องค์กรที่มีความยืดหยุ่น-

คอลัมน์ เอชอาร์คอร์เนอร์

โดย พิชญ์พจี สายเชื้อ

ในช่วงนี้หัวข้อสนทนาที่ hot มาก ๆ คือเรื่องการปรับเปลี่ยนองค์กรให้พร้อมรับการเปลี่ยนแปลงในเรื่อง สภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนไป ความต้องการของ stakeholder ต่าง ๆ ที่เปลี่ยนไปอย่างรวดเร็ว ทั้งลูกค้า (อยากได้ของดีมีคุณภาพ ในเวลาที่รวดเร็วและราคาที่แข่งขันได้) คู่ค้า (เริ่มมีคู่ค้ามากขึ้นเนื่องจากโมเดลการทำธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไป มีการทำ alliacne หรือ parnership มากขึ้น) ภาคราชการ (กฎระเบียบที่เคร่งครัดขึ้นทั้งเรื่องความโปร่งใส หรือการกำกับดูแล เป็นต้น)

ที่สำคัญที่สุดคือ พนักงาน (พนักงานมีความต้องการที่เปลี่ยนไปตามเจเนอเรชั่น พนักงานรุ่นใหม่ ๆ ไม่อยากทำงานประจำ อยากทำงานที่ไปมาสะดวก อยากทำงานแล้วเห็นผลงานเร็ว ๆ และมีความอดทนน้อยลง เนื่องจากสามารถเรียนรู้ได้ด้วยตัวเองจากโลกแห่งความรู้ทางอินเทอร์เน็ต รวมทั้งมีการสื่อสารที่รวดเร็วทาง
โซเชียลมีเดีย เป็นต้น) รวมทั้งการปรับเปลี่ยนไปอย่างมากของเทคโนโลยีปัจจุบัน การนำ AI เข้ามาใช้ แนวโน้มการนำหุ่นยนต์เข้ามาใช้ และความต้องการใช้ข้อมูลเพื่อการวิเคราะห์และตัดสินใจ

ทั้งหมดนี้จึงเป็นแรงผลักดันให้องค์กรเริ่มตระหนักถึงความจำเป็นที่จะต้องปรับตัวอย่างรวดเร็ว และต้องคิด “ต่าง” จากเดิม จึงเป็นที่มาของการปรับเปลี่ยนองค์กรในรูปแบบ Agile Organizaiton ซึ่งที่น่าสนใจคือผลจากการวิจัยของ Mckinsey มีสถิติดังนี้

– 75% ขององค์กรที่เข้าร่วมการสำรวจบอกว่า Agile Organizaiton เป็นหนึ่งในสามกลยุทธ์หลักขององค์กร

– 60% ขององค์กรต่าง ๆ ได้ดำเนินการเรื่อง Agile Organization แล้ว (ส่วนมากอยู่ในธุรกิจการเงิน การสื่อสาร และ high technology)

– 68% ขององค์กรบอกว่าพนักงานต้องปรับเปลี่ยนตัวเองให้มี agility

– 44% ขององค์กรบอกว่าพนักงานกำลังดำเนินการปรับเปลี่ยนตัวเองให้มี agility แล้ว

ดังนั้น เห็นได้ชัดว่าการปรับเปลี่ยนไปสู่การเป็น Agile Organization เป็นเรื่องที่อินเทรนด์มาก แล้ว Agile Organization คืออะไรกัน ?

“Agile Organizaiton” หมายถึงการที่องค์กรมีความยืดหยุ่น และมีความสามารถในการปรับเปลี่ยนตัวเองอย่างรวดเร็วตลอดเวลา เพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่เปลี่ยนแปลงไป (จากความเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ) โดยต้องลดขั้นตอนในการทำงาน การอนุมัติ และ em-power พนักงานให้มากขึ้น

ดังจะเห็นว่า key word ของการเป็น Aigle Organization อยู่ที่ความยืดหยุ่น ความรวดเร็วในการปรับตัวตลอดเวลา การลดขั้นตอน และ empower พนักงาน ลองดูโมเดลของการปรับเปลี่ยนสู่ Agile Organization ของ Mckinsey

จากภาพจะเห็นว่า โครงสร้างองค์กรด้านซ้ายคือแบบเก่า หรือแบบดั้งเดิม ซึ่งเป็นการทำงานแบบเครื่องจักร โดยเน้นการทำงานแบบการสั่งงานจากผู้บริหารระดับสูง (top down hierarchy) ผ่านการทำงานที่มีหลายขั้นตอนการอนุมัติตามลำดับขั้น (bureaucracy) และมีรายละเอียดระเบียบปฏิบัติในการทำงานมาก

จึงทำให้เกิดการทำงานแบบ silo คือต่างคนต่างทำ ตัวใครตัวมัน ไม่มีการประสานงานที่มีประสิทธิภาพ ส่วนด้านขวาคือองค์กรในรูปแบบใหม่ที่มีลักษณะ Agile Organization ซึ่งเน้นการทำงานแบบการประสานงาน โดยเน้นการทำงานเป็นทีม มีเป้าหมาย และความรับผิดชอบของทีมชัดเจน (team built around end-to-end accountability) พนักงานพร้อมเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา และมีความยืดหยุ่นสูง (quick changes, flexible resources) มีการประสานงานระหว่างทีมที่มีประสิทธิภาพ ลดขั้นตอนระเบียบต่าง ๆ ออกไป

พนักงานเน้นการกระทำมากกว่าการรายงาน และอนุมัติ (box and line less important, focus on action) พนักงานจะมีอำนาจตัดสินใจเอง โดยผู้บริหารเป็นผู้ให้แนวทางกว้าง ๆ และสนับสนุนการตัดสินใจของพนักงาน (leadership show directions and enable actions)

เคล็ดลับในการปรับเปลี่ยนสู่การเป็น Agile Organization คือ การที่ต้องมีเทคโนโลยีที่เหมาะสม และทันสมัย มีพนักงานที่มีศักยภาพ มีความยืดหยุ่นสูง ไม่ยึดกฎระเบียบมากเกินไป พนักงานจะใช้เวลาในการทำงานธุรการให้น้อยที่สุด (เพราะมีเทคโนโลยีมาช่วย) และพนักงานต้องใช้ข้อมูล (จากเทคโนโลยี) ในการตัดสินใจ (เพราะพนักงานต้องตัดสินใจเอง หัวหน้าหรือนายจะไม่ตัดสินใจให้แล้ว พนักงานจึงต้องการข้อมูลที่ถูกต้องทันเวลาประกอบการตัดสินใจ) สายการบังคับบัญชาต้องสั้น พูดง่าย ๆ คือ เป็น flat organization นั่นเอง

การประสานงานระหว่างทีมก็สำคัญมาก ต้องมีการประสานงานที่เป็นเลิศ ไม่ตัวใครตัวมัน (collaboration) เพื่อให้เกิดการทำงานเป็นทีม มีประสิทธิภาพสูงสุด ไม่เป็น silo กฎระเบียบขั้นตอนต่าง ๆ ในองค์กรควรมีให้น้อยที่สุด ใช้ดุลพินิจ และการตัดสินใจของพนักงานภายใต้ข้อมูลที่เหมาะสมให้มากที่สุด

ส่วนผู้นำ หรือผู้บริหารในองค์กรลักษณะนี้คงไม่ใช่หัวหน้าที่เอาแต่สั่ง หรือตัดสินใจเอง แต่จะเป็นหัวหน้าที่ประสานประโยชน์สูงสุดสำหรับองค์กร และต้องมีวิสัยทัศน์กว้างไกล ไม่มานั่งทำงานวันต่อวันแล้วนะคะ

ซึ่งจุดนี้คงต้องย้ำว่า การปรับเปลี่ยนในลักษณะนี้ สำคัญที่สุดคือ การปรับวัฒนธรรมองค์กร การเปลี่ยนทัศนคติของผู้บริหาร และการพัฒนาพนักงานให้มีศักยภาพ ภายใต้การใช้เทคโนโลยี และข้อมูลที่เหมาะสมและทันเวลา โดยเน้นความพอใจสูงสุดต่อ stakeholder ขององค์กร นะคะ

ถ้าทำได้ตามนี้ คำว่า Agile Organization คงสำเร็จได้ในที่สุด

รับข่าวสาร ผ่านแฟนเพจเฟซบุ๊ก ประชาชาติธุรกิจออนไลน์ อย่าลืมกดติดตาม
และกดปุ่ม See first (เห็นโพสต์ก่อน)
www.facebook.com/PrachachatOnline
ทวิตเตอร์ @prachachat

ติดตามอ่านข่าวสารจากประชาชาติออนไลน์ ทันสมัย-ทันใจ
ดาวน์โหลดผ่านแอปพลิเคชั่น >> Prachachat << ได้แล้ววันนี้
ทั้งระบบ ios และ android

อ่านประชาชาติธุรกิจ ทั้งฉบับผ่าน e-Newspaper
ได้ที่แอปพลิเคชั่น Ookbee เลือก “ประชาชาติ”