้าน โดย อภิวุฒิ พิมลแสงสุริยา

คอลัมน์ ถามมาตอบไปสไตล์คอนซัลต์

โดย อภิวุฒิ พิมลแสงสุริยา สลิงชอท กรุ๊ป

ทุกวันนี้โลกเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว การแข่งขันรุนแรงมากขึ้น สังคมปัจจุบันไม่ใช่ปลาใหญ่กินปลาเล็กอีกต่อไป แต่กลายเป็นปลาเร็วกินปลาทุกชนิด การอยู่รอด และประสบความสำเร็จ จำเป็นต้องคิดต่าง ผมชอบไอเดีย “ตีลังกาคิด” ของธนาคารไทยพาณิชย์ ฟังแล้วเห็นภาพชัดเจนว่าต่อไปนี้จะคิดแบบเดิมไม่ได้แล้ว ต้องมองกลับหัว คิดกลับด้าน

ในขณะที่ทุกคนกำลังมุ่งหน้าไปทางซ้าย อาจถึงเวลาแล้วที่เราต้องไปทางขวา กลยุทธ์ทำตามคนอื่น อาจใช้ไม่ได้อีกแล้วในยุคนี้

วันนี้จึงอยากนำเสนอวิธีการคิดกลับด้านที่สวนทางวิธีการแบบเดิม ๆ ที่เคยทำกันมา

Not to do list : หากเคยศึกษาเรื่องวิธีการบริหารเวลาให้มีประสิทธิภาพ หนึ่งในเครื่องมือที่สอนกันมายาวนานคือการจัดตารางงาน และกำหนดสิ่งที่ต้องทำในแต่ละวัน เรียกว่า To Do List ยิ่งจดทุกวัน ลิสต์ยิ่งยาวขึ้นเรื่อย ๆ เวลามีจำกัด แต่กิจกรรมที่ต้องทำมีมากกว่า ดูแล้วท้อแท้ใจ

วันนี้มาชวนให้ทุก ๆ เช้าก่อนเริ่มต้นทำงาน ลองจดสิ่งที่ตั้งใจว่าจะไม่ทำในวันนั้น ๆ (Not to do list) ดูบ้าง เช่น วันนี้จะไม่อ่านไลน์ หรือช่วงเช้าจะไม่รับโทรศัพท์ เป็นต้น การทำแบบนี้จะช่วยให้มีเวลาไปโฟกัสกับงานที่สำคัญ และจำเป็นต้องทำมากขึ้น

Failure of the month : หลาย ๆ องค์กรจัดให้มีโครงการพนักงานดีเด่นประจำเดือน (Employee of the month) เพื่อชื่นชมความตั้งใจ หรือความสำเร็จของพนักงาน พร้อมมอบรางวัลเล็ก ๆ น้อย ๆ เป็นขวัญ และกำลังใจให้กับคนทำงาน

จากนี้ไปลองจัดให้มีรางวัลความล้มเหลวดีเด่นประจำเดือน (Failure of the month) ดูบ้าง เพื่อเป็นการกระตุ้นให้พนักงานกล้าที่จะทำผิด และเรียนรู้จากความผิดพลาดนั้น เพราะความคิดสร้างสรรค์ใหม่ ๆ มักเริ่มต้นจากความล้มเหลว และผิดพลาดทั้งสิ้น องค์กรใดที่ไม่ยอมให้พนักงานทำผิดเลย องค์กรนั้นจะคร่ำครึล้าสมัย และตายไปในที่สุด

ความผิดพลาดมี 2 ประเภท ประเภทแรกเป็นความผิดพลาดแบบซ้ำซาก (Repetative failure) ผิดแล้วผิดเล่า ไม่มีการเรียนรู้ หรือพัฒนาปรับปรุง ความผิดเช่นนี้ไม่ควรได้รับรางวัล ในทางกลับกันควรถูกลงโทษด้วยซ้ำ อีกประเภทหนึ่งคือความผิดพลาดอันเกิดมาจากความคิดสร้างสรรค์ หรือการทดลองทำสิ่งใหม่ ๆ ที่ไม่เคยทำมาก่อน (Innovative failure) ความผิดพลาดเช่นนี้ควรค่าแก่การชื่นชม เพราะคนที่ไม่กล้าทำผิด จะไม่ได้เรียนรู้อะไรใหม่ ๆ เลย

Reverse mentoring : เมื่อพูดถึงระบบพี่เลี้ยง (mentoring) คนส่วนใหญ่มักนึกถึงการที่ผู้มีอาวุโสมากกว่าช่วยดูแล แนะนำผู้ที่มีวัยวุฒิน้อยกว่า แต่เมื่อโลกเปลี่ยนไป สิ่งที่เคยทำมาในอดีต วิธีการเดิม ๆ ที่เคยใช้ ประสบการณ์ต่าง ๆ ที่เคยมี อาจล้าสมัยใช้ไม่ได้อีกต่อไป การเรียนรู้จากเด็กรุ่นใหม่ จะช่วยให้พี่ ๆ รุ่นใหญ่มีความทันสมัยมากขึ้น

ลองเปลี่ยนแปลงระบบพี่เลี้ยงแบบเดิม ๆ มาเป็นพี่เลี้ยงกลับด้าน (reverse mentoring) โดยให้น้อง ๆ พนักงานใหม่ทุกคน เป็นพี่เลี้ยง ช่วยสอนช่วยแนะนำเรื่องราวต่าง ๆ ที่พี่ ๆ รุ่นเก๋าอาจไม่คุ้นชิน เช่น ความก้าวหน้าของเทคโนโลยี ภาษาหรือศัพท์แสงที่คนรุ่นใหม่ใช้กัน ร้านอาหาร สถานที่เที่ยว แอปใหม่ ๆ หรือเว็บไซต์ดัง ๆ ที่คนสนใจกันเยอะ ๆ เป็นต้น

นอกจากพี่ ๆ จะได้เรียนรู้ และมีโอกาสเห็นศักยภาพของน้อง ๆ แล้ว ยังเป็นการลดอีโก้ของผู้ใหญ่ในองค์กรลงได้ด้วย เรียกว่ายิงปืนนัดเดียว ได้นกหลายตัวเลยเชียว

RAMMP meeting : เห็นด้วยไหมครับว่าเวลาส่วนใหญ่ในที่ทำงาน หมดไปกับการประชุม และบ่อยครั้งเมื่อประชุมเสร็จ จะมีงานงอกออกมาให้ทำเพิ่มอยู่เป็นประจำ จากนี้ไปลองจัดประชุม RAMMP สักไตรมาสละครั้ง เพื่อมาสุมหัวกันว่าเราจะลดละเลิกอะไรดีในเรื่องต่อไปนี้

รายงาน (report)-ทุกองค์กรมีรายงานเป็นจำนวนมากที่ต้องทำ และส่งต่อ โดยไม่รู้ว่าผู้รับได้ใช้ประโยชน์อย่างจริงจังหรือเปล่า ลองมองหาโอกาสที่จะยกเลิกการทำรายงานสักฉบับในทุก ๆ ไตรมาส ชีวิตน่าจะดีขึ้นเยอะเลย

การอนุมัติ (approval)-เอกสารหลายอย่างต้องผ่านการอนุมัติตามลำดับชั้น เอกสารบางอย่าง ส่งมาก็เซ็นไป เพราะเป็นเรื่องรูทีน (routine) ไม่ได้มีสาระสำคัญอะไร เช่น กระดาษทิสชูในห้องน้ำหมด ต้องตั้งเรื่องขอเบิกของ เป็นต้น หาทางยกเลิกการอนุมัติที่ไม่จำเป็นไปซะบ้าง

การประชุม (meeting)-บ่อยครั้งที่เนื้อหาในการประชุมไม่เกี่ยวข้องกับคนส่วนใหญ่ในห้อง เป็นเรื่องของคนสองสามคนที่ควรไปคุยกันเอง แต่กลับนำมาถกกันในวงใหญ่ทำให้เสียเวลา ถ้าในทุก ๆ ไตรมาสจะมีการประชุมอย่างน้อยหนึ่งอย่างที่ถูกยกเลิกไป คุณว่าดีไหม ?

การติดตามประเมินผล (measurement) -ตัวชี้วัดความสำเร็จ (KPI) เป็นสิ่งจำเป็นในการทำงาน แต่บางกรณีจำนวนเวลาที่เสียไปกับการเก็บข้อมูลเพื่อจะวัดผล กลับไม่สมดุลกับประโยชน์ที่ได้รับ จำนวนตัวชี้วัดที่มากเกินไป จะกลายเป็นอุปสรรคต่อความสำเร็จ หาทางลด หรือเลิกไปบ้าง จะได้เอาเวลามาทำงานให้เกิดผลสัมฤทธิ์มากขึ้น

โครงการ (project)-ทุกองค์กรมีโครงการย่อย ๆ ที่ต้องทำจำนวนนับร้อยนับพันโครงการ ยิ่งองค์กรใหญ่ยิ่งมีเยอะ บางโครงการเริ่มต้นไว้ แต่ทำไม่เสร็จ เพราะมีโครงการใหม่ ๆ แทรกเข้ามาตลอดเวลา หลาย ๆ การประชุมจบลงด้วยการมีโครงการใหม่มาทำเพิ่ม ลองจัดการประชุมสักครั้งเพื่อคุยกันว่าเราจะยกเลิกโครงการอะไรดี ชีวิตจะมีความสุขมากยิ่งขึ้น

ลองประยุกต์ใช้ดูนะครับ

เพราะบางที “การคิดกลับด้าน” อาจทำให้เรามีอะไรใหม่ ๆ ในชีวิตที่น่าสนใจมากขึ้น