แก้ปัญหา “ไซโล” ยังไงดี ?
คอลัมน์ : เอชอาร์คอร์เนอร์ ผู้เขียน : พิชญ์พจี สายเชื้อ
ปัญหาการทำงานแบบไซโล หรือการที่ต่างคนต่างทำงาน ไม่มีทีมเวิร์ก หรือขาด collaboration เป็นปัญหาติดอันดับท็อปฮิตมาตลอด ไม่ว่าที่ไหนในโลก อย่างในอเมริกาผลการวิจัยพบว่าพนักงานมากกว่าครึ่ง (50%) บอกว่างานของเขาขึ้นกับการ collaboration ที่ดี, 3 ใน 4 ของพนักงานบอกว่าการทำงานเป็นทีมสำคัญมาก ๆ, 86% ของผู้บริหารในองค์กรบอกว่าการทำงานแบบ silo ทำให้องค์กรล้มเหลว
ไม่นับผลวิจัยอีกบางส่วนที่บอกว่า 17% ของพนักงาน รู้สึกทำงานแล้วมีความสุข ถ้ามีการทำงานร่วมกันดี
ที่สำคัญ ถ้าเราทำให้มีการสื่อสาร และประสานงานที่ดีจะทำให้ลด turnover ได้ถึง 50% และที่สำคัญอีกอย่างคือตลอดเวลาผ่านมา 20 ปี องค์กรกว่า 50% ให้ความสำคัญกับการสร้าง collaboration
ในประเทศไทยก็ไม่ต่างจากองค์กรไหน ๆ เพราะทุกคนต่างบ่นว่ามีปัญหาการทำงานเป็น silo ไม่พูดไม่สื่อสารกัน ไม่ให้ข้อมูลกัน เพราะไม่รู้เอาไปทำอะไร จำเป็นมั้ย เสียเวลาเตรียม ต่าง ๆ นานา ดิฉันมองว่าสิ่งสำคัญที่สุดคือการสร้าง “trust” ระหว่างทีมให้เกิดขึ้น ซึ่ง trust เกิดจากอะไร ?
เกิดจากการที่ทีมสื่อสารทำความเข้าใจว่า “ทำไม” ต้องทำนี่โน่นนั่น และเกิดจากการสร้างความเข้าใจระหว่างทีม ความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างทีม ใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสมในการสร้างทีม collaboration ก็ช่วยได้
นอกจากนี้ ยังมีเคล็ดลับในการสร้างทีม collaboration มาฝากจาก Forbes Magazine ดังนี้
1) สร้างวัฒนธรรมองค์กรที่เปิดรับการให้ feedback การสร้าง collaboration ขึ้นกับการที่คนในองค์กรมีความรู้สึก “สบายใจ” ที่จะพูด หรือให้ความเห็นต่าง ๆ องค์กรควรสนับสนุนให้พนักงานได้มีส่วนร่วมในการทำกิจกรรมต่าง ๆ ขององค์กร รวมทั้งเต็มใจที่จะทำงานนอกเหนือที่ได้รับมอบหมาย ซึ่งจะช่วยให้พนักงานมีความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งในองค์กร ผู้นำในองค์กรต้องทำให้พนักงานรู้สึกว่าความเห็นของพวกเขาได้รับการรับฟังและนำไปใช้ได้ด้วย
2) ผู้นำต้องเปลี่ยน mind-set จาก “บริหาร” ไปเป็น “ดูแล” หมายความว่าผู้นำไม่ใช่บริหารให้คนเก่ง (เท่านั้น) ในองค์กรทำงานได้ตามเป้าหมาย และให้รางวัลตอบแทน แต่ต้องดูแลพนักงาน “ทุกคนในองค์กร” ให้มีความรู้สึกว่าเขาได้รับการดูแลเพื่อเติบโต ต้องมีความเชื่อว่าทุกคนมีศักยภาพที่จะทำได้ (ไม่ใช่เฉพาะคนเก่งที่ทำได้)
3) องค์กรต้องลงทุนในเรื่องเทคโนโลยี และ knowledge management เพราะปัญหาใหญ่ของการไม่มี collaboration คือคนไม่แชร์ข้อมูลกัน ทุกคนเก็บข้อมูลไว้กับตัว และไม่ค่อยยอมเสียเวลาแชร์กับคนอื่น นอกจากนี้ การที่เราต้อง work from home หรือเป็น hybrid working ทำให้พนักงานไม่ได้มีโอกาสชิดแชต พูดคุยกัน อย่างไม่เป็นทางการ ทำให้ความสัมพันธ์ส่วนนี้หายไป ดังนั้น องค์กรต้อง make sure ว่าได้มีการจัดการเรื่องเทคโนฯ และการจัดการความรู้ร่วมกันอย่างเหมาะสมด้วย
4) หาเวลาให้พนักงานมาร่วมสนุกกันบ้าง การทำงานแบบ hybrid ถือเป็นความท้าทายในการที่จะให้พนักงานมาสร้างความสัมพันธ์กันใกล้ชิดในออฟฟิศอย่างที่เคยเป็นมา ดังนั้น องค์กรต้องตระหนักถึงความสำคัญเรื่องนี้ และพยายามสร้างสรรค์เกม การแข่งขัน หรือหาอะไรสนุก ๆ ให้พนักงานที่ทำงานที่บ้านได้ทำร่วมกันด้วย
5) องค์กรต้องให้ความสำคัญกับการช่วยเหลือสังคมด้วย ในสถานการณ์โลกปัจจุบัน ผู้บริหารองค์กรต้องแสดงให้พนักงานเห็นว่าองค์กรให้ความสำคัญกับการช่วยเหลือสังคมด้วย ไม่ใช่มุ่งเน้นที่ตัวเลขกำไรอย่างเดียว เพราะพนักงานยุคใหม่ไม่ได้มองหาแต่องค์กรที่ทำกำไร แต่เขาต้องการอยู่ในองค์กรที่ contribute กลับคืนให้กับสังคมด้วย
สุดท้ายขอฝากว่าถ้าเราสามารถลด silo ในการทำงานลงได้จะเกิดประโยชน์สูงสุดกับองค์กร และพนักงาน องค์กรจะได้เจริญเติบโตไปในทิศทางที่ต้องการ พนักงานจะทำงานมีความสุขเพราะมีความสัมพันธ์ในการทำงานร่วมกันที่ดี มนุษย์คือสัตว์สังคม มนุษย์ (ส่วนมาก) ไม่สามารถทำงานคนเดียวได้
ขอให้โชคดีในการทลายไซโลนะคะ